Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, leidt dat echt tot lasten verlichting?

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, leidt dat echt tot lasten verlichting?

Joffrey te Slaa

Inkoopadviseur

Met de komst van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016 is de Eigen verklaring bij aanbestedingen vervangen door het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Het UEA is een door de Europese Commissie opgesteld standaardformulier dat de verschillende nationale Eigen verklaringen vervangt. Het UEA is beschikbaar als bewerkbare PDF of online als elektronische UEA- dienst. Het doel van de UEA is het verlichten van de administratieve lasten voor zowel aanbestedende diensten als de inschrijvers. Door het UEA in alle officiële talen beschikbaar te stellen beoogt de Europese Commissie grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen te bevorderen.

Met de komst van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016 is de Eigen verklaring bij aanbestedingen vervangen door het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Het UEA is een door de Europese Commissie opgesteld standaardformulier dat de verschillende nationale Eigen verklaringen vervangt. Het UEA is beschikbaar als bewerkbare PDF of online als elektronische UEA- dienst.

Het doel van de UEA is het verlichten van de administratieve lasten voor zowel aanbestedende diensten als de inschrijvers. Door het UEA in alle officiële talen beschikbaar te stellen beoogt de Europese Commissie grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen te bevorderen.

Gaat het UEA deze doelstellingen nu echt bereiken? Natuurlijk zal de praktijk uit moeten wijzen of dit daadwerkelijk het geval is, maar ik ben van mening ben dat de doelstellingen maar ten dele bereikt zullen worden en wel om de volgende redenen:

"Ik ben van mening ben dat de doelstellingen maar ten dele bereikt zullen worden."

Grensoverschrijdende deelname

Mijn inziens zal het UEA hier maar beperkt aan bijdragen. Het invullen van het UEA door inschrijvers zal eenvoudiger worden doordat het in alle officiële talen beschikbaar is. Het UEA voorkomt daarmee taalproblemen en problemen in verband met de precieze formulering van officiële verklaringen. Het is echter de vraag of dit grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen zal bevorderen. Aanbestedende diensten eisen in de aanbestedingstukken namelijk vaak dat de ingediende stukken worden opgesteld in de nationale taal van de aanbestedende dienst. De taalproblemen bij het invullen van de UEA worden door het beschikbaar stellen van het document in alle officiële talen wel verminderd, maar de in te dienen aanbestedingstukken door inschrijvers bestaan uiteraard uit veel meer dan alleen het UEA. Door de mogelijkheid dat aanbestedingsstukken in de nationale taal van de aanbestedende dienst moeten worden opgesteld wordt dit effect gelijk weer teniet wordt gedaan.

Verminderen van de administratieve lasten

Het verminderen van de administratieve lasten kan met het UEA mijn inziens wel bereikt worden. Aanbestedende diensten hoeven in tegenstelling tot de Eigen verklaring in het UEA alleen de algemene gegevens met betrekking tot de aanbesteding in te vullen en aan te vinken welke uitsluitingsgronden van toepassing zijn. De overige gegevens dienen door de inschrijvers ingevuld te worden. Wanneer de aanbesteding op TenderNed is gepubliceerd en de aanbestedende dienst gebruik maakt van de elektronische UEA-dienst worden de algemene gegevens met betrekking tot de aanbesteding zelfs automatisch ingevuld op het UEA. Ik moet hierbij wel de opmerking maken dat het ontbreken van een nummering van onderdelen in het UEA het lastiger maakt om verwijzingen hiernaar op te nemen in de aanbestedingsdocumenten, wat het verminderen van de administratieve lasten en de gebruiksvriendelijkheid van het UEA niet ten goede komt.

Op het eerste gezicht hebben inschrijvers aan het UEA meer werk. De inschrijvers moeten, in vergelijking met de Eigen verklaring, immers meer en uitgebreidere informatie in het UEA verstrekken. Echter, de elektronische UEA-dienst die door de Europese Commissie beschikbaar gesteld is, stelt inschrijvers in staat om informatie uit eerdere aanbestedingen of andere bronnen (bijvoorbeeld het Handelsregister) in het UEA te kopiëren. Verder kunnen aanbestedende diensten en/of lidstaten er voor kiezen om inschrijvers minder informatie te laten verstrekken om zo de administratieve lasten te verlichten.

"Met de vervanging van de Eigen verklaring door de UEA verandert er inhoudelijk niet veel."

Zo heeft Nederland besloten dat inschrijvende ondernemingen alleen onderdeel α (globale indicatie van alle selectiecriteria) van deel IV van het UEA in hoeven te vullen. Hierdoor kan de inschrijver met het aankruisen van de optie “ja” verklaren aan alle geschiktheidseisen te voldoen, zonder deze uitgebreid afzonderlijk toe te hoeven lichten. Hierdoor worden de administratieve lasten voor inschrijvers verder beperkt. Om de administratieve lasten voor uw organisatie verder te verlichten wil ik u graag verwijzen naar de handleiding UEA geschreven door mijn collega Andrea del Castilho en mijzelf, die binnenkort zal verschijnen en waarin wij een toelichting geven op de werking en invulling van het UEA.

Conclusie

Met de vervanging van de Eigen verklaring door de UEA verandert er inhoudelijk niet veel. De inhoud van het UEA komt grotendeels overeen met de Eigen Verklaring, de informatie die moet worden verstrekt is alleen uitgebreider. De veranderingen die een administratieve lastenverlichting tot gevolg moeten hebben zitten hem voornamelijk in de manier waarop er met het UEA document gewerkt kan worden en in het feit dat alleen de winnaar de bewijsstukken hoeft te verstrekken, hoewel dit bij de Eigen Verklaring ook al het geval was hielden aanbestedende diensten hier zich niet altijd aan. Het kopiëren van informatie uit eerdere aanbestedingen of andere bronnen zal voor inschrijvers tijdswinst en een vermindering van de administratieve lasten opleveren. De administratieve lasten kunnen verder beperkt worden indien aanbestedende diensten en/of lidstaten de in het UEA gevraagde informatie verder beperken door bepaalde onderdelen niet uit te vragen of inschrijvers in één keer laten verklaren dat zij aan alle selectiecriteria te voldoen.

Of het UEA ook daadwerkelijk grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen zal bevorderen betwijfel ik op basis van het genoemde argument dat aanbestedende diensten vaak eisen van inschrijvers dat de aanbestedingsstukken in hun nationale taal ingediend moeten worden. Wellicht heb ik het hier mis, de tijd zal het ons leren.

Ook interessant?

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn