Standaardisatie kan bedrijven tot € 100 mrd. besparen

Eric Schouten

11 december jl. stond in het FD een persbericht over een onderzoeksrapport van Roland Berger Strategy Consultants. Uit het onderzoek wordt de conclusie getrokken dat variatie leidt tot een kostenexplosie. Meer voorraad, meer distributie en meer proceskosten.

Het artikel haalt veel sprekende voorbeelden aan hoe een reductie van de variaties in assortiment leidt tot beheersing van kosten en focus op de core business.

11 december jl. stond in het FD een persbericht over een onderzoeksrapport van Roland Berger Strategy Consultants. Uit het onderzoek wordt de conclusie getrokken dat variatie leidt tot een kostenexplosie. Meer voorraad, meer distributie en meer proceskosten.

Het artikel haalt veel sprekende voorbeelden aan hoe een reductie van de variaties in assortiment leidt tot beheersing van kosten en focus op de core business.

Voor ons als inkoopprofessionals zijn de conclusies haast vanzelfsprekend en kunnen wij de voorbeelden aanvullen tot in lengte. In deze reactie geef ik graag één simulatie waarom wij inkopers zo goed bekijken wat de standaardisatie mogelijkheden zijn. Toch ervaren we dat het niet vanzelfsprekend is dat men kritisch kijkt naar standaardisatie van de diensten en producten. Het gebruikelijke argument van de (interne) klant is ‘dit product is zo specifiek, of elke klant wil het anders, of het is volledig projectafhankelijk’.
Ondanks de bekende tegenwerpingen doen wij zowel intern als extern zorgvuldig onderzoek om de specificaties zo standaard/ generiek mogelijk te krijgen. Een belangrijke vraag hiervoor is; Wat is de oplossing dat een product of dienst levert?
Als voorbeeld zien we bij diverse projectorganisaties dat men apparatuur inhuurt. Denk aan o.a. hijs- en hefmachines, stroomgeneratoren, tijdelijke luchtverwarming en bouw- en opslagketen.

Van oudsher zijn er (inkoop)systemen ingericht waar ze een specifiek merk, type en exacte specificatie inzetten.
Verhuurbedrijven van deze apparatuur werken echter niet allemaal met hetzelfde merk apparatuur. Bij de één is het merk A en bij de ander B. Qua oplossing bieden de machines exact hetzelfde. Na onderzoek blijkt dat de diepte en de breedte van het assortiment van de verhuurders veelal vergelijkbaar is.

Voor de eenvoud van het voorbeeld, zeg dat een assortiment bij leveranciers gemiddeld een diepte heeft van zo’n vijf types. Een decentraal georganiseerd bedrijf met 3 (inter)nationale vestigingen heeft autonome bedrijfseenheden die vaak werken vanuit een eigen bestelsysteem. Iedere vestiging heeft minimaal 2 leveranciers, waarvan per leverancier het specifieke model opgenomen is. Dat betekent dus al een artikelbestand van 30 artikelen.
Op het moment dat we de vijf types als oplossing beschouwen, kan de specificatie en artikelomschrijving hierop aangepast worden. Voor een machine met een bepaald laadvermogen verhuurt leverancier X-1. 95 kg, leverancier Y-2. 100 kg en leverancier Z-3. 103 kg. Iedere leverancier onderscheidt zijn product anders (maximaal laadvermogen, lichte wendbaarheid, name it!).
Uiteindelijk moge het duidelijk zijn dat de producten dezelfde oplossing/functionaliteit bieden, zeker als de kleinere variant bij alle leveranciers rond de 80 kg ligt en de grotere variant rond de 125 kg. Op het moment dat je op deze manier naar productassortimenten kijkt zijn er veel mogelijkheden. Plotseling realiseert men een reductie van het assortiment van 83%. (van 30 naar 5 producten).Zeker als men de slag maakt naar gecoördineerd inkopen en met een centraal artikelbeheersysteem voor decentraal bestellen zijn de inkoop- en procesbesparingen maximaal.

De sprekende voorbeelden in het artikel zijn een welkome aanvulling om zo’n verandering binnen een bedrijf tot stand te brengen. Mensen die zelf betrokken zijn geweest bij het ontstaan van het artikelbestand, en primair betrokken zijn bij de lokale activiteiten en minder over de grenzen van vestigingen heen kijkt, moet je soms triggeren om anders naar de werkelijkheid te kijken. Met het voorbeeld van de Ikea schroeven valt de kracht van standaardisatie niet te ontkennen en geeft het inspiratie om evenzo naar het eigen artikelbestand te kijken.
Besparing percentages die oplopen tot in de dubbele cijfers zijn ons niet vreemd, en dan rekenen we echt alleen nog maar het verschil in prijs van het artikel of dienst, nog niet eens de indirecte kosten als artikelbeheer, factuurverwerking, leveranciersmanagement, contractmanagement, etc.

Over Eric Schouten

Eric SchoutenDrs. Eric Schouten (33) is senior inkoopadviseur bij Emeritor en heeft bijna 10 jaar ervaring in het inkoopvak. Hij is breed inzetbaar bij verschillende klanten in een internationale omgeving.  Door toepassing van commercial sense en bedrijfskundig inzicht heeft Eric succesvolle projecten afgerond op het gebied van standaardisatie van het assortiment en een segmentering van producten en diensten.

Naast zijn werk bij Emeritor is Eric actief als docent bij Nevi Opleidingen en lid van de examencommissie Nevi 2 Strategisch.