Nut en noodzaak van een financiële analyse

Financiële analyses worden op verschillende manieren aangeboden. Men spreekt over spendanalyses, inkoopscans, financiële scans en grootboek-analyses. Naast dat de benaming uiteenloopt, zijn ook de prijzen en de inzichten die een financiële analyse biedt verschillend. In dit artikel leg ik uit wat het nut is van een financiële analyse en wat de verschillen zijn.

Verschil uitgebreide en beknopte analyse

Een financiële analyse start met een dump uit de financiële administratie. Deze dump is bij een uitgebreide financiële analyse op factuurregelniveau. Door de gegevens op factuurregelniveau te analyseren, is er een beter inzicht in wat er precies is ingekocht. Bij een beknopte analyse is alleen een overzicht van de leveranciers en het inkoopvolume nodig. Door de uitgaven te koppelen aan de inkoopindeling (3-laagse structuur met een inkoopcategorie, inkooppakket en subgroep) worden de financiële gegevens ‘omgevormd’ tot inkoopinformatie.

Bewerkingen

Bij een uitgebreide analyse is de eerste stap van de analyse het controleren van de kostensoorten. De kostensoorten die niet beïnvloedbaar zijn worden uitgesloten. Voorbeelden van niet beïnvloedbare kostensoorten zijn BTW, boetes, subsidies en dergelijke. Daarna volgt het ontdubbelen van leveranciers. Leveranciers staan vaak onder meerdere namen in het systeem. De inkoopuitgaven bij een leverancier lijken dan in eerste instantie lager, aangezien het inkoopvolume is verspreid over meerdere leveranciersnamen. Daarom krijgt een leverancier één naam.

De laatste stap bij een uitgebreide analyse is het controleren van de eerder gemaakte koppelingen. Uitgaven die in een administratie verkeerd zijn geboekt, worden dan alsnog aan het juiste onderdeel van de inkoopindeling gekoppeld. Deze laatste stap kost de meeste tijd en daarmee geld, maar is wel de kracht van de analyse.

Bij een beknopte analyse worden alle uitgaven op leveranciersniveau aan de inkoopindeling gekoppeld. Niet beïnvloedbare kostensoorten worden niet uitgesloten gedurende de analyse. Ook is er geen controle van leveranciersnamen en vindt er geen controle plaats van de eerder gemaakte koppelingen.

Resultaat

Daar waar de uitgebreide analyse inzicht geeft in het beïnvloedbare inkoopvolume, geeft de beknopte analyse inzicht in het inkoopvolume. Beide analyses geven inzicht in waar wordt ingekocht, het aantal leveranciers en het aantal facturen. De uitgebreide analyse geeft ook inzicht door wie er wordt ingekocht en wat er wordt ingekocht.

Wie zijn uw grootste leveranciers en hoe afhankelijke bent u van deze leveranciers? De afhankelijkheid is eenvoudig vast te stellen met behulp van de Pareto analyse. Ook vormen de resultaten van de uitgebreide analyse input voor het verbeteren van het contractmanagement. Wat is de contractuele dekkingsgraad1 en wat wordt er bij leveranciers zonder contract ingekocht? Welke besparingen zijn er mogelijk? Wat is uw kostenpositie ten opzichte van vergelijkbare branchegenoten?

Advies
Welke naam een financiële analyse ook heeft, controleert u altijd eerst welke stappen/bewerkingen de analyse bevat. Een uitgebreide analyse is niet altijd beter dan een beknopte analyse, maar heeft u wel scherp wat u met de uitkomsten van de financiële analyse wilt gaan doen? Gaat het u alleen om een snel inzicht, kiest u dan voor een beknopte analyse. Indien u dieper op de materie wilt ingaan, adviseer ik u aan om voor een uitgebreide analyse te kiezen.

 

1Percentage van de totale inkoopomzet dat wordt afgedekt met een contract