Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Per 1 juli aanstaande is het voor aanbestedende diensten verplicht om alle overheidsopdrachten, die op grond van de Aanbestedingswet 2012 moeten worden aangekondigd, elektronisch aan te besteden. Wat ons betreft geldt dit ook voor opdrachten die nationaal, bijvoorbeeld op basis van inkoopbeleid, of vrijwillig vooraf worden aangekondigd. 

Elektronisch aanbesteden betekent dat, zoals ook in de Aanbestedingswet is geregeld, alle communicatie tussen inschrijvers (ook gegadigden) enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen. Natuurlijk geldt deze verplichting alleen als volledige elektronische communicatie feitelijk mogelijk is. Denk in dit kader bijvoorbeeld aan in te zenden monsters en maquettes die nu eenmaal niet per e-mail kunnen worden verstuurd!

Er is echter geen verplichting om de beoordeling van de inschrijvingen (of aanmeldingen) en de bepaling van de rangorde van inschrijvers elektronisch uit te voeren.

“Elektronisch aanbesteden betekent dat alle communicatie tussen inschrijvers enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen.”

Elektronisch aanbesteden kan met TenderNed  (daar publiceert u al dan niet via een ander platform nu ook al), maar ook met andere platforms als Negometrix, CTM solutions of andere vergelijkbare platforms. Deze commerciële platforms bieden meer functionaliteiten, bijvoorbeeld het toewijzen van vragen aan collega’s, en opties zoals contractmanagement dan TenderNed. Maar de inrichting van uw inkooporganisatie en het aantal aanbestedingen dat u jaarlijks elektronisch zou moeten uitvoeren bepaalt de keuze. 

Gaat u TenderNed vanaf 1 juli gebruiken, dan is het verstandig om goed bekend te raken met de functionaliteiten van TenderNed zoals de berichtenmodule, de beoordelingsmodule en de vraag- en antwoord module. Maar dat geldt natuurlijk ook als u na 1 juli start met een commercieel platform.

“Welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn.”

Wilt u alle aanbestedingen en dus ook de meervoudig onderhandse aanbestedingen, de dynamische aankoopsystemen en groslijsten elektronisch uitvoeren, dan komt alleen een commercieel systeem in aanmerking.

Tot slot, welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken (in feite de door u in het systeem geplaatste content) duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn. Daarbij hoort in ieder geval het attenderen op tijdig starten met de inschrijving, een afwenteling van risico’s (die aan de inschrijver zijn toe te rekenen) naar de inschrijvers en een verwijzing naar de helpdesk van het systeem.

Bedrijven met een duurzaam inkoopbeleid presteren op de langere termijn beter

Op korte termijn is een duurzaam inkoopbeleid duurder, maar compensatie vindt plaats op de langere termijn. Dit blijkt uit onderzoek van Sophie Gaarenstroom van de Erasmus Universiteit. Zij heeft voor haar Master Thesis – waarvoor ze de KPMG-RSM Sustainability Master Thesis Award heft gewonnen –  een enquête gehouden onder 257 inkoopmanagers van Nederlandse busines-to-business bedrijven actief in de maak- en machine industrie.

Uit haar onderzoek blijkt dat bedrijven met een duurzaam inkoopbeleid op de langere termijn beter presteren dan concurrenten zonder een duurzaam inkoopbeleid. Maatschappelijk verantwoord ondernemen heeft een positief effect op operationeel en relationeel niveau. Operationeel gezien leidt een duurzaam inkoopbeleid tot lagere kosten, verbeterde kwaliteit en snellere projectresultaten. Relationeel resulteert het beleid in een verbeterde samenwerking met de leveranciers. Wel vraagt een duurzaam inkoopbeleid om coöperatieve inspanning en investeringen.

Bron: Thesis ‘Socially Responsible Purchasing’

56% van de gemeenten gebruikt ‘sjoemelstroom’

56% van de Nederlandse gemeenten koopt sjoemelstroom in, zo blijkt uit een enquête van de Volkskrant onder 154 gemeenten. Dit terwijl de gemeenschappelijke overheden zichzelf het doel hebben gesteld om alleen duurzame energie in te kopen. ‘Sjoemelstroom’ is grijze stroom die wordt vergroend door het inkopen van certificaten van Noorse waterkrachtcentrales. Hierdoor gaat er geen enkele stimulans uit naar de concrete vergroening van de energieopwekking. Op dit moment zijn er initiatieven vanuit verschillende gemeenten om de ‘sjoemelstroom’ te vervangen door energie die daadwerkelijk duurzaam is opgewekt. Zo wordt er extra aandacht besteed aan de specificatie van groene stroom en de criteria die aan er aan gesteld worden.

Bron: Volkskrant, 6 maart 2014