De zij-instromer

Mocht ik ooit de kans krijgen om een voetbalteam samen te stellen dan zou ik dat als volgt doen: Op de vleugels zette ik de snelste 100-meter sprinters van Nederland. Als die de bal krijgen, komt niemand er meer aan. Als spits nam ik een streetdancer, kampioen moonwalken, die de tegenstander voortdurend in verwarring brengt. Verdedigers werden bij mij judoka’s, waar je onmogelijk omheen kunt en die, in het geval dat toch lukt, spectaculair kunnen vallen om een vrije trap uit te lokken. In de goal zou ik een schoonspringer zetten die met een schroefbeweging zijn beide voeten tegen de lat kan draaien, gestrekt. Dit team liet ik een jaartje oefenen en dan op naar het WK.

Mocht ik ooit de kans krijgen om een voetbalteam samen te stellen dan zou ik dat als volgt doen: Op de vleugels zette ik de snelste 100-meter sprinters van Nederland. Als die de bal krijgen, komt niemand er meer aan. Als spits nam ik een streetdancer, kampioen moonwalken, die de tegenstander voortdurend in verwarring brengt. Verdedigers werden bij mij judoka’s, waar je onmogelijk omheen kunt en die, in het geval dat toch lukt, spectaculair kunnen vallen om een vrije trap uit te lokken. In de goal zou ik een schoonspringer zetten die met een schroefbeweging zijn beide voeten tegen de lat kan draaien, gestrekt. Dit team liet ik een jaartje oefenen en dan op naar het WK.

Het zal er wel niet van komen. Simpel omdat niemand gelooft dat zoiets zou werken. Des te opmerkelijker dat inkoopafdelingen vaak op deze manier worden samengesteld. Dat leidt nogal eens tot tenenkrommende situaties.

Verstand

Vaak bestaat het idee dat een inkoper verstand van het product moet hebben en de commerciële vaardigheden er bij kan leren. Ik ken gevallen waarin dat prima lukt. Maar evenzo vaak gaat het mis. Zo komt het voor dat iemand met een ICT achtergrond op inkoop nagenoeg hetzelfde werk blijft doen als voorheen. De inkoper gaat dan niet alleen de offertes aanvragen, maar ook specificaties opstellen en uiteindelijk de Service Level Agreement. De inkoopafdeling komt daardoor nauwelijks aan inkopen toe.

Bij inkoopmanagers heb ik nog ergere voorbeelden gezien. Kwam de manager uit een financiële functie, dan ging hij afvaardigen dat de betalingstermijn van 30 naar 60 dagen moest. De manager uit logistieke hoek ging meteen een geautomatiseerd inkoopsysteem invoeren en vond niets belangrijker dan voorraadreductie. En wanneer de manager een technische achtergrond had, dan kregen alle leveranciers een brief dat zij 15% korting moesten geven of anders uit het bestand zouden worden gewipt. Daarna waren de ideeën op.

Vaag

Natuurlijk moet je het inkopen een keer proberen om te weten of het vak je ligt. Maar je moet dan wel leren inkopen en niet blijven doen wat je altijd al deed. Het probleem is dat het vaak niet duidelijk is wat er van een inkoopafdeling verwacht wordt. Vraag het aan een willekeurige buitenstaander en je krijgt wat vage omschrijvingen met woorden als onderhandelen, bestellen, offertes aanvragen of misschien specificeren, contracten opstellen en nog wat andere. Om bij de analogie te blijven, je zou het voetbalspel beschrijven als hardlopen, ingooien, overspelen en scoren. Allemaal waar, maar toch een beschrijving waar iemand die het spel niet kent geen chocola van kan maken. Als een nieuweling zou besluiten heel veel te gaan ingooien, dan helpt dat het team waarschijnlijk niet naar de overwinning.

De pan uit

De zij-instromer heeft dus nauwelijks kans van slagen als niet duidelijk is wat er van de inkoopafdeling verwacht wordt. Heeft het management dit zelf niet scherp voor ogen, dan is bovendien de kans groot dat ze mensen aanstelt met de verkeerde competenties. Je krijgt dan een afdeling die niet weet wat er moet gebeuren, met mensen die het niet kunnen. Daarna zal men lijdzaam toezien hoe iedereen zich de blubber werkt en de inkoopuitgaven de pan uit rijzen.

Ik zou alle zij-instromers willen adviseren eerst iemand te zoeken die verstand heeft van het spel. Is die in het eigen bedrijf niet te vinden, wees dan op uw hoede. De kans is groot dat u voor altijd in de amateurcompetitie zult blijven spelen.