Doet ‘ie het of doet ‘ie het niet: twijfels aan een inschrijving

Doet ‘ie het of doet ‘ie het niet: twijfels aan een inschrijving

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Vast allemaal het volgende wel eens meegemaakt: de inschrijvingen op een aanbesteding zijn binnen en er is een inschrijver waarvan je denkt “Nou nou, gaat er wel geleverd worden wat er is gevraagd?”. Lastig, want je wilt de toekomstige leverancier natuurlijk het vertrouwen geven dat deze het kan en doet! Maar niets menselijks is ons vreemd: zekerheid willen we allemaal!

Natuurlijk kan je om verduidelijking vragen maar dat mag immers niet tot gevolg hebben dat de inschrijving wordt gewijzigd, en het is dus maar de vraag wat je met het antwoord gaat doen! Er zijn twee mogelijkheden:

1. Je hebt het gevoel dat het niet gaat lukken maar je kunt het niet hard maken. In dat geval is een vraag als “Kunt u bevestigen dat uw inschrijving voldoet aan alle gestelde eisen, zowel de eisen uit het PvE als de uitvoeringseisen?” de enige mogelijkheid. Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: “Ja” en “Nee”. Bij “Nee” moet de inschrijving ongeldig worden verklaard en terzijde worden gelegd omdat er niet aan de eisen wordt voldaan. Bij “Ja” heb je geen andere keus dan de inschrijving te accepteren zoals deze is en  in de uitvoering van de overeenkomst zeer frequent monitoren of de overeenkomst wordt nagekomen en zo niet de noodzakelijke acties ondernemen.

“Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: “Ja” en “Nee”. “

2. Je twijfelt op basis van kennis en ervaring of de inschrijver het wel waar kan maken wat er is opgeschreven. In dat geval kan je de inschrijver vragen te verduidelijken of en hoe deze aan de eisen denkt te gaan voldoen. Bestaat er dan nog steeds twijfel dan kan de inschrijving ongeldig worden verklaard maar dan moet je, gezien de jurisprudentie van de afgelopen jaren, als aanbestedende dienst wel met sterke bewijzen (liefst op basis van onafhankelijk onderzoek) komen. Je kunt natuurlijk ook de vraag onder 1) stellen. 

Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt. Twijfel je, stel dan een vraag . Bedenk daarbij vooraf wat de antwoorden kunnen zijn, want als een inschrijver uit enthousiasme een inschrijving wijzigt waar eigenlijk niets mee aan de hand was moet de inschrijving terzijde worden gelegd. Denk hierbij aan de situatie waarin de inschrijver denkt een nog betere aanbieding te doen terwijl de eerste aanbieding prima was maar de uitleg nodig was voor begrip aan jouw kant. Erg jammer als dat nou achteraf de winnende inschrijving bleek te zijn…

“Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt..”

Observaties uit administraties

Observaties uit administraties

Florian Helsoot

Financial Data Analyst

Bij Emeritor komen allerlei administraties langs. Uitstekende administraties, waarbij uitgebreide analyses gemaakt kunnen worden, en administraties die de analyse extra uitdagend maken. Graag deel ik met jullie vijf opvallende observaties uit de uitdagendere administraties van afgelopen jaar.

Een financiële administratie verschaft in principe informatie tot op factuurregel niveau. Het is al snel mogelijk iets te zeggen over de aard van de kosten aan de hand van de crediteur. Neem een leveranciersnaam als Nuon. Deze inkoop betreft waarschijnlijk inkoop van nutsvoorzieningen. Categorisering op basis van leveranciersnaam blijft vaak oppervlakkig. In het geval van de leverancier Randstad, kan de aard van de kosten kan nog vele kanten op. Om te weten of het inhuur van marketing uitzendkrachten, financieel advies of recruitmentvergoedingen betreft, zal dieper gegraven moeten worden.

Een duidelijke administratie geeft ook veel informatie op grootboekrekening niveau. De enige kanttekening hierbij is de afhankelijkheid van de financiële afdeling. Een grootboekrekening als representatiekosten kan vol zitten met kosten die gemaakt zijn voor het personeel, maar ook voor marketing doeleinden. Vanuit inkoop technisch oogpunt een belangrijk verschil. Bovendien kunnen onduidelijke facturen of voor de administratie onbekende crediteuren onder allerlei grootboekrekeningen zijn weg geboekt. In dit soort gevallen geeft de factuuromschrijving meestal uitsluitsel over de aard van de inkoop. De eerste observatie die volgt, haakt hier meteen op in.

“Je zou denken dat bekend is aan wie betaald wordt.”

1) De lettervrije administratie
De lettervrije administratie bestaat alleen uit codes. Coderen werkt voor alle waarden in de administratie, behalve voor factuuromschrijvingen. De controleslag die factuuromschrijvingen kunnen bieden, was hier dus niet mogelijk. In dit geval is de kwaliteit van de analyse volledig afhankelijk van crediteurnamen en grootboekomschrijvingen.

2) De onbekende crediteur
Je zou denken dat bekend is aan wie betaald wordt. Toch vind ik in veel administraties posten terug zonder crediteurnaam of geboekt onder een crediteurnaam als onbekend. Over het algemeen zijn de betreffende facturen terug te vinden in grootboeken die voor inkoop weinig interessant zijn, zoals declaraties. De facturen zonder crediteur blijven in dat geval buiten de analyse. In deze betreffende administratie was, van het niet uitgesloten inkoopvolume, meer dan een kwart geboekt met crediteuromschrijving unknown. Succes met leveranciers-onderhandelingen!

3) De verloren facturen
Een enkele keer was het gepresenteerde inkoopvolume verrassend laag. De verwachting was dat er te veel grootboeken of crediteuren waren uitgesloten tijdens de analyse. Later bleek dat er slechts drie facturen buiten de aangeleverde administratie waren gevallen. Drie facturen zorgen meestal niet voor een significant veranderde output, echter waren deze drie facturen verantwoordelijk voor maar liefst 15% van het totale inkoopvolume.

4) De leveranciersgrootboekrekening
Soms is er een leverancier of een factuur die bij meerdere grootboeken past. Het is een kwestie van interpretatie van de financiële medewerker in welke deze dan terecht komt. Mogelijk wordt zelfs gekozen voor een nieuwe grootboekrekening. Doorgaans kom ik honderd tot honderdvijftig grootboeken tegen per administratie. De meest uitgebreide administratie afgelopen jaar bracht me welgeteld 462 grootboeken. Opvallend was dat van deze grootboeken bijna de helft gelijk was aan een leveranciersnaam. Extra opvallend was dat enkele leveranciers zelfs twee grootboeken hadden: een gelijk aan de leveranciersnaam en een gelijk aan leveranciersnaam + b.v.

“De meest uitgebreide administratie afgelopen jaar bracht me wel 462 grootboeken.”

5) De sluitpostrekening
De sluitpost is volgens het woordenboek, mits het niet over de doelman gaat, een gering bedrag, laatste post van een rekening of schattingspost. Doorgaans komen er kleine bedragen terecht in dit soort grootboeken. Opvallend was dan ook dat in de betreffende administratie drie procent van de totale inkoopuitgaven geboekt stond op het grootboek sluitpostrekening. De grootste factuur op deze sluitpostrekening: € 418.000,-!

In de bovengenoemde administraties is kennis verloren gegaan door de manier van boekhouden. Des te duidelijker de administratie is bijgehouden, des te sneller en des te meer interne informatie beschikbaar is voor de organisatie. Zoals voormalig CEO van Hewlett-Packard Carly Fiorina zei:

‘’The goal is to turn data into information, and information into insight.’’

Als het administreren dan toch verplicht is, beschouw het dan meteen als een kans tot het verkrijgen van belangrijke interne data.

Huwelijkse voorwaarden in plaats van gemeenschap van goederen in inkoopland, een goed idee?

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

In het verleden trouwden mensen standaard in gemeenschap van goederen, tenzij ze naar de notaris stapten en huwelijkse voorwaarden op gingen stellen. In lijn met het door de Eerste Kamer aangenomen wetsvoorstel 28 maart dit jaar, is het wellicht interessant om dit onderwerp te bezien in relatie tot inkoopcontracten. Wanneer de nieuwe wet echt van kracht wordt is dit mechanisme grotendeels omgedraaid, waarbij de vooraf ingebrachte zaken via huwelijkse voorwaarden gescheiden blijven, net als b.v. een erfenis op naam van een van de echtgenoten, die buiten de tijdens het huwelijk opgebouwde gemeenschap van goederen blijven. 

In de praktijk zie je ook bedrijven, die het niet zo nauw nemen met contracten en het doornemen van de voorwaarden die van toepassing zijn op de inkooptrajecten. In de meeste gevallen, worden deze afspraken niet professioneel vergezeld van de juiste documenten, waarbij ook klakkeloos de voorwaarden van de leverancier worden geaccepteerd. Je hebt vaak te maken met een welbespraakte verkoper die je het idee geeft, een goede deal gesloten te hebben, waarna het “echte werk” nog moet gaan beginnen. Gelukkig gaat het ook heel vaak goed, maar het gaat ook wel vaak “goed” fout.

Net als in het begin van een relatie, in dit specifieke geval het sluiten van een huwelijk, wordt het als storend ervaren, om te beginnen over huwelijkse voorwaarden. Er wordt dan vaak gedacht aan een gebrek aan vertrouwen in elkaar, want je houdt immers van elkaar, dus waarom nu al bezig zijn met het regelen van dit soort zaken, in het “onwaarschijnlijke” geval dat het fout af loopt met de relatie. De cijfers over scheidingen liegen er niet om. Momenteel eindigt 34% van de huwelijken in een echtscheiding.

Bij het aangaan van een verbintenis met een leverancier, is de noodzaak voor het plaatsen van een bestelling meestal hoog en wordt deze vaak gedaan vanuit de business, zonder tussenkomst van inkoop. Hierbij wordt het traject van afspraken doorgaans “geskipped”, omdat dit als lastig wordt ervaren en in lijn met een huwelijk denkt men dat toch wel goed zal komen. Het vertrouwen op een goede afloop is vaak hoog.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Helaas blijkt ook in inkoopland, dat een ogenschijnlijk “gelukkig huwelijk” met een leverancier na verloop van tijd toch wat barstjes en soms zelfs forse scheuren laat zien. Tot zover de parallel met het huwelijk.

Realiteit

Vaak blijkt de praktijk weerbarstiger ten aanzien van de voorwaarden, waaronder de verbintenis tot stand is gekomen. Een aantal voorbeelden hierbij zijn o.a. de looptijd van de overeenkomst, opzegtermijn, benchmarkclausule, risico, aansprakelijkheid, etc.

Vanuit de realiteit zou, voorafgaand aan een bestelling, en zeker voor het aangaan van een overeenkomst met een dienstverlener ,een zorgvuldige contractering moeten plaats vinden met als resultaat, een raamovereenkomst, SLA/DAP en een adequate dienstbeschrijving. Dit dient op een dusdanige manier te gebeuren, dat hier later zo min mogelijk misverstanden over zouden kunnen ontstaan. Ook zal je over contract e.d. adequate afspraken dienen te maken. Ook wat betreft de looptijd van een overeenkomst. Hierdoor kun je bij veranderde marktomstandigheden (concurrentie/marktwerking), bijvoorbeeld met gunstiger inkoopvoorwaarden, flexibel zijn, in het overstappen naar een leverancier met gunstiger inkoopcondities. Daarbij moet je afspraken maken over afhandeling van b.v. DOA’s of wanneer het geleverde niet overeenkomt aan de vooraf gestelde criteria en dus verwachtingen van de klant.

Om de parallel door te trekken qua realiteit, zie je dat bij de huwelijken, vanuit een zekere realiteitszin met het oog op het scheidingspercentage, de standaard nu is/wordt, trouwen op huwelijkse voorwaarden i.p.v. in gemeenschap van goederen. Je vertrouwt nog steeds op een goede afloop, maar in het geval het niet goed gaat, is een en ander bij de notaris geregeld.

Hiertoe zal ook een bonafide leverancier zijn medewerking verlenen, zeker omdat men ook vanuit leverancierskant gebaat is bij een duurzame relatie, waarbij de “quick wins” vanuit het “dozen schuiven” uit een eenmalige deal snel verdampt zijn.

De meerwaarde vanuit inkoop is dan ook helder. Zorg vanuit je expertise, dat het enthousiasme over een product of leverancier vanuit een stuk professionaliteit is ingekaderd middels vastlegging van de juiste afspraken en exit clausules, voorzien van een jaarlijkse benchmark clausule. Alleen dan kan een “gelukkig huwelijk” blijven bestaan, en mocht het tot een voortijdig einde van dit huwelijk komen, heb je als klant e.e.a. op een juiste manier beschreven, zodat je in de emotie van het moment van afscheid, toch zorgt, dat je belangen overeind blijven richting die leverancier.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Focus Inkoop

Vanuit inkoopperspectief kun je adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de business te gaan zitten. Maar evident is wel, dat je ook richting contractmanagement adviserend kunt optreden. Dit kan zowel vanuit bestaande contracten van een organisatie, dan wel nieuwe contracten die een meer passende situatie kunnen ondersteunen. Vanuit inkoop is het zaak, dat de juiste vragen gesteld worden aan de organisatie m.b.t. roadmap, projectenkalender, strategie en visie e.d. ,waarbij inkoop nadrukkelijk betrokken zou moeten zijn.

Met betrekking tot kosten die gemoeid zijn met beleidskeuzes, is het zaak dat deze zo vroeg mogelijk in het vaststellen van de Roadmap bekend zijn, al zal dat in veel gevallen een geschat budget zijn, aangezien bepaling van definitieve budgetten een detailbenadering vereist. Daarnaast kan inkoop uiteraard een rol spelen in contractmanagement, consolidatie van oplossingen/contracten en periodieke benchmark van de in gebruik zijnde oplossingen.
Ook is aan te raden om voor reguliere aanschaf per bedrijfsbehoefte, één leverancier te selecteren of een beperkt aantal leveranciers, omdat je gedurende een contractperiode, afspraken rond prijsstelling hebt gemaakt. Dit is wellicht mogelijk op basis van Open Prijs Calculatie, waarbij je je het recht voorbehoud om naar behoefte periodiek een benchmark uit te voeren, om vast te stellen, of je conform raamovereenkomst verzekerd bent van de beste prijs.

Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen, omdat het belangrijk is, om mee te kunnen praten aan het begin van een beslissingstraject, zodat je toegevoegde waarde verder reikt dan die van “besteller”.

Naar de toekomst toe

Aangezien inkoop in de meeste bedrijven een steeds prominentere plaats in neemt, zal de focus ook meer en meer komen te liggen op ondersteuning van de organisatie op een zo professioneel mogelijk vlak, daarbij oog hebbend voor het gebruiksgemak. Waar organisaties te klein zijn, om een aparte FTE in dienst te hebben voor inkoop, zal in sommige gevallen de een andere persoon hiervoor verantwoordelijk gemaakt worden. Dit is niet altijd iemand die ook verstand heeft van Inkoop, zodat je daar wellicht kansen laat liggen op dat gebied. Grotere organisaties zie je meer en meer, een aparte Fte invullen als verantwoordelijke inkoper, waarbij je ook ziet, dat per aandachtsgebied, afhankelijk van de “spent” een meer inhoudsdeskundige inkoper wordt aangesteld. Denk hierbij aan een specifieke ICT inkoper. Deze trend zal zich naar verwachting voort zetten.
Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing voor de organisatie en die kun je alleen met de juiste mensen op de juiste plek realiseren.

Best Value Procurement: vertrekpunt voor overspecificatie

Best Value Procurement: vertrekpunt voor overspecificatie

Maarten van der Linde

Inkoopadviseur

Best Value Procurement (BVP) is een paradigma wat in de jaren 90 ontwikkeld is door Dean Kashiwagi. BVP heeft onder andere het doel om de in 1987 populair geworden Total Cost of Ownership (TCO) te verlagen. Vanuit dit oogpunt wordt het goed toepassen van BVP als kwaliteit gezien.

Om een eventueel positief verband aan te tonen van de kwaliteit BVP en de invloed op TCO, wordt er in dit betoog gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Daniel Ofman heeft dit model ontwikkeld om sterke en zwakke punten van een kwaliteit inzichtelijk te krijgen. Het model wordt gebruikt als een hulpmiddel om de discussie met betrekking tot BVP en TCO te analyseren. De vraag die in dit betoog centraal staat is: kan het kernkwaliteitenmodel gebruikt worden om de begrippen BVP en TCO samen te smelten.

Kernkwaliteitenmodel

Zoals genoemd wordt er gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Het model in figuur 1 veronderstelt dat het in overdreven mate gebruik maken van een ‘kwaliteit’ een ‘valkuil’ kan worden. De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’. De ‘uitdaging’ is tevens het tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’. 

Figuur 1: Kernkwaliteitenmodel

Echter, in dit betoog wordt gekeken naar de complementariteit van de ‘kwaliteit’ en ‘uitdaging’. Het teveel gebruik maken van de uitdaging kan een ‘allergie’ worden. De ‘allergie’ is het negatief tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’.

Total Cost of Ownership

Het gebruik van TCO is populair geworden door de Gartner Group in 1987. De essentie van TCO is de integrale benadering van de kosten die gemaakt worden bij het inkopen van een product en/of dienst. Het gaat hier dus niet om enkel de aanschafkosten, maar de kosten die gemaakt worden gedurende de gehele levensduur.

“De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’.”

Bij de start van een inkooptraject, waarbij de TCO benadering centraal staat, zal de inkoper in samenspraak met een multidisciplinair team de specificaties vaststellen betreffende het product en/of dienst. Het goed specificeren draagt bij aan de kwaliteit van de TCO benadering.

De markt kan op haar beurt een waarde koppelen aan de verschillende specificaties. Het doorslaan in het specificeren kan echter averechts allergisch inwerken op de uitkomst van de offertes. Hierdoor wordt de leverancier beperkt in het innovatief meedenken met de klant. Dit is een gemiste kans voor de klant met betrekking tot marktontwikkelingen en verbetering in de concurrentiepositie.

Best Value Procurement de oplossing?

BVP kan een oplossing zijn voor de beperking in het Innovatief meedenken vanuit de leveranciers. In de situatie waar BVP centraal staat, wordt van de potentiele leveranciers verwacht dat zij de specificaties aanleveren.

De potentiële leverancier krijgt informatie met betrekking tot de scope en projectdoelstelling, ook wel het functioneel ontwerp genoemd. Het principe om eisen te stellen aan de potentiele leveranciers wordt hiermee losgelaten. De filosofie achter deze gedachtegang is dat de inschrijvende partij over de expertise beschikt. Het goed gebruik maken van BVP is een kernkwaliteit die leidt tot de beste prijs-kwaliteit verhouding voor de klant.

De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers. Dit kan als gevolg hebben dat de specificaties niet passend zijn aan de behoefte van de klant. De klant kan te maken krijgen met overspecificatie: ‘nice to have’ in plaats van ‘must have’. Belangrijk hierbij is te weten wat er nu en in de toekomst mogelijk is binnen de organisatie. Vaak weet de klant het beste welke behoeftes en beperkingen er intern zijn. De uitdaging van deze valkuil is TCO, dus zelf weer aan de leiding om de specificaties te definiëren.

“De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers.”

Conclusie

Een combinatie van de twee verschillende perspectieven of vertrekpunten, zal een optimaler en beter gebalanceerd resultaat geven. Het kernkwaliteitenmodel is een instrument om BVP en TCO in elkaar te smelten. De in de jaren 90 ontwikkelde BVP benadering geeft een nieuwe aanvliegroute wat betreft de in 1987 populair geworden TCO benadering. Vanuit deze optiek wordt bevestigd dat BVP en TCO ingedeeld kunnen worden in het kernkwaliteitenmodel, aangezien de kernkwaliteit (BVP) en de uitdaging (TCO) complementair zijn.

Strategische en manipulatieve inschrijvingen op aanbestedingen

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Iedereen in aanbestedingsland is bekend met de beruchte begrippen strategische en manipulatieve inschrijvingen. Ze leiden in de regel tot rinkelende alarmbellen; het risico op uitsluiting ligt op de loer! Maar wat betekenen deze begrippen nu precies? Wat is een abnormaal lage inschrijving? Wat mag er wel en wat mag er niet? In mijn artikel ‘Strategisch en manipulatieve inschrijvingen’ ga ik op zoek naar de antwoorden op deze vragen en geef ik concrete voorbeelden van deze inschrijfvormen. 

Strategische inschrijving

Bij een strategische inschrijving maakt de inschrijver slim gebruik van de scoringsmethodiek die door de aanbestedende dienst is bepaald, bijvoorbeeld door met bedragen over posten te schuiven (voorbeeld 1). Strategisch inschrijven is toegestaan en moet niet als negatief worden gezien.

Voorbeeld 1: het schuiven met bedragen over verschillende posten
Een aanbestedende dienst vraagt in een Europese aanbesteding werkplekapparatuur uit. Men dient een PC, een beeldscherm, een muis en een toetenbord aan te bieden. De prijzen van de producten worden gewogen en bij elkaar opgeteld om tot een gewogen totaalprijs te komen. Deze wordt in de scoringsmethodiek meegenomen. De weging is afhankelijk gemaakt van de verwachte waarde van de producten; hoe groter de waarde, hoe groter de wegingsfactor. In onderstaande tabellen staan de aanbiedingen van twee inschrijvers. Inschrijver 2 schrijft strategisch in.

[siteorigin_widget class=”SiteOrigin_Widget_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Inschrijver 1 heeft een € 20,- lagere inkoopprijs en biedt de complete werkplek € 20,- goedkoper aan dan inschrijver 2. Hij heeft duidelijk de beste aanbieding. Door met bedragen over de verschillende posten te schuiven creëert inschrijver 2 toch een lagere gewogen totaalprijs dan inschrijver 1. Inschrijver 2 komt, ondanks een duurdere aanbieding, het beste uit de bus op het prijsonderdeel en maakt een grote kans op de gunning. Niet de beste maar de slimste inschrijver wint.

Manipulatieve inschrijving

Een inschrijving is manipulatief wanneer deze aan de eisen van de aanbesteding voldoet, maar de mededinging op de markt beperkt. Een voorbeeld van een manipulatieve inschrijving is een abnormaal lage aanbieding. Dit is het geval wanneer de inschrijver de opdracht niet tegen de aangeboden (lage) prijs uit kan voeren en daarom minder kwaliteit zal leveren of het verlies op een andere manier in rekening zal brengen. Manipulatieve inschrijvingen zijn verboden en dienen door de aanbestedende dienst te worden uitgesloten.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Het voorkomen van ongewenste resultaten

Een strategische inschrijving is in principe toegestaan, een manipulatieve niet. De grens tussen beide vormen is echter niet altijd direct duidelijk, vooral als het gaat om een (abnormaal) lage aanbieding. Ondanks het feit dat een strategisch inschrijving in beginsel is toegestaan, kan deze leiden tot een ongewenst resultaat voor de aanbestedende dienst; het niet winnen van de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De aanbestedende dienst kan er daarom voor kiezen om (vormen van) strategisch inschrijven te verbieden of de mogelijkheden hiertoe beperken, bijvoorbeeld door het aantal prijzenposten te beperken of negatieve prijzen en bedragen van € 0,- te verbieden.

De aanbestedende dienst dient al in de voorbereidingsfase na te denken over de mogelijke risico’s van strategische inschrijvingen en hier bij het ontwerpen van de scoringsmethodiek rekening mee houden. Het is ook belangrijk dat er direct bij publicatie van de aanbesteding zo concreet mogelijk richting de markt wordt gecommuniceerd wat is toegestaan en wat niet. Voor inschrijvers is het raadzaam om bij onduidelijkheden vragen te stellen. Zo weten alle betrokken partijen waar ze aan toe zijn. Dit versoepelt de procedure en zorgt ervoor dat het beoogde resultaat wordt bereikt.

Bron: www.pianoo.nl

Transparante niet-openbaarheid

Transparante niet-openbaarheid

Peter van Dijk

Inkoopadviseur

Willem van der Plas

Inkoopadviseur

Dit artikel gaat over het transparantiebeginsel in het aanbestedingsrecht in verhouding tot de mogelijkheid van de aanbestedende dienst om bepaalde aan hem verstrekte informatie niet openbaar te maken. De reden waarom wij hier een artikel aan wijden zit hem in het feit dat er een interessant spanningsveld heerst tussen deze twee onderdelen van het aanbestedingsrecht. Immers druist transparantie in tegen het niet openbaar maken van informatie. De centrale vraag in dit artikel is dan ook; ‘In hoeverre kun je spreken van een paradox tussen enerzijds het transparantiebeginsel en anderzijds het niet openbaar maken van informatie?’ In dit artikel zal eerst het transparantiebeginsel uiteengezet worden. Vervolgens wordt het deel over het niet openbaar maken van vertrouwelijke informatie beschreven. Tenslotte volgt onze visie op de mogelijke paradox tussen deze twee onderdelen van het aanbestedingsrecht.

Wat houdt het transparantiebeginsel beknopt in? Het transparantiebeginsel staat beschreven in artikel 1.9 van de aanbestedingswet 2012 (hierna: Aw 2012). Het transparantiebeginsel ziet toe op het feit dat de aanbestedende dienst transparant de opdracht dient te communiceren naar de markt. Dit beginsel is afgeleid van het beginsel van gelijke behandeling en het beginsel van non-discriminatie. Je zou kunnen zeggen dat de aanbestedende dienst de regels van het spel dat aanbesteding heet, vooraf, tijdens en na de gunning transparant moet communiceren naar de potentiele opdrachtnemers zodat deze gelijke kansen hebben om de opdracht te winnen.

Een belangrijk arrest dat gaat over het transparantiebeginsel is het arrest Succhi di Frutta (Hof van Justitie, 29 april 2004, C-496/99). Hierin wordt overwogen dat: “de relevante eisen en voorwaarden op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze worden geformuleerd.” Volgens dit arrest moeten alle behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijvers de juiste draagwijdte van de eisen en criteria kunnen begrijpen en als zodanig interpreteren.

Het transparantiebeginsel werkt verder ook als een controlemechanisme. Want wanneer de uitgebrachte offertes overeenkomen met de uitstaande aanbesteding, dan heeft de aanbestedende dienst zijn werk goed gedaan omdat de aanbesteding dan duidelijk is geweest en er dus transparant is gehandeld.

“Ik neem natuurlijk niet zomaar iets voor waar aan.”

De inschrijver kan door de transparantie nauwkeurig controleren waar zijn inschrijving goed of slechts scoort. Wat een verliezende inschrijver vaak niet kan, is inzicht krijgen in de voorwaarden van de winnende offerte. Dit kan voor een verliezende inschrijver soms erg frustrerend zijn. De inhoud van het winnende voorstel wordt meestal niet openbaar gemaakt. Kent transparantie hier mogelijk een grens?

Omgaan met vertrouwelijke informatie

Binnen het aanbestedingsrecht gelden uitgangspunten als transparantie, objectiviteit en het belang van een non-discriminatoir inkoopproces. De aanbestedende dienst verstrekt aan de betrokken partijen zoveel mogelijk relevante informatie voor en tijdens de aanbestedingsprocedure. Er is echter een uitzondering op dit basisprincipe. Het openbaar maken van informatie door een aanbestedende dienst is in het geval van art. 2.57 lid 1 Aw 2012 niet toegestaan. Dit artikel luidt: “Onverminderd het in deze wet bepaalde maakt een aanbestedende dienst informatie die hem door een ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt niet openbaar.”

Een ondernemer/inschrijver mag dus eisen dat de door hem aangeleverde gegevens niet openbaar worden gemaakt. Vanuit een zakelijk belang is het niet onbegrijpelijk dat een inschrijver wil dat zijn inschrijving niet in de handen van de concurrentie komt. In veel gevallen zal een inschrijver zijn stukken dan ook als vertrouwelijk betitelen. Laat de inschrijver dit echter na, dan mag de aanbestedende dienst deze informatie in beginsel dus wel openbaar maken. Bij niet openbaar maken door een aanbestedende dienst kan er mogelijk ongenoegen ontstaan bij een verliezende inschrijver. Zo kan bij de verliezende inschrijver het vermoeden rijzen dat de winnaar de aanbesteding niet goed kan uitvoeren omdat deze niet aan de gestelde eisen heeft voldaan.

Ook een onwaarschijnlijk lage inschrijving geeft de verliezende inschrijver vaak een idee en soms zelfs een rechtvaardig vermoeden dat er iets niet in de haak is. Om dit vermoeden te onderbouwen kan de verliezende inschrijver voor informatie vaak niet aankloppen bij de aanbestedende dienst. Dit wil niet zeggen dat er vanuit de concurrentie geen beredeneerde gok te maken valt naar de offerte van de winnaar. Vaak kennen de concurrenten elkaar van eerdere opdrachten en weten ze hoe het er bij elkaar aan toe gaat. De toelichting op de gunningsbeslissing geeft vaak wel een indicatie over de inhoud van de inschrijving van de winnende partij. Het volledig uitpluizen van de winnende inschrijving is echter door de werking van art. 2.57 lid 1 Aw 2012 voor de verliezende inschrijver vaak een utopie.

“Er zal in de regel dus sprake moeten zijn van goed vertrouwen dat de aanbestedende dienst de aanbestedingsregels juist toepast. ”

Goed vertrouwen

Door het niet openbaar maken van informatie heeft de verliezende inschrijver -anders dan de aanbestedende dienst, geen volledig beeld van de inschrijving van de winnaar. Er zal in de regel dus sprake moeten zijn van goed vertrouwen dat de aanbestedende dienst de aanbestedingsregels juist toepast. De aanbestedende dienst kan volgens art. 2.116 Aw 2012 zelf een onderzoek instellen bij verdachte inschrijvingen. Dit artikel luidt: ‘’Indien een inschrijving voor een overheidsopdracht wordt gedaan die in verhouding tot de te verrichten werken, leveringen of diensten abnormaal laag lijkt, verzoekt de aanbestedende dienst om een toelichting op de voorgestelde prijs of kosten van de desbetreffende inschrijving’’. De aanbestedende dienst kan in dit specifieke geval een inschrijving tegen het licht houden en toetsen aan de gestelde voorwaarden. Het is niet altijd noodzakelijk dat de verliezende inschrijver een kijkje krijgt in de offerte van de winnaar. Soms is het echter wel begrijpelijk dat er inzicht wordt geboden in de winnende inschrijving. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn als de verliezende inschrijver met bewijs komt dat de winnende aanbieding niet deugt. De verliezende inschrijver komt dus niet met lege handen aan. Alleen een beschuldiging is dan ook onvoldoende. In het licht van transparantie, het bieden van gelijke kansen en om de concurrentieverhoudingen te bevorderen kan meer openheid over de winnende inschrijving wenselijk zijn.

Conclusie

Terugkomend op de centrale vraag of er een paradox is tussen enerzijds het transparantiebeginsel en anderzijds het niet openbaar maken van informatie. De Europese wetgever heeft middels artikel 2.57 lid 1 Aw 2012 de aanbestedende dienst een mogelijkheid gegeven om niet altijd transparant te handelen. Dit zorgt er voor dat een inschrijver mogelijkerwijs niet altijd alle informatie ter beschikking krijgt gesteld van de aanbestedende dienst. Er kan zodoende geconcludeerd worden dat deze paradox er inderdaad is.

Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden


Aanbesteden is wel leuk!

Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden

Marjan Pijlman

Inkoopadviseur

Jarenlang werkte ik als strategisch inkoper in een leuk team bij een Zorggroep. Het inkopen van potloden, diensten tot en met de gehele inrichting van nieuwe OK’s (operatie kamers) behoorde tot ons pakket. We prijsden ons altijd gelukkig dat we niet verplicht waren aan te besteden.

U kent de verhalen wel: “Krijg je vast niet de juiste leverancier”, “ Wat een papieren tijger, daar gaat onze Harry nooit op inschrijven.”

Heerlijk om samen met bijvoorbeeld de teamleider OK een aantal bekende, leveranciers uit te nodigen en onze behoefte voor te leggen. Met de ontvangen offertes de ‘ must haves’ en ‘ nice to haves’ te filteren om vervolgens te komen tot een definitief PvE, dit uit te vragen en uiteindelijk te onderhandelen tot we het gewenste resultaat bereikt hadden.

Net niet in gedachten

Op een druilerige dag in december 2015 was ik onderweg om te gaan praten over een nieuwe afwisselende functie.

Tijdens het zoeken naar de juiste locatie belde Caroline. Hetgeen ze zei trok direct mijn aandacht en ik besloot de auto aan de kant te zetten om goed te luisteren naar wat ze zei . Het kwam erop neer dat mijn profiel goed aansloot bij Emeritor. De volgende dag zaten Frans en ik al om de tafel om het gesprek met Caroline vervolg te geven. Frans vertelde me dat Emeritor naast mijn inkoopervaring op zoek was naar mensen die kunnen Europees Aanbesteden…..

“Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet.”

Dat had ik nou net niet in gedachten, maar goed hij overtuigde me dat als je een goede offerteaanvraag kunt doen, je ook snel kunt leren aanbesteden.
De eerste maanden was ik werkzaam voor de Sint Maartenskliniek, ook niet aanbestedingsplichtig. Dat ging goed. En vanaf april mocht ik naar de KNAW, hét (opleiding) Europees Aanbestedingscentrum! Er ging een andere wereld voor me open.

Het gewenste resultaat wél behalen

Het was ronduit ontspannend om tijdens de werkgroepoverleggen te luisteren naar de argumenten waarom aanbesteden geen kans maakte op gewenste resultaten , want die kende ik namelijk al.

Dan sta je daar ineens voor een geheel nieuwe uitdaging;

  • de werkgroep overtuigen dat je ook met Europees Aanbesteden het gewenste resultaat wel kunt behalen;
  • dat Europees Aanbesteden volgens een handige en heldere procedure verloopt en;
  • dat de leverancier aan de gestelde voorwaarden moet voldoen.

Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet. Van Harry, bij wie de ‘inkopers’ hele hoge kortingen of andere voordelen krijgen, moet afscheid genomen worden.

Harry, met wie je zo goed kon samen een offerteaanvraag op kon stellen en gaande weg bijstellen, zodat je zeker weet dat Harry de leverancier wordt. Hoe dan ook, ik moest de werkgroep toch meekrijgen, met andere woorden over mijn eigen tegenargumenten springen. Het voelde een beetje als Ankie van Grunsven die een ruiter probeert te overtuigen dat je ook met een shetland pony over de balken kan springen.

” Als je foute argumenten zoekt, pak dan een spiegel en geen vergrootglas.”Rudy Exterkate

Geen gedoe meer

Door samen met ervaren collega’s een Europese Aanbesteding van begin af aan te doorlopen zie je dat het voordelen biedt en echt leuk kan zijn.
Wat mijns inziens het grote verschil is met ‘gewoon’ inkopen, is dat bij Europees Aanbesteden het werk vooraf grondig en objectief gedaan moet worden. Het grootste gedeelte van het werk zit in de voorbereiding; hetgeen je later veel voordeel oplevert.

Daarnaast heb je geen ‘gedoe’ meer over het contract en de inkoopvoorwaarden. Deze hebben ze immers geaccepteerd, zodra ze besluiten een aanbieding in te sturen. Als ik terug kijk op mijn periode bij de zorggroep had ik veel tijd en subjectiviteit kunnen besparen door vooraf grondiger te werk te gaan, zoals bij een Europese Aanbesteding en klopt de uitspraak van Frans.

Je moet alleen jouw mindset even aanpassen en dan is Europees Aanbesteden echt leuk!!!

Staat 1 juli 2017 al bij u in de agenda? Electronisch Aanbesteden

Staat 1 juli 2017 al bij u in de agenda? Electronisch Aanbesteden

Marius Dygudaj

Inkoopadviseur

18 april 2016 was een belangrijke datum, niet alleen vanwege de implementatie van de nieuwe Europese richtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25, maar ook vanwege de invoering van elektronisch aanbesteden. Hoewel de Nederlandse overheid voor de invoering van verplicht elektronisch aanbesteden uitstel tot 18 oktober 2018 heeft gekregen, heeft zij besloten om deze verplichting reeds vanaf 1 juli 2017 te stellen. Deze beslissing is genomen na een internetconsultatie en in overleg met marktpartijen, aanbestedende diensten, speciale-sectorbedrijven en adviesgesprekken met belangenorganisaties. De invoerdatum geldt overigens niet voor aankoopcentrales (aanbestedende diensten die voor andere aanbestedende diensten bestemde leveringen of diensten verwerven): voor hen gaat de verplichting al per 18 april 2017 in.

Uit de uitkomsten van een onderzoekproject LIPSE van 2014 (Learning from Innovation in Public Sector Environments), gecoördineerd door de afdeling Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit Rotterdam, blijkt dat meeste Nederlandse aanbestedende diensten zich als “volgers” typeren. Daarmee wordt bedoeld dat zij wachten met introductie van e-aanbesteden, totdat zij daartoe worden aangemoedigd door ervaringen van andere organisaties (pioniers). Dit onderzoek benadrukt ook dat Nederland relatief laat is met digitalisering van de aanbestedingsprocedure. Het hoogtepunt beleefde Nederland in dit kader in 2013/2014, terwijl andere lidstaten e-aanbesteden reeds tussen 2005 en 2008 hebben geïntroduceerd.

Ik was in de veronderstelling dat er al lang (volledig) elektronisch aanbesteed wordt. U misschien ook. Om die reden is het handig om een aantal zaken op een rijtje te zetten:

Wat wordt onder elektronisch aanbesteden begrepen? Het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de aanbestedingsprocedure, inclusief het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. Dit betekent afschaffing van het gebruik van papieren documenten.
Wat vindt men in de wetgeving hierover terug? Vóór de implementatie van bovenvermelde richtlijnen, heeft de Aanbestedingswet 2012 aanbestedende diensten verplicht alle openbare aanbestedingen, zowel nationaal (met voorafgaande aankondiging) als Europees, eerst op TenderNed te publiceren. Vervolgens kon de aanbestedende dienst zelf voor elektronisch of niet elektronisch verlopen van de procedure kiezen. De nieuwe Europese richtlijnen (en dus de huidige Aanbestedingswet 2012) verplichten elektronisch aanbesteden, wat betekent dat de aanbestedende diensten geen keuze meer hebben over het verloop van de aanbestedingsprocedure: de gehele procedure moet elektronisch gebeuren!
Wat is TenderNed? Waarschijnlijk kent u TenderNed al. Voor diegenen die het niet weten: TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid, waarop alle aanbestedende diensten verplicht zijn hun nationale en Europese aanbestedingen te publiceren. Het platform is onderdeel van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken.

“Ik was in de veronderstelling dat er al lang (volledig) elektronisch aanbesteed wordt.”

