In Control met Contractmanagement


In control met Contractmanagement

Martijn-van-benten

Martijn van Benten

Inkoopadviseur

“Het houdt de organisatie bezig: er is een contract afgesloten, maar het gaat toch mis in de uitvoering van het contract. Veel contracten leveren niet op wat een bedrijf ervan had verwacht. Maar liefst driekwart van de afgesloten contracten worden niet goed gemanaged” (Van den Hoven R. , 2015).

"Wanneer inkoop er niet voor zorgt dat iemand de contracten managet, dan kan men net zo goed stoppen met inkopen’’ (Rietveld, 2009).

Deze uitspraken hebben organisaties, zowel publiek als privaat, laten inzien dat er nog veel winst te behalen valt op het gebied van contractmanagement. Zo zijn er kansen op het gebied van innovatie, kostenoptimalisatie, doelmatig- en rechtmatigheid en de verschillende vormen van samenwerking.

Wat is contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement?

De begrippen contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald. Het is essentieel om binnen een organisatie helderheid te hebben over de betekenis en inhoud van deze drie begrippen: contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. Alleen dan kan een succesvolle implementatie tot stand komen.

"De begrippen contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald."

De beknopte definities per begrip zijn:

  • • Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement dat als doel heeft de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractuele afspraken. Dit vormt de eerste stap in het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Om dit te bewerkstelligen moet de informatie up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen.
  • • Contractmanagement is een vervolg op contractbeheer met als doel het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Met contractmanagement wordt de contractlevenscyclus continu gemonitord en bewaakt. Het is belangrijk snel inzicht te krijgen in en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van contractmanagement. Risico’s tijdig identificeren, managen en elimineren draagt bij aan een succesvol eindresultaat.
  • • Leveranciersmanagement is een onderdeel van contractmanagement. Onder leveranciersmanagement vallen alle activiteiten gericht op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Dit heeft als doel om continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Om leveranciersmanagement daadwerkelijk in een organisatie geïmplementeerd te krijgen, zal een goed contractbeheer en contractmanagement aan de basis staan.

Professionalisering van contractmanagement

Er is een duidelijke bewustwording gaande binnen organisaties op het gebied van beheer en managen van contracten (risicomanagement). Men ziet de noodzaak en de bijhorende voordelen van een overzichtelijk en transparant traject. Er wordt niet alleen aandacht besteed aan het contract zelf, maar ook aan alles wat erbij komt kijken. Contractmanagement speelt daardoor, naast inkoop, een steeds belangrijkere rol in de contractlevenscyclus.

De contractlevenscyclus bestaat uit de volgende stappen (figuur 1):

  1. 1. Identificeren & Specificeren,
  2. 2. Uitvragen & Selecteren,
  3. 3. Overeenkomen/Contracteren,
  4. 4. Uitvoeren,
  5. 5. Bewaken en Nazorg.

De laatste stap worden vaak over het hoofd gezien, maar hebben een grote impact op de controle en de uitnutting van het contract. Om de uitnutting van het contract te optimaliseren is het dus belangrijk om aandacht te besteden aan de bewaking en de nazorg van het contract.

Emeritor Inkoopvolwassenheidsmodel

Hiervoor kan er gebruik gemaakt worden van de Kwaliteitscirkel van Deming. De vier onderdelen van deze cirkel zijn Plan, Do, Check en Act. Door steeds deze stappen te herhalen is er continue aandacht voor de contractlevenscyclus en het bijhorende proces. Hierdoor verkrijgt men managementrapportages die informeren over de voortgang en eventuele verbeterpunten in een contract en inzicht in de uitnutting van een contract, waardoor men de resultaten kan maximaliseren én risico’s kan minimaliseren. Deze informatie wordt weer meegenomen in de onderhandelingen over een nieuw contract. De gegenereerde informatie kan op verschillende niveaus in de organisatie (strategisch, tactisch en operationeel) worden ingezet.

De betrokkenheid van contractmanagement begint niet ná het sluiten van het contract. Het gebruik door de organisatie van eigen contract templates, workflows en modelcontracten verlangt een betrokkenheid vanaf de eerste fase. Dit verhoogt de efficiency en verlaagt risico’s. Er ontstaat overzicht en transparantie met een professionelere organisatie als resultaat. Dit is weergegeven in figuur 1.

* Dit artikel is oorspronkelijk geschreven in opdracht van INCONTO. Het originele artikel is via deze link te raadplegen: http://www.inconto.com/nl/over-inconto/nieuws/item/in-control-met-contractmanagement