Inkoopprofessionalisering met behulp van Lean Six Sigma

Inkoopprofessionalisering met behulp van Lean Six Sigma

Vera Balledux

Business Consultant

Kan het moderne inkoopproces nog zonder Lean Six Sigma? Om die vraag te kunnen beantwoorden, moeten we eerst weten wat Lean Six Sigma inhoudt.

Lean + Six Sigma
Lean staat kort gezegd voor het elimineren van verspillingen en Six Sigma staat voor het reduceren van variatie in een proces, resulterend in kwaliteit verbetering.

Figuur 1: Het ultieme doel bij Lean, perfectie.

Binnen Lean Six Sigma staat de klant centraal en ben je continu bezig met het vergroten van de klantwaarde. Bij klanten denkt men vaak alleen aan externe klanten, maar er zijn ook interne klanten. Als je b.v. kijkt naar het inkoopproces heb je ook te maken met interne klanten, denk aan je collega die bijvoorbeeld een pen nodig heeft. Maar als je als arts binnen een ziekenhuis een prothese nodig hebt, heb je ook direct te maken met een externe klant, namelijk de patiënt die de betreffende prothese nodig heeft. Ik zeg ook altijd dat je met het verbeteren van het inkoopproces als doel hebt om het primaire proces van het bedrijf beter te kunnen ondersteunen. Een arts moet bezig zijn met de patiënt en niet met het feit dat hij of zij bepaalde spullen mist.

Ook wil je dat de arts de juiste spullen krijgt, het proces dient dan zo ingericht te zijn dat er geen fouten gemaakt kunnen worden (Six Sigma). Uiteraard gaat dit in stapjes en is continu verbeteren noodzakelijk.

"Het proces dient zo ingericht te zijn dat er geen fouten gemaakt kunnen worden (Six Sigma)."

Hoe pas je Lean Six Sigma toe op het inkoopproces?

Om Lean Six Sigma toe te passen op het inkoopproces maak je gebruik van DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve en Control). Dit is een gestructureerde, op feiten gebaseerde manier om processen te optimaliseren o.a. rekening houdende met de duivelsdriehoek (tijd, kwaliteit en scope).

Define: het probleem wordt geïdentificeerd en een plan van aanpak wordt gemaakt (Project Charter1) met scope en duidelijke planning.

Hoofd inkoop maakt uit de rapportages van zijn bedrijf op dat er slechts een 40% 3way match is. De KPI (Key Performance Indicator2) is gesteld op 90%. Hoe kan dit toch? Een team wordt geformuleerd en een project charter wordt opgesteld. Stakeholders worden in kaart gebracht en middels RACI3 methode op de hoogte gehouden.

Measure: Verzamel alle relevante data. Meet de procesprestaties. Hoe groot is het probleem? Is alle informatie valide?

Het team gaat aan de slag en diverse data worden opgezocht en/of gemeten. Denk aan aantal facturen, aantal leveranciers, doorlooptijden van o.a. factuurafhandeling, aantal orders via systeem en erbuiten geplaatst. Worden goederen binnengemeld etc.
Daarnaast worden er interviews met stakeholders en workshops met de proceskenners gehouden.

Analyze: Test oorzaak en probleem relaties en zoek naar de meest invloedrijke oorzaken van het probleem in kwestie.

Aan de hand van diverse Lean methodes komt het team erachter dat er meerdere oorzaken zijn zoals ontbrekende inkooporder nummers op facturen, wisselende prijzen bij leveranciers, aanvragen die buiten het P2P systeem om zijn gedaan, medewerkers crediteuren die fouten maken bij het scannen en nog een aantal zaken.

Improve: het proces wordt verbeterd door de oplossingen om het probleem te verbeteren te implementeren. Focus op de meest invloedrijke oorzaken.

Een aantal verbeteringen worden stapsgewijs doorgevoerd:
Als eerste worden de leverancier benaderd, die inkoopordernummers niet op de factuur zetten, om ze te instrueren om dit wel te gaan doen. Er worden ook nieuwe afspraken gemaakt met leveranciers die sterk wisselende prijzen hebben. Om de foutgevoeligheid en de doorlooptijd in het factuur afhandelen te verminderen zal XML beleid ingevoerd gaan worden. Dus de leverancier vragen om XML facturen in te sturen beginnende bij de leveranciers met de meeste facturen en/of de meest ingewikkelde facturen. De achterhaalde gedachte van zo min mogelijk facturen per crediteur dient plaats te maken voor factuur per order zodat de kans op uitval in het automatische proces zo laag mogelijk is en de cost per invoice nog lager wordt. Ook zal er intern een campagne gestart worden om aanvragers bewust te maken van de voordelen van het via een systeem aanvragen.

Control: Controleert of alles goed is verlopen door de prestaties te meten en te ervaren of het probleem is opgelost. Borging is cruciaal. Maak de verdere ontwikkelingen ook visueel.

Na de eerste aanpassingen worden de KPIs opnieuw gemeten. De KPIs worden visueel in beeld gebracht op de inkoopafdeling en de crediteurenafdeling zodat dagelijks gecheckt kan worden wat de status is van de diverse KPIs waaronder de factuurmatching. Trends worden gemonitord en uitschieters eventueel bijgestuurd.

Uiteindelijk dien je het globale operationele inkoopproces (figuur 2) geheel door te lichten door de knelpunten te zoeken en 1 voor 1 in detail op te pakken m.b.v. DMAIC. Ook is het van belang om meetbare data vast te leggen en te blijven analyseren (Datamining) als input voor de verbeterslagen.

"Het is van belang om meetbare data vast te leggen en te blijven analyseren (Datamining) als input voor de verbeterslagen."
Figuur 2: Operationeel inkoopproces.

In mijn optiek kan het moderne inkoopproces dus niet zonder Lean Six Sigma.

Voor meer informatie over Lean Six Sigma raad ik u het volgende boek aan:
• John R Bicheno, Matthias Holweg, The Lean Toolbox 5th Edition, Uitgever: Picsie Books, Engelstalig, 342 pagina's, 9780956830753, januari 2016


1Een project charter is de eerste stap bij alle kwaliteit methodieken, bij Lean en vooral bij Six Sigma. Het project charter definieert alle interacties van het project en de stappen voor een succesvolle afronding van het project. Het vindt plaats in de Define stap van de DMAIC, en het charter is essentieel voor een succesvol project. Een goed project charter zorgt voor succes door het definiëren van de nodige middelen, mensen en scope van het project, en een slecht projectcharter kan teamfocus, effectiviteit en motivatie verminderen. Bron: www.Leansixsigma.nl
2KPI staat voor Key Performance Indicator ofwel Kritieke Prestatie Indicator. Een KPI is kwantitatief en meet óf een doelstelling of Kritieke Succesfactor (KSF) wordt gerealiseerd.
Een KPI definitie dient aan de SMART principes te voldoen. Een KPI wordt uitgedrukt in een getal en gerelateerd aan een norm of target.
Bron: www.Leansixsigma.nl
3Het RACI-model is een matrix die gebruikt wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of reguliere werkzaamheden betrokken zijn weer te geven. RACI is een acroniem voor:
Responsible: Degene die het werk doet/doen. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die accountable is.
Accountable: Degene die (eind)verantwoordelijk, bevoegd is. Als het erom gaat, moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen, veto-recht hebben.
Consulting: Iemand die vooraf geraadpleegd wordt. Is twee-richting communicatie. Deze persoon geeft (mede) richting aan het resultaat, hij/zij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties geraadpleegd.
Informed: Iemand die achteraf geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enz. Dit is één-richting communicatie.
Bron: www.Leansixsigma.nl

Ook interessant?

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn