Huwelijkse voorwaarden in plaats van gemeenschap van goederen in inkoopland, een goed idee?

Huwelijkse voorwaarden in plaats van gemeenschap van goederen in inkoopland, een goed idee?

Rob van den IJssel

Inkoopadviseur

In het verleden trouwden mensen standaard in gemeenschap van goederen, tenzij ze naar de notaris stapten en huwelijkse voorwaarden op gingen stellen. In lijn met het door de Eerste Kamer aangenomen wetsvoorstel 28 maart dit jaar, is het wellicht interessant om dit onderwerp te bezien in relatie tot inkoopcontracten. Wanneer de nieuwe wet echt van kracht wordt is dit mechanisme grotendeels omgedraaid, waarbij de vooraf ingebrachte zaken via huwelijkse voorwaarden gescheiden blijven, net als b.v. een erfenis op naam van een van de echtgenoten, die buiten de tijdens het huwelijk opgebouwde gemeenschap van goederen blijven. 

In de praktijk zie je ook bedrijven, die het niet zo nauw nemen met contracten en het doornemen van de voorwaarden die van toepassing zijn op de inkooptrajecten. In de meeste gevallen, worden deze afspraken niet professioneel vergezeld van de juiste documenten, waarbij ook klakkeloos de voorwaarden van de leverancier worden geaccepteerd. Je hebt vaak te maken met een welbespraakte verkoper die je het idee geeft, een goede deal gesloten te hebben, waarna het “echte werk” nog moet gaan beginnen. Gelukkig gaat het ook heel vaak goed, maar het gaat ook wel vaak “goed” fout.

Net als in het begin van een relatie, in dit specifieke geval het sluiten van een huwelijk, wordt het als storend ervaren, om te beginnen over huwelijkse voorwaarden. Er wordt dan vaak gedacht aan een gebrek aan vertrouwen in elkaar, want je houdt immers van elkaar, dus waarom nu al bezig zijn met het regelen van dit soort zaken, in het “onwaarschijnlijke” geval dat het fout af loopt met de relatie. De cijfers over scheidingen liegen er niet om. Momenteel eindigt 34% van de huwelijken in een echtscheiding.

Bij het aangaan van een verbintenis met een leverancier, is de noodzaak voor het plaatsen van een bestelling meestal hoog en wordt deze vaak gedaan vanuit de business, zonder tussenkomst van inkoop. Hierbij wordt het traject van afspraken doorgaans “geskipped”, omdat dit als lastig wordt ervaren en in lijn met een huwelijk denkt men dat toch wel goed zal komen. Het vertrouwen op een goede afloop is vaak hoog.

"Gelukkig gaat het ook heel vaak goed, maar het gaat ook wel vaak “goed” fout."

Helaas blijkt ook in inkoopland, dat een ogenschijnlijk “gelukkig huwelijk” met een leverancier na verloop van tijd toch wat barstjes en soms zelfs forse scheuren laat zien. Tot zover de parallel met het huwelijk.

Realiteit

Vaak blijkt de praktijk weerbarstiger ten aanzien van de voorwaarden, waaronder de verbintenis tot stand is gekomen. Een aantal voorbeelden hierbij zijn o.a. de looptijd van de overeenkomst, opzegtermijn, benchmarkclausule, risico, aansprakelijkheid, etc.

Vanuit de realiteit zou, voorafgaand aan een bestelling, en zeker voor het aangaan van een overeenkomst met een dienstverlener ,een zorgvuldige contractering moeten plaats vinden met als resultaat, een raamovereenkomst, SLA/DAP en een adequate dienstbeschrijving. Dit dient op een dusdanige manier te gebeuren, dat hier later zo min mogelijk misverstanden over zouden kunnen ontstaan. Ook zal je over contract e.d. adequate afspraken dienen te maken. Ook wat betreft de looptijd van een overeenkomst. Hierdoor kun je bij veranderde marktomstandigheden (concurrentie/marktwerking), bijvoorbeeld met gunstiger inkoopvoorwaarden, flexibel zijn, in het overstappen naar een leverancier met gunstiger inkoopcondities. Daarbij moet je afspraken maken over afhandeling van b.v. DOA’s of wanneer het geleverde niet overeenkomt aan de vooraf gestelde criteria en dus verwachtingen van de klant.

