Ga ik over de grens?

2017-JA-grensover-IV-small

Ga ik over de grens?

Judie Agterof

Inkoopadviseur

Zijn uw vakantieplannen al rond? Gaat u de grens over of blijft u lekker in eigen land? Een groot deel van uw keuze zal gebaseerd zijn op het te besteden budget. Daar waar het budget en de “grens” ook een belangrijke rol spelen, is bij het aanbesteden. Deze onderwerpen lijken weinig met elkaar gemeen te hebben, maar er kunnen een aantal verrassende vergelijkingen worden gemaakt.

Landsgrens versus aanbestedingsgrens

Daar waar u vroeger na een controle de landsgrens over ging, ziet u tegenwoordig alleen een aantal borden wanneer u de grens over gaat. Welke grens vaak ook onbewust wordt overschreden is de aanbestedingsgrens. Met de beste bedoelingen koopt u diensten en/of leveringen in en na een aantal maanden bent u de financiële grens al over. Voor leveringen en diensten geldt namelijk een drempelwaarde van € 209.000 (klassieke overheid).
Vanaf € 209.000 (excl. btw) is het verplicht (wanneer u aanbestedingsplichtig bent) om een Europees aanbestedingstraject te starten.

“Net zoals u uw vakantiekosten kunt opdelen … , is het handig om ook de inkoopuitgaven te categoriseren.”

Budgetten

Net zoals u uw vakantiekosten kunt opdelen in ‘reis naar uw bestemming’, ‘verblijf’, ‘eten & drinken’ en ‘excursies’, is het handig om ook de inkoopuitgaven te categoriseren. U kunt dan in grote lijnen denken aan bijvoorbeeld ‘advies en onderzoek’, ‘automatisering & telecommunicatie’ en ‘personeel gerelateerde zaken’, ook wel inkooppakketten genoemd. Per inkooppakket wordt duidelijk of de uitgaven onder of boven de aanbestedingsdrempel zijn. Een handig hulpmiddel hierbij is een financiële analyse ook wel spendanalyse genoemd.

Bestemming

Door de uitgaven per inkooppakket inzichtelijk te maken, kunt u vaststellen voor welke inkooppakketten een aanbesteding noodzakelijk is. Wanneer een bepaald pakket de grens dreigt over te gaan, is het van belang om deze aanbesteding op uw aanbestedingskalender te zetten. Door een inkooppakket aan te besteden, laat u de markt weten dat u een dienst of product nodig hebt. Hiervoor bent u op zoek naar één of meerdere geschikte leveranciers. Eigenlijk net als met uw vakantie boeken, u hebt een bestemming, een budget en u gaat kijken welke touroperator deze reis voor u het beste kan realiseren.

“Het aanbestedingstraject kan dan ook vergeleken worden met een landkaart/navigatiesysteem, het middel om bij uw, in het geval van aanbesteden, droomleverancier uit te komen.”

Belangrijk verschil

Het paspoort/ID is tijdens de vakantie één van de weinige wettelijke verplichtingen. Met aanbesteden ligt dit net wat anders. U krijgt te maken met de vier beginselen van het aanbesteden: ‘proportionaliteit’, ‘transparantie’, ‘gelijke behandeling’ en ‘non-discriminatie’. Een gestructureerde aanpak is daarom van belang en dit zorgt er ook voor dat u goed nadenkt over een groot aantal te maken keuzes. U wilt immers wel een geschikte leverancier vinden waar u een aantal jaren op kunt vertrouwen. Het aanbestedingstraject kan dan ook vergeleken worden met een landkaart/navigatiesysteem, het middel om bij uw, in het geval van aanbesteden, droomleverancier uit te komen.

Fijne vakantie!

Onbewuste kosten zichtbaar maken

Onbewuste kosten zichtbaar maken

Judie Agterof

Inkoopadviseur

Dat vele handelingen een product of dienst duurder maken, is u vast bekend. Maar hoe efficiënt gaat u om met uw leveranciers en het aantal facturen die uw leveranciers sturen?

Over de kosten van de verwerking van een factuur lopen de cijfers uiteen, maar gemiddeld moet u rekenen op ongeveer 20-24 euro per factuur. Emeritor onderzocht de vijftig meest recent uitgevoerde financiële analyses om deze “mogelijk onbewuste” kosten in kaart te brengen.

Inkoopvolume versus leveranciers

Uit het onderzoek blijkt dat er een groot aantal organisaties over een relatief groot leveranciersbestand beschikt. Het inkoopvolume van de geanalyseerde organisaties varieerde van 3 miljoen tot meer dan 500 miljoen. Echter, de organisaties met het grootste inkoopvolume bleken niet het grootste aantal leveranciers en facturen te hebben. Een groot inkoopvolume betekent dus niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Een groot inkoopvolume betekent niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Door een financiële analyse en een vergelijking met branchegenoten, kunt u vast stellen of het aantal leveranciers van uw organisatie groot te noemen is. Bij een te groot aantal leveranciers is het verstandig om een leveranciersreductie toe te passen. Door inkopen te bundelen, is het mogelijk om de inkoopkracht te vergroten en ontstaan er nieuwe mogelijkheden. Daarnaast zijn minder leveranciers beter te managen.

Inkoopvolume versus het aantal facturen

Wanneer er sprake is van een handmatige verwerking van facturen, is het interessant om het aantal facturen te analyseren. Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden. De factuur wordt ontvangen, gecontroleerd, geboekt en in de organisatie rond gestuurd ter goedkeuring. 

Ook vindt er administratieve afhandeling van de betalings plaats en communiceert men met de leveranciers over de facturen en de openstaande posten.

Door het aantal facturen en het gemiddeld factuurbedrag per leverancier in kaart te brengen worden de extremen inzichtelijk. Praktijkvoorbeeld:
Leverancier X (pakketbezorger) stuurt u 511 facturen met een gemiddeld factuurbedrag van € 51,-.
Wanneer deze pakketbezorger u 1 factuur per week stuurt, dan komt u in totaal op 52 facturen in plaats van 511 facturen. Dat komt neer op 459 facturen minder. U kunt dan al snel minimaal 459 x 20 euro = € 9.180,- besparen.

De toekomst

Om boven omschreven kosten op het gebied van leveranciers en de facturen scherp te houden, is het van belang om de cijfers regelmatig te monitoren. Monitor daarom het aantal leveranciers per inkooppakket en het aantal facturen per leverancier. Zonder monitoring zal het aantal leveranciers en het aantal facturen toch ongemerkt weer groeien en dat is niet nodig.

Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden.

Verder kan er gedacht worden aan digitale factuurverwerking. Er worden dan geen facturen meer per post gestuurd, maar u ontvangt de facturen digitaal. En de facturen worden rechtstreeks in een factuurverwerkingsprogramma verwerkt.

Tot slot, wees u bewust van de aantallen want meten is weten!

Nut en noodzaak van een financiële analyse

Financiële analyses worden op verschillende manieren aangeboden. Men spreekt over spendanalyses, inkoopscans, financiële scans en grootboek-analyses. Naast dat de benaming uiteenloopt, zijn ook de prijzen en de inzichten die een financiële analyse biedt verschillend. In dit artikel leg ik uit wat het nut is van een financiële analyse en wat de verschillen zijn.

Lees meer Nut en noodzaak van een financiële analyse

80/20-regel geldt niet voor alle inkoopuitgaven

Uit een door Emeritor uitgevoerd onderzoek op het gebied van de Pareto analyse blijkt dat een relatief klein deel van de leveranciers verantwoordelijk is voor een groot deel van de uitgaven. 

Dit betekent dat organisaties sterk afhankelijk zijn van leveranciers. Is deze afhankelijkheid erg?

Lees meer 80/20-regel geldt niet voor alle inkoopuitgaven