Bespaar op uw factuurverwerking

Bespaar op uw factuurverwerking

Wouter Klijn

Business Consultant

In de wereld van factuurverwerking is de afgelopen jaren veel veranderd en toch staan we nog maar aan het begin van de grote ommezwaai,. Uit onderzoek “E-Invoicing/E-Billing The Catalyst for AR/AP automation” van Billentis april 2016 is gebleken dat de verzenders van facturen gemakkelijk 6 euro kunnen besparen voor iedere verzonden factuur, terwijl voor de ontvangende partij de besparing al snel 7 euro kan zijn voor iedere ontvangen factuur. Hoe kan dat dan?

Tot voor kort was het heel normaal dat facturen door de leverancier werden geprint, in een envelop gestopt en bezorgd bij de klant. Nadat bij de ontvanger, de afdeling crediteuren de envelop had gekregen, moest een medewerker die envelop openen en werd de factuur voorzien van diverse boekhoudkundige codes en een begeleidingsformulier. Daarna ging de factuur het halve bedrijf rond om alle benodigde handtekeningen te verkrijgen. Dit proces kent een lange doorlooptijd en aan dit proces zitten hele grote risico’s. Dit proces kost het bedrijf dus handenvol met geld.

De grootste negatieve kostendrivers voor de versturende partij zijn:

  1. late reactie van klanten indien belangrijke informatie ontbreekt op de factuur,
  2. handelingskosten voor betaalherinneringen,
  3. weinig controle mogelijkheden of de factuur werkelijk is aangekomen,
  4. te laat betaalde facturen
  5. archiefkosten en het handmatig zoeken van facturen.

Voor de ontvangende partij zijn de belangrijkste negatieve kostendrivers:

  1. de handmatige stappen in het verwerken van de factuur,
  2. het handmatig boeken van de factuur in een boekhoudpakket incl. grote kans op invoerfouten,
  3. het handmatig koppelen van de order aan de factuur,
  4. kwijtraken van de factuur,
  5. archief voor alle fysieke facturen.
  6. geen kloppende boekhouding
"Tot voor kort was het heel normaal dat facturen door de leverancier werden geprint, in een envelop gestopt en bezorgd bij de klant."

Verbeterpotentieel

Één van de mogelijkheden is het implementeren van een scan & herken oplossing binnen de organisatie. Dit verlaagt aan de ontvangende zijde van de keten wel een klein deel van kosten, echter wil je een groot deel van de kosten verlagen, kun je het beste overstappen naar E-invoicing. E-invoicing is een door de Nederlandse belastingdienst goedgekeurde manier van facturen versturen en verwerken. Wel moet een debiteur vooraf toestemming vragen aan de belastingdienst. Het meest gebruikte protocol is het UBL2 protocol.
Het eerder genoemde onderzoek van Billentis toont aan dat de verstuurder van facturen gemiddeld tot 59% van zijn kosten kan besparen. Terwijl de ontvangende partij zelfs tot gemiddeld 64% van zijn kosten kan besparen.

Voor de crediteur zijn de volgende grote besparingen mogelijk per processtap

  • Printen, enveloppen versturen:
    – Print en portokosten lager, beter voor het milieu, korte doorlooptijd
  • Herinneringen versturen:
    – tijdswinst, lagere kosten
  • Overmakingen:
    – Tijdswinst (t.o.v. handmatig), betere/snellere terugkoppeling over betalingen
  • Archiveren:
    – Archivering gaat nu digitaal, dus minder fysieke ruimte, kostenbesparend, betere beschikbaarheid van het archief

Hoe werkt het?

Nu de voordelen van E-invoicing bekend zijn, is het natuurlijk belangrijk om te weten hoe het werkt en of het voor uw organisatie binnen handbereik is. Het principe achter E-invoicing is relatief simpel. Het hart van het model zijn de factuurproviders.

Factuurproviders zijn platformen waar zowel leveranciers als klanten kunnen zich aansluiten en vervolgens hun wederpartij vragen om de facturen via deze partij te verwerken. Zij zorgen er voor dat de facturen bij de rechtmatige ontvanger komen in het juiste format en voldoende aan het wettelijke richtlijnen
Onderstaand is schematisch weergegeven hoe de E-invoicing keten werkt tussen de diverse partijen.

"Het principe achter E-invoicing is relatief simpel."

Qua business model zijn er verschillende varianten in de markt. De ene factuurprovider vraagt een vergoeding aan de verstuurder van de factuur en dee andere factuurprovider vraagt niets voor het versturen en ontvangen van facturen, echter worden er wel kosten gerekend voor aanvullende diensten. Het ontvangen van de factuur is veelal gratis.
In bovenstaande schematische weergave kan leverancier X dus facturen versturen naar Klant 1 en Klant 2. Terwijl Klant 2 facturen kan ontvangen van alle Leveranciers.

De technische uitvoering van de koppeling tussen de leveranciers en de factuurproviders is afhankelijk van het facturatie systeem van de leveranciers, maar de meeste factuurproviders hebben al een standaard interface met de meest gangbare facturatiesystemen zoals Exact, AFAS en SAP.

Het leveren van de facturen kan op verschillende manieren. De klant kan zelf op een portaal van de Factuurprovider de factuur in PDF formaat ophalen, danwel de factuur direct laten leveren in een systeem naar keuze. Dit kan dus een boekhoudsysteem zijn, zoals AFAS Profit of een Purchase-to-Pay systeem als INCONTO. In het laatste geval kan de hele verwerking en workflow inclusief procuratie van de factuur door INCONTO worden uitgevoerd. Als onderdeel van de workflow kan de factuur gekoppeld worden aan een valide inkooporder, waardoor het verwerkingsproces van een factuur verder versneld kan worden.

Ook interessant?

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn