6 tips voor het inkopen van relatiegeschenken

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Relatiegeschenken zijn producten welke bedrukt kunnen worden met een logo of boodschap en als bedankje of cadeau worden gegeven aan (potentiële) klanten. Er zijn vele namen voor deze producten: premiums, relatiegeschenken, reclameartikelen, gifts, gadgets.

Voor veel bedrijven gebeurt het inkopen van relatiegeschenken incidenteel en behoort dit niet tot de corebusiness. Waar moet je als inkoper op letten als je deze producten inkoopt? Wil je via een tussenpersoon kopen of rechtstreeks uit bijvoorbeeld China? Wat mag je van een leverancier verwachten en hoe beweeg je je door deze markt? In deze tips is het uitgangspunt dat je via een tussenpersoon dan wel groothandel in Nederland de relatiegeschenken inkoopt.

1. Specificatie

Zoals voor alle andere inkopen geldt, is ook hier de specificatiefase van groot belang.Het is zaak om alle relevante onderwerpen in deze fase mee te nemen. Denk hierbij niet alleen aan de aansluiting van het product bij uw doelgroep, maar ook aan het gewenste kwaliteitsniveau, MVO-aspecten, de keuze voor lokaal of globaal produceren en indien nodig de intellectuele eigendomsrechten.

De rol van de leverancier

De leverancier kan ook adviseren welk product bij uw uitvraag past. De leverancier kent de markt en de nieuwste trends en gadgets. Het kan een prijsvoordeel opleveren door met de leverancier te overleggen welk product bij uw vraag past.

2. Duurzaamheid

Duurzaamheid is een belangrijk aandachtspunt. Niet alleen in de productieketen, maar ook voor de eindgebruiker (uw klant). Wanneer uw leverancier in Nederland gecertificeerd is volgens het CSR Promotiotional Products programma betekent dit in ieder geval dat:

  • de arbeidsomstandigheden bij de leveranciers worden bewaakt en verbeterd
  • de producten veilig en op een verantwoorde wijze worden geproduceerd
  • uw leverancier de benodigde training heeft gevolgd
  • uw leverancier regelmatig geauditeerd wordt.(bron: www.ppp-online.nl).

 

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

3. Kwaliteit

Controleer de certificering van de fabriekIn Nederland is de certificering van fabrikanten of producten is even belangrijk als de certificeringen van de leverancier. Er kan gekeken worden of de fabrikant bijvoorbeeld SMETA of BSI gecertificeerd is, aangezien zij de producten produceren. Leveranciers weten of de fabriek waarmee ze samenwerken deze certificeringen hebben en kunnen dit ook aantonen. Vraag hierom. Controleer of de leverancier mensen heeft werken die regelmatig controles in de fabrieken uitvoeren.

Spreek een AQL af

Spreek altijd een AQL (Acceptance Quality Limits) af. Dit houdt in dat de leverancier steekproefsgewijs test of het product aan alle voorwaarden voldoet. Wanneer het foutpercentage te hoog is, zal er opnieuw geproduceerd moeten worden.

Vraag om een sample

Kijk naar de kwaliteit van het product. Dit kan het beste gedaan worden aan de hand van samples (monster van het product). Let hierbij op de kwaliteit van het materiaal, bijvoorbeeld het gewicht van het product. Let erop dat er voldoende tijd is om de samples te ontvangen voordat de definitieve levering plaatsvindt. Dit is van groot belang voor de goedkeuring; wanneer je het sample ontvangen hebt en goedgekeurd, mag de bulk hier niet meer van afwijken.

Klachtenprocedure

Stel op voorhand vast hoe de klachtenprocedure is ingericht. Niet alleen voor de kwaliteit van het product, maar ook bij bijvoorbeeld te late leveringen.

[siteorigin_widget class=”Inked_Video_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

4. Logistiek

De sleutel is weinig schakels in de keten

Veel producten komen uit Azië. Levertijd, prijs, mogelijkheden en creativiteit zijn hier eindeloos. Belangrijk is dat er zo min mogelijk schakels tussen fabrikant en leverancier zitten, dit voorkomt fouten en zorgt voor een scherpe prijs. 

Levertijd

Producten die in het buitenland geproduceerd worden, hebben vaak een erg lange levertijd. Producten uit bijvoorbeeld Azië worden vaak per schip vervoerd. Houd hier rekening mee.

Levering

Spreek met de leverancier een leveringsgarantie af. Wanneer de levertijd niet gehaald dreigt te worden, spreek dan af dat de producten bijvoorbeeld zonder extra kosten worden ingevlogen. 

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

5. Prijs

Bij prijzen spelen meerdere aspecten een rol:

  • Het aantal stuks is bepalend, meestal geldt hoe meer stuks, hoe lager de prijs.
  • Het later nogmaals bestellen van een kleiner aantal valt vaak duurder uit. Dit kan komen door bijvoorbeeld de instel (of opstart) – of transportkosten.
  • Een langere levertijd kan zorgen voor lagere kosten, omdat het dan bijvoorbeeld met andere leveringen op de boot kan (of groepsinkoop).  
  • Het afleveraantal telt ook mee; moeten alle relatiegeschenken in één keer bij u worden afgeleverd, of moet de leverancier nog voorraad aanhouden tot u afroept?
  • Het type bedrukking en het aantal drukkleuren zijn ook prijsbepalend. Over het algemeen geldt dat hoe complexer de bedrukking (bijvoorbeeld met logo), of hoe meer kleuren, hoe hoger de prijs. 

Accepteer geen vooruitbetalingen

Een goede leverancier moet in staat zijn alles voor te financieren, accepteer dus geen vooruitbetalingen. 

Valutawisselingen

Worden uw relatiegeschenken in het buitenland geproduceerd? Let dan op mogelijke prijswijzigingen door valutawisselingen.

Er zijn drie soorten leveranciers. Leveranciers die;

  • 100% Europees inkopen: deze leveranciers zijn niet flexibel in relatiegeschenken. Ze werken met (half)fabricaten waar je geen invloed op hebt. Je kunt dus niet van scratch af ontwerpen (bij het begin beginnen met ontwerpen).
  • 70% Europa / maximaal 30% Azië inkopen: deze leveranciers zijn ‘gevaarlijk’, omdat zij niet alle controles kunnen uitvoeren die noodzakelijk zijn.
  • minimaal 70% Azië inkopen: deze leveranciers zijn flexibel, hebben veel ervaring en kunnen makkelijk switchen van fabriek bij problemen. Ook zijn deze leveranciers gewend om te werken met samples. Deze leverancier zal ook samples aanvragen wanneer het in Europa producten besteld. Hierdoor verbetert het resultaat en de kwaliteit van het product. 6.

6. Service

Vraag een vast aanspreekpunt 

Vraag de leverancier een vast aanspreekpunt aan te wijzen; je zult vaak moeten schakelen met je leverancier om het proces optimaal te laten verlopen.  Kies een leverancier die meedenkt, zodat er snel gewerkt/geschakeld kan worden. Verder is het belangrijk om de leverancier scherp te houden door frequent te benchmarken en zo samen kennis en ervaring op te bouwen. (Benchmarking is een manier om prestaties van bijvoorbeeld apparaten of organisaties met elkaar te kunnen vergelijken).  

9 tips voor het inkopen van Arbodiensten

 

De dokter, we komen er liever niet. Maar wanneer een van je werknemers ziek wordt is het belangrijk dat er goede zorg is. Voor veel bedrijven is het inkopen van de arbodienst een lastig pakket. Want wat koop ik? Waar moet je als inkoper op letten als je een arbodienst inkoopt? Wat mag je van je arbodienst verwachten en hoe beweeg je je door deze markt?

Een overzicht in 9 tips:

  1. Zorg dat je weet wat je krijgt
    De markt van arbodienstverlening is divers. Omdat aanbieders verschillende pakketten aanbieden is het lastig om ze te vergelijken. Daar komt nog bij dat de dienstverlening onderhevig is aan veranderende wetgeving. Zorg daarom eerst voor transparantie.
    Het is van belang inzicht te krijgen in de benodigde dienstverlening en eventuele optionele diensten. Op deze manier is vooraf duidelijk wat wel en wat niet inclusief wordt gerekend in de geoffreerde prijs, hoe processen verlopen, wie voor welk onderdeel verantwoordelijk is en aan welke eisen de ingezette professionals moeten voldoen.
  2. Kies voor een specialist
    De termen bedrijfsarts en arbo-arts worden veelal door elkaar gebruikt en refereren naar een arts die ingezet wordt bij het vormgeven, adviseren en begeleiden van het gezondheidsbeleid. Iemand die aantoonbaar verstand van zaken heeft over arbogerelateerde zaken, gezond ondernemen en het UWV. Raadzaam is om te kiezen voor een geregistreerde bedrijfsarts, zodat het arbobeleid effectief en conform alle wet- en regelgeving wordt gevolgd.
    Bedrijfsartsen hebben een specialisatie gevolgd, staan geregistreerd, volgen nascholing en worden getoetst op hun kennis en kunde door de visitatie van de beroepsvereniging NVAB. Alleen een geregistreerde arts doorverwijzen naar de curatieve sector, dit alles geldt niet voor een arbo-arts.
  3. Kies geen standaardabonnement
    Elke organisatie is anders. Organisaties zijn anders ingericht, kennen een andere structuur, cultuur en eigen problematieken met betrekking tot arbeidsgezondheid. Laat dus de arbodienst maatwerk aanbieden. Schets bij de uitvraag een duidelijk beeld van uw organisatie, de problematiek, de ambitie en de visie met betrekking tot werkgeverschap.
  4. Beveiliging is een must!
    Het is van groot belang dat de (medische) gegevens van je werknemers niet op straat komen te liggen. Kijk daarom goed naar de beveiliging die de arbodienst biedt.
    De ISO-certificering 27001 is een internationale standaard van informatiebeveiliging van persoons- en medische gegevens. Het is de hoogste vorm van ISO-certificering op het gebied van informatiebeveiliging, waarin gekeken wordt of een organisatie zijn security en informatieverwerking goed op orde heeft. Organisaties met deze certificering voldoen aan deze hoogste vorm van informatiebeveiliging en hebben voldaan aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de borging van gegevensverwerking bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
  5. Kies geen leverancier, maar een sparrings-partner
    Geef goed aan wat de rol is die de arbodienst in moet gaan vullen. De arbodienst moet jouw belangrijkste partner worden op het gebied van arbodienstverlening, wetgeving en het gezondheidsbeleid van de organisatie.
    Kies dus een partij die in staat is als ‘sparringspartner’ op te treden, mee te denken in het vormen van het beleid en een activerende rol aan zal nemen.
  6. Kies een flexibele dienstverlener
    Veranderingen die elkaar snel opvolgen is de trend binnen de arbodienstverlening en het gezondheidsmanagement in organisaties. Dienstverleners en je potentiele leveranciers moeten in staat zijn mee te bewegen met de heersende trends en ontwikkelingen.
    De arbodienstverlener moet op deze trends en ontwikkelingen in kunnen spelen. Bekijk daarom vantevoren de voorwaarden en overweeg of die aansluiten deze bij de behoeften van de interne organisatie.
  7. Kies voor een vast klantteam
    Het is belangrijk dat de bedrijfsarts een goede klik heeft met de organisatie. Hij of zij is tenslotte een aanspreekpunt voor de medewerkers. Stel zeker dat je hier een stem hebt in de keuze voor de bedrijfsarts. Vraag ook om een vast klantteam. Let op de communicatielijnen en de eventuele overlap met andere activiteiten zoals de RI&E. Korte lijnen, heldere communicatie en deskundig en concreet advies, helpen in de overdracht en bij de uitvoering van de dienstverlening.
  8. Betrek de juiste mensen bij de selectie
    Draag er zorg voor dat de juiste mensen binnen de organisatie worden aangehaakt bij het selectieproces. Wie zijn de belanghebbenden? Naast de HR-medewerkers zijn dit vaak ook de teamleiders, managers en moet misschien ook de OR betrokken worden?
  9. Spreek een duidelijke SLA af
    Het verzuimcijfer kan omlaag en de arbodienstverlener kan daar voor zorgen. Spreek een duidelijke SLA (Een Service Level Agreement) af over het niveau van de te leveren service, prioriteiten, verantwoordelijkheden en garanties. Maak deze afspraken meetbaar. Houd vervolgens in kwartaal meetings bij of deze afspraken worden gehaald.

Ten slotte
Minder leveranciers en de verantwoordelijkheid bij één partij, hebben direct, zowel organisatorisch als administratief een positieve werking op de uitvoering en opvolging van het gezondheidsbeleid. Kijk daarom of je de arbodiensten gecombineerd in kan kopen met andere diensten op het gebied van gezondheidsmanagement.

 

‘Een inkoopprojectplan, is dat nu echt nodig?’

Om een inkoopproject succesvol uit te voeren is het aan te raden om bij de start een inkoopprojectplan of inkoopstrategie op te stellen en door de interne opdrachtgever goed te laten keuren. Door het opstellen van een dergelijk plan wordt voor alle betrokkenen, de interne opdrachtgever en het projectteam, het inkooptraject inzichtelijk en voorkomt men later tijdens de uitvoering verrassingen.

Lees meer ‘Een inkoopprojectplan, is dat nu echt nodig?’

De vijf basisprincipes van een goed Programma van Eisen

Bij inkooptrajecten is het wenselijk over een goed programma van eisen te beschikken (een PvE). Het opstellen van een goed PvE is niet makkelijk, zeker niet als dit gedaan wordt door mensen die dit niet eerder hebben gedaan. En vaak is dat het geval; Het opstellen van een PvE wordt vaak gedaan door de ‘inhoudelijk deskundige’, degene die het meeste met het onderwerp van doen heeft, dan wel degene die hier binnen de organisatie voor verantwoordelijk is.

Lees meer De vijf basisprincipes van een goed Programma van Eisen

Beheersing van (inter)nationale indirecte kosten in 6 stappen

Vrachtwagen op de weg

Hoe volwassen de inkoopfunctie voor de productie gerelateerde goederen is, zo tegengesteld is het vaak voor de niet productie gerelateerde goederen (NPR). Er is in het algemeen veel minder aandacht en minder inkoopexpertise voor de ondersteuning van budgethouders bij het definiëren van inkoopstrategieën voor bijvoorbeeld ICT, Facilitair, HR en Marketing kosten.

Lees meer Beheersing van (inter)nationale indirecte kosten in 6 stappen

Zeven drogredenen om geen vaste prijs per medewerker te hanteren

Kantoorartikelen op een bureau

Met de opkomst van prestatieinkoop vragen inkopers steeds vaker aan hun leveranciers of ze mee willen denken over manieren om efficiënter in te kopen. Als ik voorstel een vaste prijs per medewerker te introduceren, stuit ik soms op weerstand. En dat terwijl dit principe juist voor een productgroep als kantoorartikelen veel winst op kan leveren. Vanwege de kleine orders worden er bij kantoorartikelen namelijk heel veel proceskosten gemaakt. Die kun je met een vaste prijs per medewerker minimaliseren. En doordat kantoorartikelen verre van een bedrijfskritisch product zijn, beschikt de leverancier vaak over meer productkennis dan de inkoper. In deze blog reken ik dan ook graag af met zeven veelvoorkomende drogredenen om niet voor een vaste prijs per medewerker te kiezen.

Lees meer Zeven drogredenen om geen vaste prijs per medewerker te hanteren

Vijf tips voor succesvol aanbesteden van kantoorartikelen

Kantoorartikelen

Als manager van de bid- en tenderafdeling van een grote kantoorartikelenleverancier zie ik dagelijks aanbestedingen voor kantoorartikelen voorbij komen. Van complexe Europese aanbestedingen voor overheidsorganisaties tot kleine tenders van commerciële bedrijven. De laatste jaren zijn bestekken over het algemeen professioneler en completer geworden. Toch merk ik dat inkopers de productgroep kantoorartikelen nog altijd lastig vinden. En met onduidelijke tenderdocumentatie is het voor ons moeilijk om het juiste aanbod te doen. Daarom geef ik graag vijf tips voor een succesvolle aanbesteding van kantoorartikelen.

Lees meer Vijf tips voor succesvol aanbesteden van kantoorartikelen

10 Verborgen kosten

In het dagelijks beoefenen van het inkoopvak loop ik regelmatig tegen wel heel bijzondere manieren aan om het verdienmodel voor de verkoper aantrekkelijker te maken. Kosten, of beter gezegd verborgen opbrengsten voor de leverancier, die je als inkoper in eerste instantie, als onbekende in de materie, niet ziet, maar die er vaak wel zijn. Onderstaand een top 10 van verborgen kosten die je zomaar kunt tegenkomen.

Lees meer 10 Verborgen kosten