Meervoudig onderhandse aanbesteding: vrijheid blijheid of niet?

meervoudig onderhands aanbesteden
[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Natuurlijk bent u het fenomeen wel eens tegengekomen als aanbestedende dienst of als ondernemer: de ‘meervoudig onderhandse aanbesteding’. Maar wat mag er nu wel of niet in een dergelijke aanbesteding? Is het ‘Vrijheid blijheid’ of zijn de regels strikter dan u dacht? Onderstaand artikel geeft u een inkijkje en tien aandachtspunten voor aanbestedende diensten en ondernemers aan de hand van ervaringen uit de wereld van geo-informatie en Geo-ICT.

1. Wanneer meervoudig onderhands?

Een meervoudig onderhandse aanbesteding (verder ook ‘mvo’) vindt in het algemeen plaats als de waarde van de opdracht (excl. BTW) die wordt aanbesteed beneden de zogenaamde EU-drempelwaarden blijft. Die drempelwaarde is voor leveringen en diensten voor de meeste aanbestedende diensten €221.000 maar voor de Rijksoverheid € 144.000. Voor werken is de EU-drempelwaarde voor alle aanbestedende diensten € 5.548.000. In de praktijk worden er voor werken echter lagere drempels voor mvo gehanteerd, en wordt meervoudig onderhands aanbesteden voor opdrachten met een waarde boven de € 1.500.000 niet proportioneel geacht (Gids Proportionaliteit par. 3.4.2). Tussen de € 1.500.00 en de EU-drempelwaarde is de Nationale openbare of niet-openbare procedure aangewezen. Daarnaast zijn voor speciale sector bedrijven de drempelwaarden € 418.000 (leveringen en diensten) en € 5.548.000 (werken) als het een opdracht is die te maken heeft met hun kernactiviteit (bv vervoer, transport van energie).
Daarnaast vinden mvo’s plaats als binnen een raamovereenkomst of een erkenningsregeling nadere opdrachten worden uitgezet bij twee of meer ondernemers.

Tip 1

Aanbestedende dienst: zorg er voor dat, als er in het inkoopbeleid is aangegeven wanneer er meervoudig onderhands aanbesteed moet worden, dat ook gebeurt. Anders handelen kan, maar dan moet er wel een afwijkingsbesluit van de directie zijn. Is dat er niet dan kan de inkoop dor de controlerend accountant als onrechtmatig worden aangemerkt.
Ondernemer: als er een vermoeden bestaat dat er eigenlijk had moeten worden aanbesteed, vraag dan de aanbestedende dienst waarom dat niet gebeurt. Vaak heeft de aanbestedende dienst een goede reden die u dan maar moet respecteren, maar niet altijd! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten

Hoeveel ondernemers uitnodigen?
In de Gids Proportionaliteit wordt voorgeschreven dat er minimaal drie en ten hoogste vijf ondernemers worden uitgenodigd. Afwijkingen hiervan moeten worden gemotiveerd als een ondernemer daarom vraagt. Drie wordt meestal voorgeschreven in het inkoopbeleid, maar meer dan drie kan handig zijn bij opdrachten waar veel aanbieders met verschillende kwaliteiten bestaan.

Tip 2

Aanbestedende dienst: weeg het aantal ondernemers dat wordt uitgenodigd zorgvuldig af tegen de inspanning en de kosten van het schrijven van een offerte door ondernemers. Betrek ook het karakter van de opdracht in verhouding tot de markt in deze keuze.
Ondernemers: in het grootste deel van alle aanbestedingen worden drie ondernemers uitgenodigd, maar even navragen hoeveel ondernemers er zijn uitgenodigd mag altijd!

Welke ondernemers uitnodigen?
Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemer(s) worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria kan lastig zijn, maar denk aan bijvoorbeeld de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma’s, certificering etc. Een mooi voorbeeld in dit verband is de aanbesteding voor een systeem van kabel- en leiding data waar ondernemingen werden uitgenodigd die op een congres hun interesse hierin hadden kenbaar gemaakt. Tot slot kunnen ook de prestaties uit het verleden (bv toerekenbare tekortkoming) worden gehanteerd als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.

Tip 3

Aanbestedende dienst: zorg dat u altijd kunt motiveren hoe u de ondernemers die u heeft uitgenodigd op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd. Het helpt als u de criteria al bij de voorbereiding van de aanbesteding vaststelt. Ondernemer: als u niet bent uitgenodigd, vraag dan op basis van welke objectieve criteria de uitgenodigde ondernemers zijn geselecteerd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

4. Uitsluitingsgronden

Aanbestedende diensten zijn bij mvo’s in feite vrij in de keuze van uitsluitingsgronden zolang deze maar relevant zijn voor de opdracht. Toch zien we in de praktijk zelden uitsluitingsgronden bij mvo’s. Dat is niet zo gek, want bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de uit te nodigen ondernemers kent. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uitsluitingsgronden als het goed is al getoetst bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 4

Aanbestedende Diensten: hanteer alleen uitsluitingsgronden als dat relevant is voor de opdracht en zorg er voor dat de motivering daarvan klaar ligt!
Ondernemers: als er uitsluitingsgronden worden gehanteerd bij een mvo en ze lijken niet relevant voor de opdracht of de aanbestedende dienst kent u al, vraag dit dan na bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

5. Geschiktheidseisen

Bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de ondernemers die zij uitnodigt kent en geschikt acht. Het hanteren van geschiktheidseisen is volgens de Gids Proportionaliteit dan ook iets waar zeer terughoudend mee moet worden omgegaan, met name om de administratieve lasten te beperken. Indien de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemer(s) niet kent kan de aanbestedende dienst aan alle uit te nodigen ondernemers (proportionele) geschiktheidseisen stellen. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uit te nodigen ondernemers als het goed is al getoetst op de geschiktheid bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 5

Aanbestedende Diensten: stel alleen geschiktheidseisen als één of meer ondernemers niet bekend zijn en zorg er voor dat die eisen proportioneel zijn.
Ondernemers: als er geschiktheidseisen worden gesteld en de aanbestedende dienst u al kent, stel dan de vraag waarom er nu toch geschiktheidseisen worden gesteld. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

6. Nota’s van Inlichtingen

Bij mvo’s kent de aanbestedende dienst de ondernemers in verreweg de meeste gevallen. Maar kennen de uitgenodigde ondernemers de aanbestedende dienst en de opdracht goed genoeg? Zorg er dan ook voor dat er vragen kunnen worden gesteld en dat die (vanzelfsprekend) met alle uitgenodigde ondernemers worden gedeeld in één of meer Nota’s van Inlichtingen. Let er daarbij wel op dat ondernemers voldoende tijd hebben om de vragen te formuleren en de antwoorden in hun inschrijvingen te verwerken.

Tip 6

Aanbestedende Dienst: geef gelegenheid tot het stellen van vragen, ook al denkt u dat de ondernemers u en uw opdracht kennen. Het kost tijd aan de voorkant, maar leidt in de regel tot veel betere inschrijvingen!
Ondernemer: maak gebruik van de mogelijkheid tot vragen stellen! Is die mogelijkheid er niet, vraag dan waarom niet. Volhardt de aanbestedende dienst dan kunt u maar beter niet inschrijven…

7. Transparantie in de offerteaanvraag

Net als bij Europese aanbestedingen moet de aanbestedende dienst de offerteaanvraag en bijlagen zo opstellen dat iedere geïnteresseerde ondernemer in staat is vast te stellen of hij kans op de opdracht maakt. Daarnaast moet de aanbestedende dienst volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht transparant handelen: ze moet doen wat ze in de aanbestedingsstukken opschrijft.

Tip 7

Aanbestedende Dienst: zorg er, ook als alle inschrijvers bekend zijn, voor dat het duidelijk is wat er van inschrijvers wordt verwacht. Geef bijvoorbeeld bij eisen en/of bepalingen waar een sanctie op staat helder aan wanneer de sanctie wordt opgelegd en wat deze precies inhoudt. Nog belangrijker is het dat bij de beoordeling wordt aangegeven wat er beoordeeld wordt, hoe er beoordeeld wordt en welke scores er kunnen worden behaald. Omdat een zekere mate van subjectiviteit niet te vermijden is heeft de aanbestedende dienst altijd een zekere ruimte voor eigen oordeel om zo het verschil tussen inschrijvers te kunnen maken.
Ondernemers: Lees de aanbestedingsstukken heel zorgvuldig door en stel vragen zodra iets niet duidelijk is. Misschien overbodig, maar lees de bepalingen over het stellen van vragen goed door en stel vragen! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

8. Gelijke behandeling van inschrijvers

Bij mvo’s moet de Aanbestedende dienst inschrijvers op gelijke wijze behandelen, dat schrijft artikel 1.15 van de Aanbestedingswet 2012 voor. Geeft een aanbestedende dienst één partij extra tijd om de inschrijving in te dienen, dan moeten de anderen die ook krijgen!

Tip 8

Aanbestedende dienst: behandel inschrijvers gewoon gelijk, dat scheelt een hoop ellende. En bij twijfel: liever gelijk dan achteraf gez….
Ondernemers: als u er op een of andere wijze lucht van krijgt dat u niet gelijk bent behandeld, maak dat dan zo snel mogelijk kenbaar bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

9. Gunningsbeslissing

Ook bij mvo’s moet de aanbestedende dienst een gunningsbeslissing sturen naar alle inschrijvers. In die gunningsbeslissing moeten alle relevante redenen voor de gunningsbeslissing staan, want na het verzenden van de gunningsbeslissing mogen er geen nieuwe redenen voor afwijzing worden aangedragen. De reden hiervoor is dat een afgewezen inschrijver op basis van de genoemde redenen moet kunnen bepalen of het zinvol is bezwaar te maken.

Tip 9

Aanbestedende dienst: zorg voor dat alle relevante redenen in de gunningsbeslissing staan.
Ondernemer: als de gunningsbeslissing niet duidelijk is, stel dan direct een vraag! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

10. Opschortende termijn

In de Aanbestedingswet 2012 is niets opgenomen over een opschortende termijn bij een mvo. Toch is er voor aanbestedende diensten op grond van vaste jurisprudentie de verplichting om bij een mvo een opschortende termijn in acht te nemen. Gebeurt dat niet dan is de kans groot dat afgewezen inschrijvers niets meer tegen de gunning kunnen doen, wat volgens de rechter in strijd is met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Tip 10

Aanbestedende dienst: neem een opschortende termijn van tenminste 5 werkdagen maar liever 7 kalenderdagen in acht.
Ondernemers: bent u van mening dat u onterecht bent afgewezen en wordt er in de gunningsbeslissing geen opschortende termijn genoemd? Reageer dan direct met een bezwaar en verzoek om een opschortende termijn! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

[1] Bij de Nationale procedure wordt de opdracht alleen in Nederland gepubliceerd.
[2] Zie www.commissievanaanbestedingsexperts.nl
[3] De Gids Proportionaliteit geeft op basis van ‘Comply or explain’ een nadere uitwerking van het begrip ‘Proportionaliteit’ uit de Aanbestedingswet. De voorschriften in de Gids Proportionaliteit moeten worden nageleefd, maar indien deugdelijk gemotiveerd kan er worden afgeweken.

Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Per 1 juli aanstaande is het voor aanbestedende diensten verplicht om alle overheidsopdrachten, die op grond van de Aanbestedingswet 2012 moeten worden aangekondigd, elektronisch aan te besteden. Wat ons betreft geldt dit ook voor opdrachten die nationaal, bijvoorbeeld op basis van inkoopbeleid, of vrijwillig vooraf worden aangekondigd. 

Elektronisch aanbesteden betekent dat, zoals ook in de Aanbestedingswet is geregeld, alle communicatie tussen inschrijvers (ook gegadigden) enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen. Natuurlijk geldt deze verplichting alleen als volledige elektronische communicatie feitelijk mogelijk is. Denk in dit kader bijvoorbeeld aan in te zenden monsters en maquettes die nu eenmaal niet per e-mail kunnen worden verstuurd!

Er is echter geen verplichting om de beoordeling van de inschrijvingen (of aanmeldingen) en de bepaling van de rangorde van inschrijvers elektronisch uit te voeren.

“Elektronisch aanbesteden betekent dat alle communicatie tussen inschrijvers enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen.”

Elektronisch aanbesteden kan met TenderNed  (daar publiceert u al dan niet via een ander platform nu ook al), maar ook met andere platforms als Negometrix, CTM solutions of andere vergelijkbare platforms. Deze commerciële platforms bieden meer functionaliteiten, bijvoorbeeld het toewijzen van vragen aan collega’s, en opties zoals contractmanagement dan TenderNed. Maar de inrichting van uw inkooporganisatie en het aantal aanbestedingen dat u jaarlijks elektronisch zou moeten uitvoeren bepaalt de keuze. 

Gaat u TenderNed vanaf 1 juli gebruiken, dan is het verstandig om goed bekend te raken met de functionaliteiten van TenderNed zoals de berichtenmodule, de beoordelingsmodule en de vraag- en antwoord module. Maar dat geldt natuurlijk ook als u na 1 juli start met een commercieel platform.

“Welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn.”

Wilt u alle aanbestedingen en dus ook de meervoudig onderhandse aanbestedingen, de dynamische aankoopsystemen en groslijsten elektronisch uitvoeren, dan komt alleen een commercieel systeem in aanmerking.

Tot slot, welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken (in feite de door u in het systeem geplaatste content) duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn. Daarbij hoort in ieder geval het attenderen op tijdig starten met de inschrijving, een afwenteling van risico’s (die aan de inschrijver zijn toe te rekenen) naar de inschrijvers en een verwijzing naar de helpdesk van het systeem.

Huwelijkse voorwaarden in plaats van gemeenschap van goederen in inkoopland, een goed idee?

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

In het verleden trouwden mensen standaard in gemeenschap van goederen, tenzij ze naar de notaris stapten en huwelijkse voorwaarden op gingen stellen. In lijn met het door de Eerste Kamer aangenomen wetsvoorstel 28 maart dit jaar, is het wellicht interessant om dit onderwerp te bezien in relatie tot inkoopcontracten. Wanneer de nieuwe wet echt van kracht wordt is dit mechanisme grotendeels omgedraaid, waarbij de vooraf ingebrachte zaken via huwelijkse voorwaarden gescheiden blijven, net als b.v. een erfenis op naam van een van de echtgenoten, die buiten de tijdens het huwelijk opgebouwde gemeenschap van goederen blijven. 

In de praktijk zie je ook bedrijven, die het niet zo nauw nemen met contracten en het doornemen van de voorwaarden die van toepassing zijn op de inkooptrajecten. In de meeste gevallen, worden deze afspraken niet professioneel vergezeld van de juiste documenten, waarbij ook klakkeloos de voorwaarden van de leverancier worden geaccepteerd. Je hebt vaak te maken met een welbespraakte verkoper die je het idee geeft, een goede deal gesloten te hebben, waarna het “echte werk” nog moet gaan beginnen. Gelukkig gaat het ook heel vaak goed, maar het gaat ook wel vaak “goed” fout.

Net als in het begin van een relatie, in dit specifieke geval het sluiten van een huwelijk, wordt het als storend ervaren, om te beginnen over huwelijkse voorwaarden. Er wordt dan vaak gedacht aan een gebrek aan vertrouwen in elkaar, want je houdt immers van elkaar, dus waarom nu al bezig zijn met het regelen van dit soort zaken, in het “onwaarschijnlijke” geval dat het fout af loopt met de relatie. De cijfers over scheidingen liegen er niet om. Momenteel eindigt 34% van de huwelijken in een echtscheiding.

Bij het aangaan van een verbintenis met een leverancier, is de noodzaak voor het plaatsen van een bestelling meestal hoog en wordt deze vaak gedaan vanuit de business, zonder tussenkomst van inkoop. Hierbij wordt het traject van afspraken doorgaans “geskipped”, omdat dit als lastig wordt ervaren en in lijn met een huwelijk denkt men dat toch wel goed zal komen. Het vertrouwen op een goede afloop is vaak hoog.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Helaas blijkt ook in inkoopland, dat een ogenschijnlijk “gelukkig huwelijk” met een leverancier na verloop van tijd toch wat barstjes en soms zelfs forse scheuren laat zien. Tot zover de parallel met het huwelijk.

Realiteit

Vaak blijkt de praktijk weerbarstiger ten aanzien van de voorwaarden, waaronder de verbintenis tot stand is gekomen. Een aantal voorbeelden hierbij zijn o.a. de looptijd van de overeenkomst, opzegtermijn, benchmarkclausule, risico, aansprakelijkheid, etc.

Vanuit de realiteit zou, voorafgaand aan een bestelling, en zeker voor het aangaan van een overeenkomst met een dienstverlener ,een zorgvuldige contractering moeten plaats vinden met als resultaat, een raamovereenkomst, SLA/DAP en een adequate dienstbeschrijving. Dit dient op een dusdanige manier te gebeuren, dat hier later zo min mogelijk misverstanden over zouden kunnen ontstaan. Ook zal je over contract e.d. adequate afspraken dienen te maken. Ook wat betreft de looptijd van een overeenkomst. Hierdoor kun je bij veranderde marktomstandigheden (concurrentie/marktwerking), bijvoorbeeld met gunstiger inkoopvoorwaarden, flexibel zijn, in het overstappen naar een leverancier met gunstiger inkoopcondities. Daarbij moet je afspraken maken over afhandeling van b.v. DOA’s of wanneer het geleverde niet overeenkomt aan de vooraf gestelde criteria en dus verwachtingen van de klant.

Om de parallel door te trekken qua realiteit, zie je dat bij de huwelijken, vanuit een zekere realiteitszin met het oog op het scheidingspercentage, de standaard nu is/wordt, trouwen op huwelijkse voorwaarden i.p.v. in gemeenschap van goederen. Je vertrouwt nog steeds op een goede afloop, maar in het geval het niet goed gaat, is een en ander bij de notaris geregeld.

Hiertoe zal ook een bonafide leverancier zijn medewerking verlenen, zeker omdat men ook vanuit leverancierskant gebaat is bij een duurzame relatie, waarbij de “quick wins” vanuit het “dozen schuiven” uit een eenmalige deal snel verdampt zijn.

De meerwaarde vanuit inkoop is dan ook helder. Zorg vanuit je expertise, dat het enthousiasme over een product of leverancier vanuit een stuk professionaliteit is ingekaderd middels vastlegging van de juiste afspraken en exit clausules, voorzien van een jaarlijkse benchmark clausule. Alleen dan kan een “gelukkig huwelijk” blijven bestaan, en mocht het tot een voortijdig einde van dit huwelijk komen, heb je als klant e.e.a. op een juiste manier beschreven, zodat je in de emotie van het moment van afscheid, toch zorgt, dat je belangen overeind blijven richting die leverancier.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Focus Inkoop

Vanuit inkoopperspectief kun je adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de business te gaan zitten. Maar evident is wel, dat je ook richting contractmanagement adviserend kunt optreden. Dit kan zowel vanuit bestaande contracten van een organisatie, dan wel nieuwe contracten die een meer passende situatie kunnen ondersteunen. Vanuit inkoop is het zaak, dat de juiste vragen gesteld worden aan de organisatie m.b.t. roadmap, projectenkalender, strategie en visie e.d. ,waarbij inkoop nadrukkelijk betrokken zou moeten zijn.

Met betrekking tot kosten die gemoeid zijn met beleidskeuzes, is het zaak dat deze zo vroeg mogelijk in het vaststellen van de Roadmap bekend zijn, al zal dat in veel gevallen een geschat budget zijn, aangezien bepaling van definitieve budgetten een detailbenadering vereist. Daarnaast kan inkoop uiteraard een rol spelen in contractmanagement, consolidatie van oplossingen/contracten en periodieke benchmark van de in gebruik zijnde oplossingen.
Ook is aan te raden om voor reguliere aanschaf per bedrijfsbehoefte, één leverancier te selecteren of een beperkt aantal leveranciers, omdat je gedurende een contractperiode, afspraken rond prijsstelling hebt gemaakt. Dit is wellicht mogelijk op basis van Open Prijs Calculatie, waarbij je je het recht voorbehoud om naar behoefte periodiek een benchmark uit te voeren, om vast te stellen, of je conform raamovereenkomst verzekerd bent van de beste prijs.

Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen, omdat het belangrijk is, om mee te kunnen praten aan het begin van een beslissingstraject, zodat je toegevoegde waarde verder reikt dan die van “besteller”.

Naar de toekomst toe

Aangezien inkoop in de meeste bedrijven een steeds prominentere plaats in neemt, zal de focus ook meer en meer komen te liggen op ondersteuning van de organisatie op een zo professioneel mogelijk vlak, daarbij oog hebbend voor het gebruiksgemak. Waar organisaties te klein zijn, om een aparte FTE in dienst te hebben voor inkoop, zal in sommige gevallen de een andere persoon hiervoor verantwoordelijk gemaakt worden. Dit is niet altijd iemand die ook verstand heeft van Inkoop, zodat je daar wellicht kansen laat liggen op dat gebied. Grotere organisaties zie je meer en meer, een aparte Fte invullen als verantwoordelijke inkoper, waarbij je ook ziet, dat per aandachtsgebied, afhankelijk van de “spent” een meer inhoudsdeskundige inkoper wordt aangesteld. Denk hierbij aan een specifieke ICT inkoper. Deze trend zal zich naar verwachting voort zetten.
Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing voor de organisatie en die kun je alleen met de juiste mensen op de juiste plek realiseren.

Inkoopprofessionalisering met behulp van Lean Six Sigma

Inkoopprofessionalisering met behulp van Lean Six Sigma

Vera Balledux

Business Consultant

Kan het moderne inkoopproces nog zonder Lean Six Sigma? Om die vraag te kunnen beantwoorden, moeten we eerst weten wat Lean Six Sigma inhoudt.

Lean + Six Sigma
Lean staat kort gezegd voor het elimineren van verspillingen en Six Sigma staat voor het reduceren van variatie in een proces, resulterend in kwaliteit verbetering.

Figuur 1: Het ultieme doel bij Lean, perfectie.

Binnen Lean Six Sigma staat de klant centraal en ben je continu bezig met het vergroten van de klantwaarde. Bij klanten denkt men vaak alleen aan externe klanten, maar er zijn ook interne klanten. Als je b.v. kijkt naar het inkoopproces heb je ook te maken met interne klanten, denk aan je collega die bijvoorbeeld een pen nodig heeft. Maar als je als arts binnen een ziekenhuis een prothese nodig hebt, heb je ook direct te maken met een externe klant, namelijk de patiënt die de betreffende prothese nodig heeft. Ik zeg ook altijd dat je met het verbeteren van het inkoopproces als doel hebt om het primaire proces van het bedrijf beter te kunnen ondersteunen. Een arts moet bezig zijn met de patiënt en niet met het feit dat hij of zij bepaalde spullen mist.

Ook wil je dat de arts de juiste spullen krijgt, het proces dient dan zo ingericht te zijn dat er geen fouten gemaakt kunnen worden (Six Sigma). Uiteraard gaat dit in stapjes en is continu verbeteren noodzakelijk.

“et proces dient zo ingericht te zijn dat er geen fouten gemaakt kunnen worden (Six Sigma).”

Hoe pas je Lean Six Sigma toe op het inkoopproces?

Om Lean Six Sigma toe te passen op het inkoopproces maak je gebruik van DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve en Control). Dit is een gestructureerde, op feiten gebaseerde manier om processen te optimaliseren o.a. rekening houdende met de duivelsdriehoek (tijd, kwaliteit en scope).

Define: het probleem wordt geïdentificeerd en een plan van aanpak wordt gemaakt (Project Charter1) met scope en duidelijke planning.

Hoofd inkoop maakt uit de rapportages van zijn bedrijf op dat er slechts een 40% 3way match is. De KPI (Key Performance Indicator2) is gesteld op 90%. Hoe kan dit toch? Een team wordt geformuleerd en een project charter wordt opgesteld. Stakeholders worden in kaart gebracht en middels RACI3 methode op de hoogte gehouden.

Measure: Verzamel alle relevante data. Meet de procesprestaties. Hoe groot is het probleem? Is alle informatie valide?

Het team gaat aan de slag en diverse data worden opgezocht en/of gemeten. Denk aan aantal facturen, aantal leveranciers, doorlooptijden van o.a. factuurafhandeling, aantal orders via systeem en erbuiten geplaatst. Worden goederen binnengemeld etc.
Daarnaast worden er interviews met stakeholders en workshops met de proceskenners gehouden.

Analyze: Test oorzaak en probleem relaties en zoek naar de meest invloedrijke oorzaken van het probleem in kwestie.

Aan de hand van diverse Lean methodes komt het team erachter dat er meerdere oorzaken zijn zoals ontbrekende inkooporder nummers op facturen, wisselende prijzen bij leveranciers, aanvragen die buiten het P2P systeem om zijn gedaan, medewerkers crediteuren die fouten maken bij het scannen en nog een aantal zaken.

