Top 10 van missers in de inlichtingenronde


Na publicatie van een Europese aanbesteding zijn aanbestedende dienst en inschrijvers tot elkaar veroordeeld in de inlichtingenronde. In twee artikelen besteedt Inkoopvandaag aandacht aan de inlichtingenronde. Vandaag deel 2: Top 10 van missers in de inlichtingenronde.

Na publicatie van een Europese aanbesteding zijn aanbestedende dienst en inschrijvers tot elkaar veroordeeld in de inlichtingenronde. In twee artikelen besteedt Inkoopvandaag aandacht aan de inlichtingenronde. Vandaag deel 2: Top 10 van missers in de inlichtingenronde.

  1. Lastenverlichting
    In de aanbestedingsstukken is sprake van een referentieformulier, dat door de betreffende referent dient te worden ondertekend. Inschrijvers vragen in de inlichtingenronde of zij ook zelf het formulier mogen ondertekenen, en een door de referent ondertekend formulier (dat zij reeds in hun bezit hebben) mogen toevoegen. De aanbestedende dienst weigert. In het kader van lastenverlichting zou het de aanbestedende dienst passen, hier wel op in te gaan.
  2. Rechtmatig versus doelmatig 1
    In de inlichtingenronde wordt door verschillende marktpartijen dezelfde vraag gesteld, namelijk of bij een selectie-eis waarbij gevraagd wordt naar een specifieke opleiding, kan worden toegevoegd: ‘of vergelijkbaar’. De aanbestedende dienst blijft bij haar standpunt, het gaat in haar ogen om een opleiding en niet om een merk.

    Los van het feit of dit een houdbaar standpunt is, zou de aanbestedende dienst zich kunnen afvragen (gezien het grote aantal vragen met dezelfde strekking), of deze eis niet discriminerend werkt en men een rechtmatigheidsrisico loopt. Maar zelfs als de eis niet discriminerend is: inschrijvers stellen deze vraag niet voor niets. Zij geven zelfs aan te beschikken over meerdere goed bij de wensen van de aanbestedende diensten passende medewerkers, die echter niet aan de opleidings eis voldoen. Door niet op deze vraag in te gaan, ontzegt de aanbestedende dienst zichzelf de toegang tot potentieel goede kandidaten, en beperkt zij de concurrentie.

  3. Referenties toegespitst op de dienstverlening
    De referentie eisen bevatten een zeer globale omschrijving van de gevraagde dienstverlening. Een inschrijver vraagt de aanbestedende dienst, de referentie eisen meer toe te spitsen op de gevraagde dienstverlening, omdat de aanbestedende dienst anders het risico loopt dat inschrijvers geselecteerd worden die niet de gevraagde dienstverlening kunnen leveren. De aanbestedende dienst antwoordt, dat het niet haar bedoeling is om inschrijvers te selecteren die niet de gevraagde dienstverlening kunnen leveren, maar past de eisen niet aan.
  4. Respect voor de inschrijver
    In de concept raamovereenkomst staat een geheimhoudingsclausule; deze is eenzijdig. Een inschrijver vraagt, of deze tweezijdig gemaakt kan worden. De aanbestedende dienst weigert zonder verder motivatie. Dit getuigt van weinig respect voor de inschrijver.
  5. Verduidelijking
    Een inschrijver vraagt om verduidelijking van een bepaalde eis in de aanbestedingsstukken. De inschrijver stelt de vraag niet voor niets; hij heeft blijkbaar een toelichting op de eis nodig om een goede inschrijving te kunnen doen. De aanbestedende dienst antwoordt met het verwijzen naar de aanbestedingsdocumenten, of het herhalen van wat al in de documenten staat. Noch de inschrijver, noch de aanbestedende dienst is hiermee geholpen.
  6. Onervaren inschrijvers
    Indien er veel vragen door kennelijk onervaren inschrijvers worden gesteld, gebeurt het dat de toon van de antwoorden van de aanbestedende dienst enigszins geïrriteerd is. In plaats hiervan kan de aanbestedende dienst beter even stilstaan bij het mogelijke effect van de onervarenheid van deze inschrijvers: krijg je op deze manier wel voldoende kwalitatief goede inschrijvingen? In plaats van in de antwoorden bijna letterlijk te herhalen wat al in de aanbestedingsdocumenten staat, kan het helpen om de onervaren inschrijvers te verwijzen naar op internet beschikbare informatie over Europees aanbesteden, waar de inschrijvers een toelichting kunnen vinden op bijvoorbeeld bepaalde procedurele zaken. Daarnaast kan het zinvol zijn om alsnog een prebid meeting in te lassen, om aan inschrijvers bepaalde zaken nader te kunnen toelichten, de gestelde vragen beter te begrijpen en zo tot een beter wederzijds begrip te komen.
  7. Rechtmatig versus doelmatig 2
    In een aanbesteding voor dienstverlening gaat de aanbestedende dienst uit van een vaste adviseur. Deze adviseur dient bij nadere overeenkomsten onder de te sluiten raamovereenkomst te worden ingezet. Meerdere inschrijvers stellen een oprechte vraag ten aanzien van hoe de aanbestedende dienst denkt, dat dit in de praktijk kan werken. De aanbestedende dienst volstaat met een rechtmatig antwoord: volgens de gids proportionaliteit is het niet toegestaan, inschrijvers te vragen om medewerkers beschikbaar te houden, het gaat de aanbestedende dienst om het beschikbaar hebben. Zowel aanbestedende dienst als inschrijvers zijn hiermee niets opgeschoten.
  8. Ongebruikelijke eisen
    Er worden door meerdere inschrijvers vragen gesteld over bepaalde eisen in het Programma van Eisen. Uit de vragen blijkt, dat een aantal door de aanbestedende dienst gestelde eisen niet gebruikelijk zijn in de markt. De aanbestedende dienst houdt vast aan de eisen.

    In een dergelijk geval is het in het belang van de aanbestedende dienst om goed te overwegen of de eis gehandhaafd dient te worden, of dat men de vragen aangrijpt als kans om het Programma van Eisen te verbeteren. Niet gebruikelijke eisen kunnen immers leiden tot beperking van de concurrentie, en/of een prijsopdrijvend effect hebben.

  9. Onvoldoende marktinzicht
    Tijdens de voorbereidingen van een aanbesteding blijkt in een vrij laat stadium, dat de aanbestedende dienst over onvoldoende marktinzicht beschikt om bepaalde eisen en wensen helder te kunnen formuleren. Voor een marktconsultatie is dan echter geen tijd meer. De aanbestedende dienst gaat over tot publicatie. In de inlichtingenronde gaat de aanbestedende dienst niet in op verzoeken van inschrijvers tot heroverweging van de formulering van bepaalde wensen en eisen. Een mogelijke oplossing die ook in het belang van de aanbestedende dienst is, is het inlassen van een prebid meeting om te bereiken dat partijen elkaar goed begrijpen. Indien dit leidt tot substantiële aanpassingen in het bestek, dient de termijn van inschrijving te worden verlengd. Maar hiervoor krijg je wel een grotere kans op voldoende concurrentie, en op passende inschrijvingen terug.
  10. Beoordelingskader
    Op vragen met betrekking tot de objectiviteit en transparantie van het beoordelingskader, volstaat een aanbestedende dienst nogal eens met het herhalen van het eigen standpunt. Het is van belang om bij dergelijke vragen zorgvuldig te overwegen wat de consequentie later in het proces kan zijn. Indien terechte vragen zijn gesteld in de inlichtingenronde, en de aanbestedende dienst gaat daar niet op in, dan kan dat in een eventuele rechtszaak met succes worden gebruikt door een afgeschreven inschrijver. Het is goed om je te realiseren dat je tijdens de inlichtingenronde al bezig bent om eventuele latere conflicten te voorkomen. Laat je echter ook niet verleiden tot het andere uiterste: bij het ‘doorschieten’ in transparantie heeft het al dan niet winnen van de opdracht mogelijk niets meer te maken met de kwaliteit van de goederen of dienstverlening. Aanbestedingen waarbij alle partijen maximaal scoren op kwaliteitscriteria, kunnen hiervan het gevolg zijn. Iets dat helaas nog altijd voorkomt, en zeer onbevredigend werkt voor alle inschrijvers, die zich veel inspanning hebben getroost om in te schrijven.

Met deze top 10 hebben wij beoogd aan te tonen, dat het in het belang van de aanbestedende dienst is om zorgvuldig om te gaan met gestelde vragen. Dit leidt tot goede inschrijvingen en het voorkomen van conflicten. Daarnaast past het een aanbestedende dienst om als een goed opdrachtgever respectvol met gestelde vragen om te gaan.

Lees ook in de serie ‘De inlichtingenronde’:

De inlichtingenronde – een vak apart

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn