Iedereen kan inkopen

Iedereen kan inkopen

Anja Smit

Inkoopadviseur

Wanneer ik vertel dat ik werkzaam ben in het inkoopvak, krijg ik meestal de vraag : ’wat koop je dan in’? Veel medewerkers binnen bedrijven vragen offertes op, praten met leveranciers, sluiten contracten af, plaatsen orders of doen bestellingen voor allerlei producten en diensten waar de organisatie nodig behoefte aan heeft. Ik koop niets in. Tenminste, zakelijk niet. Als senior inkoop consultant adviseer ik organisaties over de professionalisering van hun inkoopfunctie en help ik deze verbeteringen ook daadwerkelijk door te voeren.

Geen inkoopafdeling

Een organisatie zonder HR functie ben ik nog niet tegenkomen. Er is vanzelfsprekend bij elke organisatie een afdeling of functionaris die zich professioneel bezig houdt met werving, beloning, prestaties en ontwikkeling van medewerkers die voor de organisatie werken.

Organisaties zonder professionele inkoopafdeling zien wij wel regelmatig. In die organisaties koopt ‘iedereen’ in: de managers en medewerkers doen dat met hun eigen kennis, ervaring en gezonde verstand. Zo’n ‘gefragmenteerde’ inkoopfunctie betekent nogal eens dat op de prestaties, prijs en hoeveelheid externe leveranciers niet of onvoldoende wordt gestuurd. En zo blijven er belangrijke kansen voor de organisatie liggen.

Met een professionele inkoopfunctie kan een bedrijf zorgen dat inkoop een bijdrage levert aan haar doelstellingen. Dat kunnen financiële doelstellingen zijn (de traditionele besparingen) maar het gaat steeds vaker om toegevoegde waarde (kwaliteit, niveau dienstverlening, efficiency, innovatie) of het realiseren van een acceptabel risico voor de organisatie.
Wat wil je als organisatie met inkoop bereiken, welke beleid hanteer je daarbij, hoe bemens je de inkoopfunctie, welke methoden, procedures en processen richt je daarvoor in? Welke systemen heb je nodig en wat verwacht je hierbij van je leveranciers? Allemaal vragen voor de professionele inkoopfunctie.

"Met een professionele inkoopfunctie kan een bedrijf zorgen dat inkoop een bijdrage levert aan haar doelstellingen."

De beste deal

Een van de belangrijke onderdelen die ontbreekt bij zo’n gefragmenteerde inkoopfunctie is een professioneel tactisch inkoopproces. Zo selecteer je projectmatig, met de juiste stakeholders, de beste deal voor de organisatie. Vaak wordt er gedacht dat inkoop bestaat uit het selecteren van een leverancier, onderhandelen en het afsluiten van een contract. Maar er is meer.

Eerst denken, dan doen

Voordat er leveranciers worden benaderd en offertes worden opgevraagd stellen we samen met de opdrachtgever en projectteam van interne deskundigen een plan op te voor het inkooppakket: hoe doen we het nu, welke leveranciers hebben we, wat geven we hieraan uit, hoe tevreden zijn we, wat willen we bereiken en hoe pakken we dat aan?

De opdrachtgever en het projectteam zullen door de inkoop expert uitgedaagd worden om na te denken over de behoefte: wat zijn de eisen, en wat de wensen, en is dat wat we al jaren doen ook wat we nu nog nodig hebben? Willen we een contract voor 1 of 5 jaar aangaan? Aan welke eisen moet een leverancier voldoen? Willen we perse bij de huidige leverancier(s) blijven?
Een inkoop expert kent de markt en weet ook welke leveranciers aan de behoefte kunnen voldoen. Of onderzoekt dat voor specifieke producten of diensten. Door een projectmatige aanpak, kritisch kijken naar de behoefte en naar alternatieve leveranciers zijn verbeteringen mogelijk.

"Een inkoop expert kent de markt en weet ook welke leveranciers aan de behoefte kunnen voldoen."

Contract niet ergens in een la

Ook na het afsluiten van het contract is er nog winst te behalen voor de organisatie. Net als je dat doet bij de aannemer die thuis de badkamer komt verbouwen: dan wil je volgen of de afspraken uit het contract worden nagekomen en werkbaar zijn, en dat gaat niet vanzelf.

Daarom richten we contractmanagement in voor belangrijke contracten, zodat de gemaakte afspraken worden gevolgd en eventueel bijgestuurd. Wanneer er een goede deal met een leverancier is gemaakt, wil je ook dat de hele organisatie gebruik maakt van deze nieuwe afspraken. Hiervoor is het inrichten van een operationeel bestelproces essentieel: sturen op het gebruik van de juiste leveranciers en contracten en het realiseren van de verbeteringen die dit oplevert.

Dus. Iedereen kan blijven inkopen óf je kunt het anders aanpakken en je bedrijf met een professionele inkoopfunctie helpen bij het realiseren van haar doelstellingen. En meestal levert dat ook een besparing op van minimaal 5-15%.

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn