Productiviteit van het inkoopproces

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Het beste resultaat, als uitkomst, van het offerteproces realiseert men door meerdere leveranciers te benaderen, de kans op betere tarieven neemt hiermee toe. Alleen hoeveel leveranciers moet men dan benaderen? 

Door voorselectie kan men de betere passende leveranciers selecteren, alleen hoe vindt men die? Hoe verhoogt men de effectiviteit van dit inkoopproces met oog op de efficiency.

Economic Tender Quantity1

Door middel van offerteaanvragen wordt gebruik gemaakt van de marktwerking om een zo gunstig mogelijke aanbieding te verkrijgen. Hoe meer offertes er worden ontvangen hoe groter de kans op een verbetering. De aangeboden tarieven zullen een zekere spreiding vertonen. Deze gedachte volgend, neigt men er dan ook naar om het aantal groter te maken zodat de kans het grootst is op het laagste tarief.

Daartegenover dienen deze aanbiedingen ook allemaal beoordeeld te worden. De hiermee gemoeide kosten zijn deels vaste kosten (het opstellen van de specificaties) en deels variabal (de beoordelingskosten). Hoe meer offertes worden gevraagd hoe hoger de beoordelingskosten zullen zijn. De kosten die hiermee gepaard gaan, hebben een negatieve invloed op het eindresultaat.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Het optimale aantal dient daarmee gebaseerd te zijn op de spreiding van de mogelijke aangeboden tarieven. Hoe groot is de kans op een beter tarief, wat is de meerwaarde daarvan en weegt dat op tegenover de extra kosten. Spreiding van de tarieven is daarin leidend en niet, zo als vaak in de praktijk, de contractwaarde.

Best Fit Supplier

Wanneer het aantal op te vragen offertes bepaald is ontstaat de vraag welke partijen benaderd gaan worden. Welke leverancier past het best. Vaak wordt gekozen voor de methode “wie kennen we al en wie googlen we erbij”. Deze geselecteerde organisaties wordt dan gevraagd in hun offerte hun antwoorden te geven op de eisen en wensen. Met daarbij het risico dat men de vragen aan de verkeerde partij heeft gesteld.

Een veel effectievere manier is ontstaan door internet en zogenaamde bigdata. Kredietbeoordelingsbedrijven verzamelen ongelooflijk veel informatie over bedrijven waarmee veel meer dan alleen kredietwaardigheid wordt gemonitord. De mogelijkheid ontstaat hiermee om door middel van voorselectie-criteria, organisaties te toetsen op de criteria voortkomend uit de kernwaarden.

Door middel van een “Kieskeurig voor Inkoop” vindt selectie plaats door uitsluiting op bijvoorbeeld: onzorgvuldigheid, financieel ongezond, frauduleuze en criminele organisatie, weinig-maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen. Men kan een groot aantal “lookalikes” terugbrengen naar bijvoorbeeld de top 5 best passende leveranciers.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Conclusie

Vanzelfsprekend zijn er allerlei randvoorwaarden van toepassing maar door de juiste overwegingen te maken in zowel het aantal op te vragen leveranciers als een voorselectie te maken zal de efficiency en de effectiviteit van het inkoopproces sterk toe nemen.