De inkoop van relatiegeschenken en promotionele producten

Binnen veel bedrijven is een deel van het marketingbudget bestemd voor de inkoop van promotionele producten. Budgetten worden steeds krapper, en is het scherp inkopen van deze producten noodzakelijk geworden. Promz Magazine heeft in november 2012 een jaarlijks Opdrachtgeversonderzoek uitgevoerd m.b.t. het inkopen van relatiegeschenken en promotionele producten. Een aantal uitkomsten van dit onderzoek is beschreven in het PromZ Magazine 2013, nummer 1.

Binnen veel bedrijven is een deel van het marketingbudget bestemd voor de inkoop van promotionele producten. Budgetten worden steeds krapper, en is het scherp inkopen van deze producten noodzakelijk geworden. Promz Magazine heeft in november 2012 een jaarlijks Opdrachtgeversonderzoek uitgevoerd m.b.t. het inkopen van relatiegeschenken en promotionele producten. Een aantal uitkomsten van dit onderzoek is beschreven in het PromZ Magazine 2013, nummer 1.

Top 5 van selectiecriteria

Een van de vragen uit het onderzoek had betrekking op de verschillende criteria die gehanteerd worden bij het selectieproces. De top 5 van selectiecriteria waren:

  1. prijs van de aangeboden artikelen (hoogste score)
  2. originaliteit/creativiteit van de aangeboden artikelen
  3. de service
  4. het contact met de accountmanager en
  5. de breedte van het assortiment.

Het valt mij op dat geen enkele keer ‘kwaliteit’ genoemd is en ook ‘MVO-aspecten’ volledig ontbreken, zelfs in de top 10 van selectiecriteria. Terwijl deze twee punten juist in deze branche zo belangrijk zijn.

De inkoop van promotionele producten en relatiegeschenken wordt veelal door ondersteunende afdelingen gedaan en het is mijn ervaring dat de risico’s van deze inkopen vaak onderschat worden. Het zijn producten die medewerkers graag inkopen. Helaas soms niet gehinderd door enige (specialistische) kennis van zaken. Er wordt zoals ook uit bovenstaande top 5 blijkt minder (of niet) gekeken naar kwaliteitsaspecten.

Kennis van producten

In deze branche, die vroeger een wat minder rooskleurig imago had, zijn de afgelopen jaren veel initiatieven ondernomen om tot een verdere professionalisering te komen. Zo is onder meer de branchevereniging: Platform Promotional Products opgericht. Alle leden verplichten zich tot het ondertekenen van de code of conduct. Deze vereniging houdt zich ook bezig met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Tijdens mijn jarenlange ervaring als inkoper zie ik dat veel leveranciers van relatiegeschenken en promotionele producten zich verder ontwikkeld hebben tot professionele en betrouwbare partners. Toch ben ik van mening dat bij het inkopen van relatiegeschenken en promotionele producten, aan de kant van de opdrachtgever, kennis van de producten ook niet mag ontbreken. Hierin wil ik dan nuanceren door onderscheid te maken tussen artikelen uit catalogi en de zgn. tailormade producten. Bij deze laatste groep is kennis nog belangrijker, aangezien het voor bedrijven vaak gaat om grote hoeveelheden promotionele producten, die in het buitenland (veelal in het Verre Oosten) aangekocht worden. En juist in die gevallen is het goed om te beseffen, hoe groot het afbreukrisico kan zijn, als er iets mis is met de producten of de wijze waarop deze producten tot stand komen (en dan doel ik met name op de arbeidsomstandigheden, schadelijke stoffen die gebruikt worden etc.). Het ontvangen van een cadeautje wordt als positief ervaren, maar als er iets mis is of snel kapot gaat, staat de naam van het bedrijf op het spel. Zeker bij grote consumentenacties en mede door het gebruik van social media kan een goed bedoeld promotioneel product leiden tot veel negatieve publiciteit, met alle gevolgen van dien (soms zelfs tot een terugroepactie).

Kwaliteit en MVO als selectiecriteria

Als inkoopadviseur word ik regelmatig betrokken bij het inkopen van promotionele producten en ik ben van mening dat kwaliteit een belangrijk selectiecriterium is. Om de kwaliteit te beoordelen is het belangrijk om kennis van zaken te hebben of als dat niet het geval is, kennis te vergaren, testen te laten uitvoeren en te kiezen voor betrouwbare leveranciers. Anderzijds zie ik het als een verplichting van een goede leverancier, dat deze haar klanten goed informeert en wijst op eventuele risico’s. Zo houden we elkaar scherp en zorgen we dat deze branche nog professioneler wordt. En dat hopelijk bij een volgend onderzoek, zowel ‘kwaliteit’ als ‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen’ naast ‘prijs’ in de top 5 van selectiecriteria komen te staan.