Doet ‘ie het of doet ‘ie het niet: twijfels aan een inschrijving

Doet 'ie het of doet 'ie het niet: twijfels aan een inschrijving

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Vast allemaal het volgende wel eens meegemaakt: de inschrijvingen op een aanbesteding zijn binnen en er is een inschrijver waarvan je denkt "Nou nou, gaat er wel geleverd worden wat er is gevraagd?". Lastig, want je wilt de toekomstige leverancier natuurlijk het vertrouwen geven dat deze het kan en doet! Maar niets menselijks is ons vreemd: zekerheid willen we allemaal!

Natuurlijk kan je om verduidelijking vragen maar dat mag immers niet tot gevolg hebben dat de inschrijving wordt gewijzigd, en het is dus maar de vraag wat je met het antwoord gaat doen! Er zijn twee mogelijkheden:

1. Je hebt het gevoel dat het niet gaat lukken maar je kunt het niet hard maken. In dat geval is een vraag als "Kunt u bevestigen dat uw inschrijving voldoet aan alle gestelde eisen, zowel de eisen uit het PvE als de uitvoeringseisen?" de enige mogelijkheid. Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: "Ja" en "Nee". Bij "Nee" moet de inschrijving ongeldig worden verklaard en terzijde worden gelegd omdat er niet aan de eisen wordt voldaan. Bij "Ja" heb je geen andere keus dan de inschrijving te accepteren zoals deze is en  in de uitvoering van de overeenkomst zeer frequent monitoren of de overeenkomst wordt nagekomen en zo niet de noodzakelijke acties ondernemen.

"Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: "Ja" en "Nee". "

2. Je twijfelt op basis van kennis en ervaring of de inschrijver het wel waar kan maken wat er is opgeschreven. In dat geval kan je de inschrijver vragen te verduidelijken of en hoe deze aan de eisen denkt te gaan voldoen. Bestaat er dan nog steeds twijfel dan kan de inschrijving ongeldig worden verklaard maar dan moet je, gezien de jurisprudentie van de afgelopen jaren, als aanbestedende dienst wel met sterke bewijzen (liefst op basis van onafhankelijk onderzoek) komen. Je kunt natuurlijk ook de vraag onder 1) stellen. 

Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt. Twijfel je, stel dan een vraag . Bedenk daarbij vooraf wat de antwoorden kunnen zijn, want als een inschrijver uit enthousiasme een inschrijving wijzigt waar eigenlijk niets mee aan de hand was moet de inschrijving terzijde worden gelegd. Denk hierbij aan de situatie waarin de inschrijver denkt een nog betere aanbieding te doen terwijl de eerste aanbieding prima was maar de uitleg nodig was voor begrip aan jouw kant. Erg jammer als dat nou achteraf de winnende inschrijving bleek te zijn…

"Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt.."

Ook interessant?

Kennis delen is kennis krijgenShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn