9 tips voor het inkopen van Arbodiensten

 

De dokter, we komen er liever niet. Maar wanneer een van je werknemers ziek wordt is het belangrijk dat er goede zorg is. Voor veel bedrijven is het inkopen van de arbodienst een lastig pakket. Want wat koop ik? Waar moet je als inkoper op letten als je een arbodienst inkoopt? Wat mag je van je arbodienst verwachten en hoe beweeg je je door deze markt?

Een overzicht in 9 tips:

  1. Zorg dat je weet wat je krijgt
    De markt van arbodienstverlening is divers. Omdat aanbieders verschillende pakketten aanbieden is het lastig om ze te vergelijken. Daar komt nog bij dat de dienstverlening onderhevig is aan veranderende wetgeving. Zorg daarom eerst voor transparantie.
    Het is van belang inzicht te krijgen in de benodigde dienstverlening en eventuele optionele diensten. Op deze manier is vooraf duidelijk wat wel en wat niet inclusief wordt gerekend in de geoffreerde prijs, hoe processen verlopen, wie voor welk onderdeel verantwoordelijk is en aan welke eisen de ingezette professionals moeten voldoen.
  2. Kies voor een specialist
    De termen bedrijfsarts en arbo-arts worden veelal door elkaar gebruikt en refereren naar een arts die ingezet wordt bij het vormgeven, adviseren en begeleiden van het gezondheidsbeleid. Iemand die aantoonbaar verstand van zaken heeft over arbogerelateerde zaken, gezond ondernemen en het UWV. Raadzaam is om te kiezen voor een geregistreerde bedrijfsarts, zodat het arbobeleid effectief en conform alle wet- en regelgeving wordt gevolgd.
    Bedrijfsartsen hebben een specialisatie gevolgd, staan geregistreerd, volgen nascholing en worden getoetst op hun kennis en kunde door de visitatie van de beroepsvereniging NVAB. Alleen een geregistreerde arts doorverwijzen naar de curatieve sector, dit alles geldt niet voor een arbo-arts.
  3. Kies geen standaardabonnement
    Elke organisatie is anders. Organisaties zijn anders ingericht, kennen een andere structuur, cultuur en eigen problematieken met betrekking tot arbeidsgezondheid. Laat dus de arbodienst maatwerk aanbieden. Schets bij de uitvraag een duidelijk beeld van uw organisatie, de problematiek, de ambitie en de visie met betrekking tot werkgeverschap.
  4. Beveiliging is een must!
    Het is van groot belang dat de (medische) gegevens van je werknemers niet op straat komen te liggen. Kijk daarom goed naar de beveiliging die de arbodienst biedt.
    De ISO-certificering 27001 is een internationale standaard van informatiebeveiliging van persoons- en medische gegevens. Het is de hoogste vorm van ISO-certificering op het gebied van informatiebeveiliging, waarin gekeken wordt of een organisatie zijn security en informatieverwerking goed op orde heeft. Organisaties met deze certificering voldoen aan deze hoogste vorm van informatiebeveiliging en hebben voldaan aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de borging van gegevensverwerking bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
  5. Kies geen leverancier, maar een sparrings-partner
    Geef goed aan wat de rol is die de arbodienst in moet gaan vullen. De arbodienst moet jouw belangrijkste partner worden op het gebied van arbodienstverlening, wetgeving en het gezondheidsbeleid van de organisatie.
    Kies dus een partij die in staat is als ‘sparringspartner’ op te treden, mee te denken in het vormen van het beleid en een activerende rol aan zal nemen.
  6. Kies een flexibele dienstverlener
    Veranderingen die elkaar snel opvolgen is de trend binnen de arbodienstverlening en het gezondheidsmanagement in organisaties. Dienstverleners en je potentiele leveranciers moeten in staat zijn mee te bewegen met de heersende trends en ontwikkelingen.
    De arbodienstverlener moet op deze trends en ontwikkelingen in kunnen spelen. Bekijk daarom vantevoren de voorwaarden en overweeg of die aansluiten deze bij de behoeften van de interne organisatie.
  7. Kies voor een vast klantteam
    Het is belangrijk dat de bedrijfsarts een goede klik heeft met de organisatie. Hij of zij is tenslotte een aanspreekpunt voor de medewerkers. Stel zeker dat je hier een stem hebt in de keuze voor de bedrijfsarts. Vraag ook om een vast klantteam. Let op de communicatielijnen en de eventuele overlap met andere activiteiten zoals de RI&E. Korte lijnen, heldere communicatie en deskundig en concreet advies, helpen in de overdracht en bij de uitvoering van de dienstverlening.
  8. Betrek de juiste mensen bij de selectie
    Draag er zorg voor dat de juiste mensen binnen de organisatie worden aangehaakt bij het selectieproces. Wie zijn de belanghebbenden? Naast de HR-medewerkers zijn dit vaak ook de teamleiders, managers en moet misschien ook de OR betrokken worden?
  9. Spreek een duidelijke SLA af
    Het verzuimcijfer kan omlaag en de arbodienstverlener kan daar voor zorgen. Spreek een duidelijke SLA (Een Service Level Agreement) af over het niveau van de te leveren service, prioriteiten, verantwoordelijkheden en garanties. Maak deze afspraken meetbaar. Houd vervolgens in kwartaal meetings bij of deze afspraken worden gehaald.

Ten slotte
Minder leveranciers en de verantwoordelijkheid bij één partij, hebben direct, zowel organisatorisch als administratief een positieve werking op de uitvoering en opvolging van het gezondheidsbeleid. Kijk daarom of je de arbodiensten gecombineerd in kan kopen met andere diensten op het gebied van gezondheidsmanagement.

 

9 Tips voor het inkopen van premiums

Premiums, relatiegescheken, reclame-artikelen, gifts, gadgets er zijn vele namen voor deze producten. Voor veel bedrijven zijn de inkopen van deze premiums incidenteel en behoort het niet tot de corebusiness. Waar moet je als inkoper op letten als je deze producten inkoopt? Wat mag je van je leverancier verwachten en hoe beweeg je je door deze markt?

Een overzicht in 9 tips:

Lees meer 9 Tips voor het inkopen van premiums

Aanbestedingsplatforms naar Europese Rechter voor TenderNed

Vier Nederlandse aanbestedingsplatforms (CTM Solution, Aanbestedingskalender, ProjectNed en Negometrix) stappen binnenkort naar het Europese Gerecht (ECG) in Luxemburg, nu de Europese Commissie hun klacht over onrechtmatige Nederlandse staatssteun aan het platform TenderNed heeft afgewezen.

De Nederlandse sites stapten 3 jaar geleden met hun klachten  naar de Europese Commissie. Brussel wees de klacht echter van de hand. De steun zou wel geoorloofd zijn doordat de website een onrendabele dienst van algemeen belang is.

Lees meer Aanbestedingsplatforms naar Europese Rechter voor TenderNed