Elk jaar wordt een rapportage door TenderNed gepubliceerd waarin het gebruik van het platform nader beschreven wordt. De cijfers laten onder andere de adoptiegraad van elektronisch aanbesteden zien. Deze lag voor 2015 op 69% van alle openbaar aangekondigde aanbestedingen, waarvan 1835 aanbestedingen volledig via TenderNed verliepen en 1885 op TenederNed gepubliceerd waren maar verliepen via andere platforms (zogenaamde tSenders – de geautoriseerde commerciële platforms die een automatische importkoppeling met TenderNed hebben). Meer dan 1.500 (31%) aanbestedingen zijn nog op een traditionele manier uitgevoerd, dat betekent de publicatie digitaal heeft plaatsgevonden, echter, de inschrijving moest nog op papier ingediend worden. Elk jaar wordt er tevens meer volledig digitaal aanbesteed: het afgelopen jaar is het percentage digitaal aanbesteden met 37,5% gestegen.

De cijfers hebben alleen betrekking op nationale en Europese (openbare en niet-openbare) aanbestedingen. De adoptiegraad bij enkel- en meervoudig onderhandse inkooptrajecten is in het rapport niet inbegrepen. De reden hiervoor is dat de publicatie en het digitaal verlopen van bovengenoemde aanbestedingsprocedures niet wettelijk verplicht is gesteld.

Nut en problematiek van de digitale revolutie

Waarom werd de plicht voor elektronisch aanbesteden ingevoerd? Wat voor toegevoegde waarde heeft dat voor u als aanbestedende dienst en voor de potentiële inschrijvers? En waarom zou u elektronisch willen aanbesteden? Alle overheidsopdrachten op één plek, is de achterliggende gedachte van de Europese Unie. Elke belanghebbende marktpartij heeft door elektronisch aanbesteden op elk willekeurig moment toegang tot aanbestedingsdocumenten, die kosteloos ter beschikking zijn gesteld. Daardoor wordt het transparantiebeginsel (een van de belangrijkste pijlers van de aanbestedingswet) gewaarborgd, de concurrentiestelling wordt groter en er wordt rechtmatig(er) aanbesteed. Het resultaat van vooral het laatstgenoemde is, dat er minder fouten worden gemaakt. Elektronisch aanbesteden zorgt verder onder andere voor efficiëntere afwikkeling van aanbestedingen, verkorting van de duur van aanbestedingsprocedures en levert een bijdrage aan de professionalisering van de inkoopfunctie.

Er zijn nog twee standpunten die vaker genoemd worden door de voorstanders van dit initiatief tot elektronisch aanbesteden, waarover ik me wil uitlaten:

Stelling: Elektronisch aanbesteden levert voordelen voor het milieu op (denkt u aan minder papier- en energieconsumptie). Dat klopt, denk ik, mits de aanbestedende dienst de inschrijvingen niet gaat uitprinten om deze te laten beoordelen door het opgestelde beoordelingsteam en/of de aanbestedingsstukken volledig digitaal opgesteld worden. Hetzelfde geldt ook voor inschrijvers die hun stukken vaak uitprinten, teneinde ze te bespreken met collega’s. Denkt u ook aan een aantal in te dienen documenten die niet bruikbaar zijn in de digitale vorm. Natuurlijk draagt e-aanbesteden bij aan een papierloze wereld, maar we zijn pas aan het begin van een heel lange reis, voordat we werkelijk zonder papier te werk kunnen gaan. Want weest u eens eerlijk: Wanneer heeft u documenten voor een inschrijving, een ander aanbestedingsstuk of beoordelingsmatrix voor het laatst uitgeprint? Gaat u zich per 1 juli 2017 aanpassen aan “het nieuwe papierloze aanbesteden”?

Stelling: Elektronisch aanbesteden zorgt voor minder administratieve lasten. De meningen hierover zijn verdeeld. Denkt u aan aanbestedende diensten die de digitale revolutie nog niet hebben meegemaakt, die geen resources en/of geen ruime ervaring met aanbestedingsplatforms hebben. Het personeel moet dan wel getraind worden, er moet een software licentie aangeschaft worden en er moet een procedure beschreven worden die voor elk type aanbesteding de kaders schept. Overigens zal aan templates gewerkt moeten worden, zodat een publicatie zo min mogelijk tijd in beslag neemt. U kunt ook een voorkeursplatform selecteren, waarop u alle aanbestedingen gaat publiceren. Dat kan of TenderNed, of één van de tSenders zijn. Hier zijn natuurlijk kosten van eHerkenning of van een licentie aan verbonden. Mijn advies is, om zo gauw mogelijk het toepassen van e-aanbesteden te overwegen, mocht uw organisatie dat nog niet hebben gedaan. Nogmaals: de deadline is 1 juli 2017 en de tijd dringt!
Ook de marktpartijen worden geconfronteerd met digitaal aanbesteden en moeten zij eraan wennen. Zij wijzen echter nadrukkelijk erop dat er verschillende systemen voor e-aanbesteden binnen één branche worden gebruikt. Welke gevolgen heeft dat (voor het MKB)? De aanbieders zullen de weg op meerdere platforms weten te vinden. In het beste geval wordt alleen op TenderNed gewerkt en in het ergste geval op nog 8 tSenders die tegenwoordig geaccrediteerd en gekoppeld zijn met het aanbestedingsplatform van de overheid. Dat brengt kosten met zich mee – tSenders zijn namelijk commerciële bedrijven die op basis van licenties (maandelijkse of jaarlijkse contributie) werken. Het personeel van de gebruiker dient getraind te worden, procedures moeten worden omschreven en alle verplichte documenten, zoals een uittreksel van Kamer van Koophandel of een Gedragsverklaring Aanbesteden, moeten geüpload én beheerd worden. Dat kost tijd, energie en voornamelijk veel investering. De potentiële aanbieder kan echter van de inschrijving afzien vanwege het gebruikte platform – de aanbestedende diensten moeten niet verwachten dat alle marktpartijen alle 9 platforms actief gebruiken, anders wordt een onnodige drempel voor het MKB gecreëerd en wordt voor marktfragmentatie gezorgd. Juist dat is niet de bedoeling van het elektronisch aanbesteden.

“Stelling: Elektronisch aanbesteden levert voordelen voor het milieu op.”

Onder de drempel; digitaal of juist niet?

De herziende versie van Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedingen boven de Europese drempel digitaal te laten verlopen. Wat is dan de regeling met betrekking tot tenders onder de drempel? Jaarlijks wordt immers meer meervoudig onderhands aanbesteed, dan nationaal én Europees bij elkaar. Wettelijk wordt noch publicatie, noch digitalisering verplicht gesteld voor deze aanbestedingsvorm. In de praktijk wordt dit daarentegen vaker toegepast, door middel van tSenders die de onderhandse markt hebben veroverd. De platforms zijn zodanig ingericht, dat de aanbestedende diensten meerdere procedures ter beschikking hebben: onderhands, openbaar, niet-openbaar en procedures voor de private sector. Aan de andere kant ontbreekt het aan een uitgebreid onderzoek naar tevredenheid van de aanbestedende diensten en inschrijvers, waar ook het gebruik en de gebruiksvriendelijkheid van tSender platforms aan de orde komt. Ook zijn er geen officiële cijfers, waaruit het aantal doorgelopen procedures, die niet op TenderNed gepubliceerd hoeven te worden, bekend.

En TenderNed? De focus daarvan ligt op nationale en Europese trajecten en het is vooral niet handig om een meervoudig onderhandse aanbesteding via TenderNed te laten verlopen. Reden hiervoor: te veel verplichte gegevens, wat vertaald kan worden naar te veel administratieve lasten ten opzichte van de opbrengst en het eindresultaat.

Gaat TenderNed een eenvoudigere versie ontwikkelen voor aanbestedingen onder de Europese drempel? Zou zo’n oplossing handig zijn? Zou het een positieve bijdrage leveren aan volledige digitalisering van de aanbestedingswereld? Of is TenderNed al te laat met zulke oplossing? De antwoorden op deze vragen moeten we nog afwachten.

Een BI tool, heeft u er al eentje?

Een BI tool, heeft u er al eentje?

Joeri Beckers

Inkoopadviseur

Wat is een ‘Business Intelligence’ tool? Wat heeft uw organisatie eraan en hoe ontwijk je de belangrijkste valkuilen bij de implementatie?

Kennis gedreven beslissingen Een goede beslissing is gestoeld op goede informatie. Bestuurders hebben grote behoefte aan klassieke stuurinformatie over uitgaven, inkomsten en investeringen maar ook steeds meer aan informatie over wensen van gebruikers, doorsneden van klantinformatie of machine learning input. Dat kan opgelost worden door een medewerker aan de slag te laten gaan met Excel. Maar het kan ook anders.

Een business intelligence(BI) tool gaat verder waar een spreadsheet stopt. Een BI-tool verzamelt gegevens uit verschillende (digitale) bronnen, en transformeert en toont deze gegevens in digitale rapporten en dashboards. Een BI-tool doet dit niet één keer zoals bijvoorbeeld in Excel maar continu. De voordelen van deze aanpak zijn duidelijk; een gebruiker maakt één keer de keuze voor de inhoud en lay-out van een rapport of dashboard en de BI-tool doet de rest. Zo ontstaat een up to date digitaal dashboard (of rapport) met alle gewenste stuurinformatie. De BI-tool heeft hiervoor toegang nodig tot één of meerdere database(s) met betrouwbare en vooral gestandaardiseerde gegevens zoals financiële systemen, facilitaire systemen of HRM systemen . Een goede BI tool vormt zo het sluitstuk van de datapijplijn, een geautomatiseerde stroom gegevens van generen tot weergeven.

“Een business intelligence tool gaat verder waar een spreadsheet stopt.”

Lekkende pijplijn

Het aanleggen van een dergelijke stroom gegevens betekend standaardiseren. Een eerste stap in het standaardiseren is duurzaam verbinden. Applicaties die data genereren moeten verbonden worden met een database die toegankelijk is voor de BI tool. Dit kunnen bijvoorbeeld ERP systemen of Facilitaire management systemen zijn. Moderne applicaties maken gebruik van een API* om uitwisseling met andere applicaties mogelijk te maken, dit maakt een duurzame koppeling een stuk eenvoudiger. Zeker iets om in het achterhoofd te houden bij het aankopen van applicaties die veel data genereren.
Als tweede moeten de gegevens in de verschillende databases gestandaardiseerd worden. Dit betekend keuzes maken voor één definitie die door alle applicaties gedeeld word. Denk hierbij aan:

  • Welke functies de organisatie kent;
  • Wie bij welke afdeling werkt;
  • Welke inkooppakketen hiërarchisch verdeeld zijn en hoe;
  • Wat een leverancier is, een fulltime werknemer of een onbetaalde factuur.

Zonder goede definities kunnen er nooit goede rapporten worden gemaakt en gaat de datapijplijn kennis lekken die niet veroorzaakt wordt door systemen maar door mensen.

Neuzen dezelfde kant op

Het is niet eenvoudig om definities gelijk te trekken door een organisatie heen. Vaak trekt dit een streep door de werkwijze en persoonlijke voorkeur van veel gebruikers. Het draagvlak kan vergroot worden door definities zodanig op te stellen dat professionele voorkeuren elkaar niet in de weg zitten. Dit kan bijvoorbeeld door variabelen op te nemen in definities die door afdelingen zelf zijn in te vullen. Bijvoorbeeld: “Een volledige FTE is X uur in de week” . Verschillende afdelingen kunnen dan zelf bepalen hoeveel uur dat is en zien dit terug in hun eigen rapporten. Voor bedrijfs-brede rapporten gebruik je in plaats van FTE’s gewoon de kale uren (of een eigen definitie natuurlijk).

“De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen.”

De aanschaf

Het aanschaffen van een goede BI tool draait niet om lange lijsten met eisen en wensen maar meer om een goede pasvorm in de infrastructuur van uw organisatie. Het is tenslotte het eindstuk van uw datapijplijn. De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen omdat de meeste database verbindingen snel aan te leggen zijn. Dan worden ook meteen de valkuilen van een lekkende pijplijn zichtbaar, nog voordat u overgaat tot aankoop.
Kortom, een BI tool kan veel inzicht leveren als de data die erin gaat gestandaardiseerd is en van hoge kwaliteit.

*Wat is een API?
Een Application Programming Interface zorgt ervoor dat bepaalde bewerkingen die normaal gesproken door een medewerker worden gedaan, zoals het aanpassen en opslaan van gegevens, automatisch worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld bij ERP-Systemen (als SAP of AFAS) worden vaak API’s gebruikt om een rapportage in andere systemen mogelijk te maken, maar ook om samen te werken met bijvoorbeeld een extern kassa-systeem of repeterende taken eenvoudiger uit te voeren.

Urenregistratie leuker maken: Denk eens aan een app

Uren indienen zal nooit echt leuk zijn en Electronic Recource Planning (ERP) systemen doen er weinig aan om deze en andere taken echt makkelijk te maken. Dit terwijl gebruikersgemak zo belangrijk is voor het slagen van een ERP-implementatie. Een slimme app kan het gebruikersgemak en de adoptie van het ERP-systeem bevorderen.

Lees meer Urenregistratie leuker maken: Denk eens aan een app