De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 2

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 2

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

In het eerste deel van deze reeks artikelen over de herziene Gids Proportionaliteit ben ik ingegaan op de wijzigingen inzake elektronisch aanbesteden en de facultatieve uitsluitingsgronden. In het tweede deel van deze driedelige reeks artikelen zal ik ingaan op de aan onderaannemers gestelde eisen, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen, de accountantsverklaring en referenties.

3. (Eisen aan) Onderaannemers

Krijgt u te maken met onderaannemers, dan mag u aan hen geen zwaardere eisen stellen dan aan de inschrijvers zelf. Dat is disproportioneel volgens de Gids. Ook moeten de eisen die u aan onderaannemers stelt, direct terug te voeren zijn op (de competenties die benodigd zijn voor) de aan te besteden opdracht. Anders voldoet u ook niet aan de proportionaliteitseis.

4. Bewijsmiddelen

U mag slechts de inschrijver, die de economisch meest voordelige inschrijving heeft uitgebracht, vragen om bewijsmiddelen te leveren waarmee hij kan aantonen dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Volgens de Gids is het ook disproportioneel om meer bewijsmiddelen te vragen dan die daadwerkelijk betrekking hebben op de door u gestelde uitsluitingsgronden.
De opgave van uitsluitingsgronden moet voortaan verplicht gedaan worden via het UEA, het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, dat in de plaats van de vroegere Eigen verklaring is gekomen.

“U mag alleen zekerheidsstelling van inschrijvers eisen, voor zover die noodzakelijk is voor het afdekken van de risico’s.”

5. Zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen

Voorschrift 3.5 D van de Gids gaat over zekerheidsstellingen, bijvoorbeeld cessie (van verzekeringspenningen), bankgaranties, inhouding van betalingen en escrows. (Met cessie van verzekeringspenningen wordt bedoeld dat de verzekeraar haar vorderingen op de verzekerde, bijvoorbeeld verzekeringspremies of uitkeringen, overdraagt aan anderen, bijvoorbeeld aan u als opdrachtgever.) Deze regels zijn gesteld omdat u er als aanbestedende dienst – in het kader van uw naleving van het proportionaliteitsbeginsel – altijd rekening mee moet houden wat de door u gestelde eisen en regels in de praktijk betekenen voor de inschrijvers. Het eisen van zekerheidsstellingen betekent voor elke inschrijver namelijk hoge kosten en beperkt de inschrijver in de mogelijkheden om zijn geld te beheren en besteden.

U mag alleen zekerheidsstelling van inschrijvers eisen, voor zover die noodzakelijk is voor het afdekken van de risico’s, verbonden aan de uitvoering van de opdracht. En dan nog mag de waarde van de zekerheidsstelling maximaal 5% van de waarde van de opdracht zijn. Wilt u van dit percentage afwijken, in die zin dat u een hoger percentage wil eisen, dan moet u dat deugdelijk motiveren in uw aanbestedingsstukken. Dit mag bijvoorbeeld wanneer u met de inschrijver overeengekomen bent dat u hem vooruit betaalt, dus voordat hij de prestatie heeft geleverd: de hoogte van de zekerheidsstelling mag u in zo’n geval relateren aan de door u gegeven vooruitbetaling of het door u gegeven voorschot. In het kader van de proportionaliteit mag u niet vragen dat de zekerheidsstelling langer loopt dan strikt noodzakelijk is voor de aan te besteden opdracht en raadt de Gids u aan om de zekerheidsstelling naar beneden bij te stellen, wanneer een deel van de opdracht is afgerond. Ook moet u in het oog houden dat u geen dubbele zekerheidsstellingen (bijvoorbeeld zowel een bankgarantie, als inhouding van betalingen) mag vragen: dat is disproportioneel.

Omdat verzekeraars in het algemeen niet instemmen met het cederen van verzekeringspenningen wordt het door de Gids sterk afgeraden om inschrijvers te vragen om cessie van verzekeringspenningen.

6. Accountantsverklaring

Pas nadat u een opdracht heeft gegund, mag u van de partij aan wie u gegund heeft, een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening vragen. U mag echter geen door de accountant overgelegde (deel-)verklaring, die betrekking heeft op een of meer onderdelen van de jaarrekening van de inschrijver, verlangen. Is een inschrijver niet jaarrekeningplichtig, dan is het voldoende dat hij een beoordelings- of samenstellingsverklaring overlegt. Zie hiervoor voorschrift 3.5 E van de Gids.

De achterliggende reden voor laatstgenoemd voorschrift is wederom, dat het in beginsel disproportioneel is om een goedkeurende accountantsverklaring bij een jaarrekening te vragen aan een ondernemer die niet jaarrekeningplichtig is, omdat het voor die ondernemer voor extra administratieve verplichtingen zorgt. Van dergelijke inschrijvers kunt u dus ofwel een beoordelings-, ofwel een samenstellingsverklaring eisen, maar dan alleen van de inschrijver waarvan u verwacht, dat die de opdracht gegund zal krijgen.

Afwijkende of aanvullende verklaringen mag u niet eisen: dat is disproportioneel. U mag dus niet vragen om extra verklaringen bij bijvoorbeeld referentieprojecten. En wanneer een inschrijver deel uitmaakt van een concern, is het voldoende dat de inschrijver geconsolideerde jaarstukken van het gehele concern overlegt: vragen naar een enkelvoudige accountantsverklaring daarnaast is disproportioneel, wanneer het concern alleen geconsolideerde jaarstukken beschikbaar heeft. U mag dan wel van de inschrijver vragen dat zij via een eenvoudige verklaring vastlegt, dat het concern met betrekking tot de door u gestelde eisen garant staat voor deze inschrijver.

“Pas nadat u een opdracht heeft gegund, mag u van de partij aan wie u gegund heeft, een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening vragen.”

7. Referenties

Volgens voorschrift 3.5 G van de Gids mag u per kerncompetentie maximaal een (1) referentie vragen. Volgens de Gids is dat voldoende. Vraagt u naar referentieprojecten, dan raadt de Gids u aan om niet te vragen naar referentieprojecten met een hogere waarde dan maximaal 60% van de geraamde waarde van de opdracht, die wordt aanbesteed. Wilt u daarvan afwijken, dan moet u dat gedegen motiveren.

Voor werken mag u een referentietermijn van maximaal 5 jaar aanhouden. Voor diensten en leveringen geldt een referentietermijn van maximaal 3 jaar. U mag deze termijnen verkorten, maar niet verlengen. Alleen wanneer er onvoldoende gegadigden zijn die kunnen voldoen aan de door u gestelde referentie-eisen, mag u overgaan tot verlenging van deze termijnen.
Uit de overgelegde referenties moet blijken dat de inschrijver daadwerkelijk beschikt over de competenties, die noodzakelijk zijn om hetgeen u vraagt, in de praktijk te brengen. Het is niet nodig dat de referenties betrekking hebben op identieke opdrachten, als die u wilt aanbesteden.

Verder wordt aangeraden terughoudend te zijn met het stellen van vormvereisten aan referenties. In de praktijk zou dat namelijk voor de inschrijver kunnen betekenen dat hij telkens terug moet naar zijn referent (waarvoor hij mogelijk jaren geleden de referentieopdracht heeft verricht) om telkens opnieuw om een handtekening te vragen voor telkens een nieuw referentie-opgave-model. De Gids geeft aan dat dit disproportioneel is, omdat het onder andere leidt tot ongewenste administratieve belasting van de inschrijver.

In het derde en laatste deel van deze serie komen referenties, aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden aan bod. In het laatste deel treft u ook een handig overzicht aan waarin u in een oogopslag kunt zien op welke wijze de behandelde onderwerpen in het kader van het proportionaliteitsbeginsel juist worden toegepast en wanneer dat juist niet het geval is.