Om de parallel door te trekken qua realiteit, zie je dat bij de huwelijken, vanuit een zekere realiteitszin met het oog op het scheidingspercentage, de standaard nu is/wordt, trouwen op huwelijkse voorwaarden i.p.v. in gemeenschap van goederen. Je vertrouwt nog steeds op een goede afloop, maar in het geval het niet goed gaat, is een en ander bij de notaris geregeld.

Hiertoe zal ook een bonafide leverancier zijn medewerking verlenen, zeker omdat men ook vanuit leverancierskant gebaat is bij een duurzame relatie, waarbij de “quick wins” vanuit het “dozen schuiven” uit een eenmalige deal snel verdampt zijn.

De meerwaarde vanuit inkoop is dan ook helder. Zorg vanuit je expertise, dat het enthousiasme over een product of leverancier vanuit een stuk professionaliteit is ingekaderd middels vastlegging van de juiste afspraken en exit clausules, voorzien van een jaarlijkse benchmark clausule. Alleen dan kan een “gelukkig huwelijk” blijven bestaan, en mocht het tot een voortijdig einde van dit huwelijk komen, heb je als klant e.e.a. op een juiste manier beschreven, zodat je in de emotie van het moment van afscheid, toch zorgt, dat je belangen overeind blijven richting die leverancier.

"Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing."

Focus Inkoop

Vanuit inkoopperspectief kun je adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de business te gaan zitten. Maar evident is wel, dat je ook richting contractmanagement adviserend kunt optreden. Dit kan zowel vanuit bestaande contracten van een organisatie, dan wel nieuwe contracten die een meer passende situatie kunnen ondersteunen. Vanuit inkoop is het zaak, dat de juiste vragen gesteld worden aan de organisatie m.b.t. roadmap, projectenkalender, strategie en visie e.d. ,waarbij inkoop nadrukkelijk betrokken zou moeten zijn.

Met betrekking tot kosten die gemoeid zijn met beleidskeuzes, is het zaak dat deze zo vroeg mogelijk in het vaststellen van de Roadmap bekend zijn, al zal dat in veel gevallen een geschat budget zijn, aangezien bepaling van definitieve budgetten een detailbenadering vereist. Daarnaast kan inkoop uiteraard een rol spelen in contractmanagement, consolidatie van oplossingen/contracten en periodieke benchmark van de in gebruik zijnde oplossingen.
Ook is aan te raden om voor reguliere aanschaf per bedrijfsbehoefte, één leverancier te selecteren of een beperkt aantal leveranciers, omdat je gedurende een contractperiode, afspraken rond prijsstelling hebt gemaakt. Dit is wellicht mogelijk op basis van Open Prijs Calculatie, waarbij je je het recht voorbehoud om naar behoefte periodiek een benchmark uit te voeren, om vast te stellen, of je conform raamovereenkomst verzekerd bent van de beste prijs.

Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen, omdat het belangrijk is, om mee te kunnen praten aan het begin van een beslissingstraject, zodat je toegevoegde waarde verder reikt dan die van “besteller”.

Naar de toekomst toe

Aangezien inkoop in de meeste bedrijven een steeds prominentere plaats in neemt, zal de focus ook meer en meer komen te liggen op ondersteuning van de organisatie op een zo professioneel mogelijk vlak, daarbij oog hebbend voor het gebruiksgemak. Waar organisaties te klein zijn, om een aparte FTE in dienst te hebben voor inkoop, zal in sommige gevallen de een andere persoon hiervoor verantwoordelijk gemaakt worden. Dit is niet altijd iemand die ook verstand heeft van Inkoop, zodat je daar wellicht kansen laat liggen op dat gebied. Grotere organisaties zie je meer en meer, een aparte Fte invullen als verantwoordelijke inkoper, waarbij je ook ziet, dat per aandachtsgebied, afhankelijk van de “spent” een meer inhoudsdeskundige inkoper wordt aangesteld. Denk hierbij aan een specifieke ICT inkoper. Deze trend zal zich naar verwachting voort zetten.
Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing voor de organisatie en die kun je alleen met de juiste mensen op de juiste plek realiseren.

Ook interessant?

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn