10 Verborgen kosten

In het dagelijks beoefenen van het inkoopvak loop ik regelmatig tegen wel heel bijzondere manieren aan om het verdienmodel voor de verkoper aantrekkelijker te maken. Kosten, of beter gezegd verborgen opbrengsten voor de leverancier, die je als inkoper in eerste instantie, als onbekende in de materie, niet ziet, maar die er vaak wel zijn. Onderstaand een top 10 van verborgen kosten die je zomaar kunt tegenkomen.

In het dagelijks beoefenen van het inkoopvak loop ik regelmatig tegen wel heel bijzondere manieren aan om het verdienmodel voor de verkoper aantrekkelijker te maken. Kosten, of beter gezegd verborgen opbrengsten voor de leverancier, die je als inkoper in eerste instantie, als onbekende in de materie, niet ziet, maar die er vaak wel zijn. Onderstaand een top 10 van verborgen kosten die je zomaar kunt tegenkomen.

  1. Uurtarieven buiten kantoortijden
    Uurtarieven buiten de reguliere kantoortijden, zon- en feestdagen kom je regelmatig tegen. Deze schieten vaak omhoog tot wel 200% ten opzichte van het originele uurtarief van 100%. En dat is in veel gevallen onterecht. Een uurtarief is opgebouwd uit verschillende componenten welke zijn verdisconteerd in de reguliere uren. Een goed voorbeeld hiervan is overheadkosten. De kosten worden al gedekt in de reguliere uren, dus in de overuren kunnen deze kostencomponenten er uit. Dit scheelt aanzienlijk veel geld.
  2. In beheer gegeven producten
    Indien je eigenaar bent van ontwikkelde producten en deze producten bij de leverancier in beheer geeft, let dan bij het opstellen van de specificatie dat je de verzekering hier in meeneemt. De leverancier doet dit namelijk standaard, maar er achteraf extra om vragen kan tot een doublure leiden.
  3. Projectfee versus project uurtarieven
    Bij projecten wordt vaak gewerkt met een projectfee waar de overheadkosten in verwerkt zijn. Naast de projectfee worden bepaalde activiteiten alsnog separaat gefactureerd omdat het bijvoorbeeld meerwerk is. In dit uurtarief worden ook dezelfde overheadkosten verwerkt. En dat betekent dat je de overheadkosten dubbel betaalt.
  4. Reiskosten
    Bij het hanteren van reiskosten wordt, vanwege het gemak, vaak gerekend met een vast bedrag omdat de kosten afhankelijk zijn van woon/werk afstand. Dit wordt 100% doorberekend. Vaak is een veel lager percentage reëler omdat de werkzaamheden zoveel mogelijk worden geconcentreerd in regio´s zodat aanrijtijden en aantal kilometers laag blijven. Het wordt dan werk/werk afstand. Als je weet hoe het logistieke proces is ingeregeld bij een leverancier dan kun je beter inschatten wat realistisch is ten aanzien van reiskosten.
  5. Facturen
    Het hebben van veel facturen wijst vaak op veel orders met relatief weinig orderregels van een lage waarde. Door het samenvoegen van diverse orders ontstaat een aantrekkelijkere order welke een interessanter tarief oplevert die in verwerking tijd bespaart en in de factuurafhandeling veel geld scheelt. Verzamelfacturen of het maandelijks factureren zijn ook oplossingen voor dit fenomeen.
  6. Onjuiste Levering
    Door het niet leveren van exacte hoeveelheden in met name bulkgoederen kunnen extra kosten gemaakt worden. Deze zitten bijvoorbeeld in het niet geheel vullen van containers en vrachtwagens tot een onjuist gewicht per m3 doorgeven danwel bewust of onbewust. Controleer dus altijd de ontvangen orders en het gewicht per m2. Let op: dit gewicht kan verschillen per temperatuur of vochtigheidsgraad.
  7. Verdeling van overheadkosten
    Indien je een grote klant bent voor een relatief kleine leverancier is de kans groot dat jij de R&D kosten, transport en overheadkosten voor een groot deel voor je rekening neemt. Kleine klanten profiteren hiervan. Zorg voor transparantie zodat een juiste verdeling van deze kosten tot stand komt.
  8. Commissies bij media inkopen
    Bij het inkopen van media werkt men bij een grotere omzet met zogenaamde AVB’s, oftewel Agency Volume Bonussen/surcommission. Echter is het wel zaak hierom te vragen, anders krijg je dit wellicht niet.
  9. TCO
    Het kan niet vaak genoeg gezegd worden dat alle Total Cost of Ownership meegenomen dienen te worden. Regelmatig wordt dat toch nog vergeten. Vooral end-of-life kosten worden vaak vergeten. Een goed voorbeeld hiervan zijn leasekosten. Vaak is onduidelijk wat er wordt afgerekend bij meer en minder kilometers dan afgesproken. Bijvoorbeeld bij het rijden van minder kilometers wordt 3 cent gerekend, maar 8 cent per kilometer bij meer kilometers.

    Daarnaast wordt de schade verhaald op de klant bij inlevering terwijl in veel gevallen geen reparatie plaatsvindt. Bij doorverkoop van de auto wordt dan de werkelijk veroorzaakte waardevermindering in rekening gebracht. Deze is vaak lager dan de kosten van reparatie.

  10. Functienamen
    Verschillende bedrijven bezigen verschillende functienamen. Het vergelijk van functies is vaak lastig vanwege de diversiteit aan activiteiten, taken en verantwoordelijkheden. Vraag daarom altijd om de functieomschrijving en bevoegdheden. Dat geeft een goed beeld van de werkzaamheden en of het uurtarief terecht is.

Het behoeft geen uitleg dat het blootleggen van de verborgen kosten je veel geld kan besparen. Om de verborgen kosten bloot te leggen is het belangrijk inzicht te hebben in alle ‘cost drivers’. Reageer gerust als je deze lijst graag wilt aanvullen. Ik laat me graag verrassen met nog meer verborgen kosten.