Waarde van financiële inkoopanalyse (FIA)

Een financiële inkoopanalyse (FIA) geeft inzicht in de uitgaven van een organisatie. Door de facturen te koppelen aan een inkoopindeling, maakt de FIA een vertaling van financiële data naar inkoopinformatie. De FIA is een goede basis voor het verbeteren van het inkoopproces.

Welke inzichten levert een FIA op voor de inkoopafdeling?

De FIA is een goede manier om inzicht te krijgen in:

  • Het totale inkoopvolume;
  • Het aantal leveranciers waar een organisatie inkoopt;

  • De inkooppakketten met de hoogste kosten;
  • Met welke leveranciers nieuwe afspraken gemaakt moeten worden over de facturatie.

De FIA geeft waardevolle input voor:

  • Contractmanagement: Hoe is de contractuele dekkingsgraad? Wordt er ingekocht buiten het contract om?
  • Trendanalyse: Worden afspraken met leveranciers nagekomen? Bijvoorbeeld afspraken over minder facturen. Stuurt de leverancier er echt minder?
  • Europees aanbesteden: Organisaties die aanbestedingsplichtig zijn kunnen snel zien of ze de grens voor aanbesteden overschrijden.
  • Inkoopmanagement: Wat zijn de inkoopdoelen? Worden die behaald en waar gaat de organisatie zich op richten?

Wat is de FIA precies?

Een financiële analyse in het kort: ‘het bundelen van data uit de financiële administratie in homogene pakketten’. Dit houdt in dat iedere uitgave (ontvangen factuur) van een organisatie gecategoriseerd wordt.

Homogene pakketten

De homogene pakketten noemen we ook wel de inkoopindeling. De inkoopindeling is een structuur die uit 3 lagen bestaat (inkoopcategorie, inkooppakket en subgroep), waaraan alle inkoopuitgaven gekoppeld worden.

Voorbeelden van de lagen in een inkoopindeling:

  • Facilitair (categorie) > Schoonmaakdienst (pakket) > Schoonmaakmiddelen (subgroep)
  • Personeelsgerelateerde zaken (categorie) > Reis- en verblijfskosten (pakket) > Openbaar vervoer (subgroep)
  • Personeelsgerelateerde zaken > Reis- en verblijfskosten > Hotels/restaurants

Het is mogelijk om een ‘eigen’ inkoopindeling te gebruiken, maar een organisatie kan ook kiezen voor de PIA-indeling.

PIA

PIA staat voor Professioneel Inkopen & Aanbesteden. Deze indeling is speciaal ontwikkelt voor overheidsinstellingen, bijvoorbeeld Ministeries, Provincies en Gemeenten. De PIA bestaat uit 178 inkooppakketten in 10 groepen. Hoewel de indeling voor de overheid werd ontwikkeld, kunnen ook veel bedrijven in de private sector er hun voordeel mee doen.

Welke data gebruik je voor een FIA?

De financiële analyse wordt uitgevoerd aan de hand van de boekingen van facturen in de crediteurenadministratie. De crediteurenadministratie wordt gekoppeld aan de grootboekadministratie.

Financiële analyse in uw organisatie

Met het categoriseren van facturen in een inkoopindeling kan een organisatie vrij eenvoudig zelf starten, maar voor een groter inkoopvolume wordt de analyse snel complex. De organisatie moet een inkoopindeling kiezen en begrijpen hoe deze inkoopindeling in elkaar zit. Daarnaast heeft een FIA alleen zin als de data correct wordt ingevoerd. Anders leidt ze tot valse inzichten.

Er zijn verschillende inkoopbedrijven die ervaring hebben met financiële analyses. Zij hebben tools beschikbaar die het makkelijker maken om data in te vullen en aan de juiste inkoopindeling te koppelen.