Waar moet u rekening mee houden bij het opstellen van KPI’s

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”SiteOrigin_Widget_Image_Widget”][/siteorigin_widget]

Het bepalen en overeenkomen van Key Prestatie Indicatoren (KPI’s) met een leverancier kan een lastig traject zijn. U heeft bepaalde KPI’s in uw hoofd en de leverancier ziet dat toch net iets anders. In dit artikel geef ik tips waar u op kunt letten bij het definiëren van KPI’s om de leveranciersprestatie te meten? En wat voor consequenties moeten er zijn als de KPI niet gehaald wordt?

De basisvraag voor mij is altijd: wat is de bedoeling van KPI? Een praatstuk creëren of direct een boete bij niet voldoende presteren?
Bepaal per contract of het wenselijk is om KPI’s af te spreken. In de regel geldt dat de meeste afspraken zich wel lenen voor KPI’s, het is alleen de vraag of het ook altijd wenselijk is.

Per inkooppakket moet gekeken worden wat de beste strategie is. Voor bijvoorbeeld het kopen van facilitaire gebruiksproducten bij de groothandel, wegen de baten vaak niet op tegen de kosten om KPI’s te beheren. Er is in geval van nood altijd wel ergens nog wat wc-papier te vinden. Maar bij de inhuur van personeel kan het zeker lonen om een KPI af te spreken op het aantal ingevulde diensten of het verlooppercentage.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Smart fomuleren KPI

Voor het opstellen van een KPI, is de beste tip om een KPI SMART te maken.
SMART staat natuurlijk voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Specifiek: probeer zo specifiek mogelijk de norm te definiëren waaraan voldaan moet worden. Als het gaat om bijvoorbeeld een software cloud dienst is de eerste die in gedachten springt dat de software minimaal 99% van de tijd beschikbaar is. Maar wat is dan 99% van de tijd? 99% van 24/7? 99% van maandag tot en met vrijdag of 99% op werkdagen tussen 08.00 en 18.00 uur?

Meetbaar: stel zeker dat de KPI goed meetbaar is door bijvoorbeeld rapportages. Zorg ervoor dat zeker is dat de gevraagde gegevens opgeleverd kunnen worden, of door een eigen systeem of door de leverancier. Het afspreken van een KPI die niemand kan meten is zinloos. Bijvoorbeeld een KPI op reactietijden: een beveiliger moet binnen 10 minuten ter plaatse zijn bij alarmopvolging. Is dit wel meetbaar? Betekent dit in de praktijk dat er iemand met een stopwatch moet klaar zitten omdat er geen andere manieren zijn om dit te meten?

Acceptabel: is de KPI acceptabel voor de organisatie? Het heeft geen zin om een KPI af te sluiten die niet aansluit bij uw doelstellingen. Denk bijvoorbeeld aan een KPI op responsetijd door een extern callcenter. Het is niet zinnig om een responsetijd op binnenkomende e-mails af te spreken van 48 uur terwijl uw bedrijf zelf streeft naar maximaal 24 uur responsetijd.

Realistisch: stel realistische KPI’s. Het is bijvoorbeeld niet nodig om een KPI af te spreken op het verminderen van het aantal facturen, terwijl er net een systeem is aangeschaft dat oneindig veel facturen tegen een vast bedrag verwerkt. Vaak hangt realistisch ook samen met Meetbaar, zie het voorbeeld van over alarmopvolging.

Tijdsgebonden: Stel duidelijke tijdslijnen waarin de prestatie gemeten wordt, houd de periode zo veel mogelijk beperkt zodat er de mogelijkheid is snel de prestatie te kunnen sturen. Bepaal daarnaast ook of het nodig is om de KPI in de tijd aan te passen/ aan te scherpen. Het kan een optie zijn om een groeipad af te spreken naar een bepaald niveau toe. Op het moment dat er een nieuwe leverancier wordt gecontracteerd, kan het zo maar zijn dat iedereen al weet dat de eerste periode KPI’s niet worden gehaald. Door af en toe KPI’s aan te scherpen houden partijen elkaar ook scherp.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Consequenties niet halen KPI

En dan de consequenties: Het is ook belangrijk om na te denken over de consequentie van het niet halen van een KPI.
De traditionele consequentie is het afspreken van een boete. Maar is dit wel altijd de beste oplossing? Hoe reëel is het om over een minder belangrijke KPI een boete te af te spreken? Focus op datgene dat voor u belangrijk is, scheid hoofd- van bijzaken.

En als laatste aandachtspunt: zorg ervoor dat er bij het vaststellen van de KPI’s overeenstemming met de leverancier is over de uitgangspunten en randvoorwaarden en bevestig dit over en weer, leg het uiteindelijke resultaat bij voorkeur vast in een SLA.

U merkt, er zijn best wat haken en ogen aan het opstellen van KPI’s. Vergeet zeker ook niet de consequenties.
Komt u er niet uit, schakel dan hulp in. Een partij als Emeritor helpt u graag.

“Inhuur niet altijd op de beste manier uitgevraagd?”

Kerstmannen voor de verkeerde klus ingehuurd rond kersttijd

Kerstmannen voor de verkeerde klus ingehuurd rond kersttijdHier wordt weer een mooi voorbeeld van niet goed specificeren gegeven.

Kerstmannen zijn misschien buiten het kerstseizoen goedkope arbeidskrachten, maar hier is wellicht meer behoefte aan personeel dat weet hoe het een spoorbaan moet aanleggen, dan aan personeel dat er normaal gesproken overheen vliegt…

Lees meer “Inhuur niet altijd op de beste manier uitgevraagd?”