Vijf tips voor succesvol aanbesteden van kantoorartikelen


Als manager van de bid- en tenderafdeling van een grote kantoorartikelenleverancier zie ik dagelijks aanbestedingen voor kantoorartikelen voorbij komen. Van complexe Europese aanbestedingen voor overheidsorganisaties tot kleine tenders van commerciële bedrijven. De laatste jaren zijn bestekken over het algemeen professioneler en completer geworden. Toch merk ik dat inkopers de productgroep kantoorartikelen nog altijd lastig vinden. En met onduidelijke tenderdocumentatie is het voor ons moeilijk om het juiste aanbod te doen. Daarom geef ik graag vijf tips voor een succesvolle aanbesteding van kantoorartikelen.

Kantoorartikelen

Als manager van de bid- en tenderafdeling van een grote kantoorartikelenleverancier zie ik dagelijks aanbestedingen voor kantoorartikelen voorbij komen. Van complexe Europese aanbestedingen voor overheidsorganisaties tot kleine tenders van commerciële bedrijven. De laatste jaren zijn bestekken over het algemeen professioneler en completer geworden. Toch merk ik dat inkopers de productgroep kantoorartikelen nog altijd lastig vinden. En met onduidelijke tenderdocumentatie is het voor ons moeilijk om het juiste aanbod te doen. Daarom geef ik graag vijf tips voor een succesvolle aanbesteding van kantoorartikelen.

  1. Investeer in een marktconsultatie
    Er vindt een verschuiving plaats van focus op prijs naar meer aandacht voor kwaliteit en aanvullende diensten. Hoe de leveranciers op de markt hier invulling aan geven is verschillend. Investeer daarom in een marktconsultatie en bespreek met de aanbieders wat voor u belangrijk is. Zij kunnen u inzicht geven in de mogelijkheden van producten, prijsmodellen en logistieke diensten. Zo kunt u uw doelstelling en verwachtingen duidelijker formuleren.
  2. Weet wat u inkoopt
    Ook al zijn kantoorartikelen misschien niet de meest uitdagende producten om in te kopen, het is wel van belang u er voldoende in te verdiepen. Kijk daarbij verder dan de soorten en (eigen) merken die u nu bestelt. Dan bent u namelijk geneigd om naar een bepaald merk te vragen in de aanbesteding. Als u goed nadenkt over welke eigenschappen de producten moeten hebben, zijn leveranciers echt in staat om aan te bieden op kwaliteit. Zorg er daarnaast voor dat u duidelijk aangeeft wat de eisen zijn omtrent levering, rapportage, facturatie en andere diensten.
  3. Creëer een ‘level playing field’
    Om het beste inkoopresultaat te bewerkstelligen, is het van groot belang een ‘level playing field’ te creëren. Zorg dat alle aanbieders over dezelfde uitgebreide informatie beschikken, zodat zij een optimaal concurrerend voorstel kunnen doen. Door reeds in het bestek volledige informatie en gegevens op te nemen, voorkomt u de nodige vragen en discussie achteraf. Om een goed prijsvoorstel te kunnen doen, is het voor leveranciers van kantoorartikelen van groot belang dat zij in ieder geval beschikken over:

    • Correcte afnamevolumes;
    • Gemiddelde orderwaarde;
    • Aandeel kernassortiment (%);
    • Aantal bestellingen;
    • Aantal bestellers;
    • Wijze van levering.
  4. Denk na over de manier van inkopen
    Economisch meest voordelige aanbieding lijkt een voor de hand liggende strategie bij het aanbesteden van kantoorartikelen. Het gaat meestal om veel verschillende soorten producten en dan gaan veel inkopers uit van productlijst x prijs. Het nadeel hiervan is dat u precies moet weten welke producten nodig zijn en hoe deze gebruikt worden in de organisatie. Twijfelt u daaraan? Overweeg dan eens prestatieinkoop, waarbij u juist de leverancier met al zijn kennis van de markt de beste oplossing voor uw organisatie bedenkt. Prestatieinkoop vraagt om een heel ander soort aanbesteding, maar leidt vaak tot voor verrassende aanbiedingen die verder reiken dan alleen een prijslijst.
  5. Vermijd appels met peren vergelijken
    Kiest u toch voor een traditionele aanbesteding? Dan maakt u waarschijnlijk gebruik van pricing sheets, waarin de inschrijvers hun producten moeten aanbieden en prijzen moeten berekenen. Verreweg de meeste aanbestedingen die wij tegenkomen werken nog met deze lijsten. En dit is het punt waar het vaak mis gaat. Door onvoldoende kennis van de producten of gewenste eigenschappen worden de templates onduidelijk. Hierdoor interpreteren leveranciers verschillend: de één geeft bijvoorbeeld een prijs in haar eigen verpakkingseenheid, de ander in de verpakkingseenheid van de klant of per stuk. Bij het beoordelen van de aanbiedingen wordt het dus appels met peren vergelijken.

Kortom, er komt nog best wat kijken bij de inkoop van kantoorartikelen. Mijn belangrijkste aanbeveling is dan ook om de tijd te nemen om de aanbesteding goed en compleet in de markt te zetten. Dat scheelt enorm veel tijd en discussie in de verdere procedure. Speciaal voor inkopers die het lastig vinden om een goede pricing sheet te maken, deel ik graag deze pricing sheet template (.xslx). Hopelijk helpt dit basisdocument om uw eigen aanbesteding nog beter te maken.

Tim Strijbosch, Manager Bid & Tender Benelux bij Office Depot

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn