‘Een inkoopprojectplan, is dat nu echt nodig?’

Om een inkoopproject succesvol uit te voeren is het aan te raden om bij de start een inkoopprojectplan of inkoopstrategie op te stellen en door de interne opdrachtgever goed te laten keuren. Door het opstellen van een dergelijk plan wordt voor alle betrokkenen, de interne opdrachtgever en het projectteam, het inkooptraject inzichtelijk en voorkomt men later tijdens de uitvoering verrassingen.

Om een inkoopproject succesvol uit te voeren is het aan te raden om bij de start een inkoopprojectplan of inkoopstrategie op te stellen en door de interne opdrachtgever goed te laten keuren. Door het opstellen van een dergelijk plan wordt voor alle betrokkenen, de interne opdrachtgever en het projectteam, het inkooptraject inzichtelijk en voorkomt men later tijdens de uitvoering verrassingen.Om dit doel te bereiken worden in het projectplan de volgende zaken opgenomen:

  • Doelstelling en resultaat van het project
    Wat wenst een organisatie te bereiken met het project? Waarom wordt het project gedaan? Aan wie wordt het resultaat (meestal een contract) overgedragen?
  • Scope van het project 
    Wat behoort er tot de scope van het project en wat behoort er niet toe? Door dit duidelijk vast te leggen is ook voor het de interne opdrachtgever helder wat er wel en niet gaat worden ingekocht. Deze scope wordt later uitgewerkt in het ‘Programma van Eisen’.
  • De planning
    Een project in de publieke sector is gebonden aan de regelgeving van de aanbestedingswet en de daarbij behorende termijnen. Door de planning globaal vast te stellen wordt inzichtelijk wanneer het project ongeveer zal zijn afgerond en wanneer de huidige contracten dus moeten zijn opgezegd.
  • Het Budget
    Wat zijn de huidige kosten van het inkooppakket? Wat is het budget van de opdrachtgever voor het project? Wat als dit niet toereikend is? En hoe belangrijk is het budget ten opzichte van de kwaliteit?
  • Relaties met andere projecten
    Welke relatie is er met andere projecten binnen de organisatie? Wanneer het project afhankelijk is van andere projecten kan dit mogelijk de doorlooptijd van het project beïnvloeden omdat het andere project eerst afgerond dient te worden. Niet zelden weten projectgroepleden niet van andere gerelateerde projecten (als bijvoorbeeld een reorganisatie, verhuizing of fusie).
  • Betrokkenen bij het project
    Wie zijn er vanuit de opdrachtgever betrokken bij het project, bijvoorbeeld in de projectgroep? Wat is hun expertise en rol in het project? Wie is de verantwoordelijke en dient zijn goedkeuring te geven en is bevoegd om uiteindelijk het contract te ondertekenen? Is een klankbordgroep gewenst (met een afvaardiging van de medewerkers)? En hoeveel inzet wordt er van ieder projectgroeplid (op welk moment) verwacht?
  • Risico’s
    Welke risico’s kent het project? En welke maatregelen kunnen er getroffen worden om de risico’s te verminderen?

Bovenstaande onderwerpen worden besproken in een kick-off meeting van de projectgroep, waarna er een concept projectplan wordt opgesteld. Het concept plan wordt in het projectteam besproken en verder gefinetuned, waarna het ter accordering wordt voorgelegd aan de interne opdrachtgever. Wanneer de interne opdrachtgever akkoord gaat is voor iedereen die bij het project betrokken is helder door wie het project wordt uitgevoerd, op welke wijze, binnen welke termijn, met welk budget en wat het te verwachten eindresultaat van het project is. Het project kan gestart worden en zal veel soepeler verlopen dan een project zonder projectplan.