Improve: het proces wordt verbeterd door de oplossingen om het probleem te verbeteren te implementeren. Focus op de meest invloedrijke oorzaken.

Een aantal verbeteringen worden stapsgewijs doorgevoerd:
Als eerste worden de leverancier benaderd, die inkoopordernummers niet op de factuur zetten, om ze te instrueren om dit wel te gaan doen. Er worden ook nieuwe afspraken gemaakt met leveranciers die sterk wisselende prijzen hebben. Om de foutgevoeligheid en de doorlooptijd in het factuur afhandelen te verminderen zal XML beleid ingevoerd gaan worden. Dus de leverancier vragen om XML facturen in te sturen beginnende bij de leveranciers met de meeste facturen en/of de meest ingewikkelde facturen. De achterhaalde gedachte van zo min mogelijk facturen per crediteur dient plaats te maken voor factuur per order zodat de kans op uitval in het automatische proces zo laag mogelijk is en de cost per invoice nog lager wordt. Ook zal er intern een campagne gestart worden om aanvragers bewust te maken van de voordelen van het via een systeem aanvragen.

Control: Controleert of alles goed is verlopen door de prestaties te meten en te ervaren of het probleem is opgelost. Borging is cruciaal. Maak de verdere ontwikkelingen ook visueel.

Na de eerste aanpassingen worden de KPIs opnieuw gemeten. De KPIs worden visueel in beeld gebracht op de inkoopafdeling en de crediteurenafdeling zodat dagelijks gecheckt kan worden wat de status is van de diverse KPIs waaronder de factuurmatching. Trends worden gemonitord en uitschieters eventueel bijgestuurd.

Uiteindelijk dien je het globale operationele inkoopproces (figuur 2) geheel door te lichten door de knelpunten te zoeken en 1 voor 1 in detail op te pakken m.b.v. DMAIC. Ook is het van belang om meetbare data vast te leggen en te blijven analyseren (Datamining) als input voor de verbeterslagen.

“Het is van belang om meetbare data vast te leggen en te blijven analyseren (Datamining) als input voor de verbeterslagen.”

Figuur 2: Operationeel inkoopproces.

In mijn optiek kan het moderne inkoopproces dus niet zonder Lean Six Sigma.

Voor meer informatie over Lean Six Sigma raad ik u het volgende boek aan:
• John R Bicheno, Matthias Holweg, The Lean Toolbox 5th Edition, Uitgever: Picsie Books, Engelstalig, 342 pagina’s, 9780956830753, januari 2016


1Een project charter is de eerste stap bij alle kwaliteit methodieken, bij Lean en vooral bij Six Sigma. Het project charter definieert alle interacties van het project en de stappen voor een succesvolle afronding van het project. Het vindt plaats in de Define stap van de DMAIC, en het charter is essentieel voor een succesvol project. Een goed project charter zorgt voor succes door het definiëren van de nodige middelen, mensen en scope van het project, en een slecht projectcharter kan teamfocus, effectiviteit en motivatie verminderen. Bron: www.Leansixsigma.nl
2KPI staat voor Key Performance Indicator ofwel Kritieke Prestatie Indicator. Een KPI is kwantitatief en meet óf een doelstelling of Kritieke Succesfactor (KSF) wordt gerealiseerd.
Een KPI definitie dient aan de SMART principes te voldoen. Een KPI wordt uitgedrukt in een getal en gerelateerd aan een norm of target.
Bron: www.Leansixsigma.nl
3Het RACI-model is een matrix die gebruikt wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of reguliere werkzaamheden betrokken zijn weer te geven. RACI is een acroniem voor:
Responsible: Degene die het werk doet/doen. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die accountable is.
Accountable: Degene die (eind)verantwoordelijk, bevoegd is. Als het erom gaat, moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen, veto-recht hebben.
Consulting: Iemand die vooraf geraadpleegd wordt. Is twee-richting communicatie. Deze persoon geeft (mede) richting aan het resultaat, hij/zij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties geraadpleegd.
Informed: Iemand die achteraf geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enz. Dit is één-richting communicatie.
Bron: www.Leansixsigma.nl

De rol van Inkoop in Software Asset Management

De rol van Inkoop in Software Asset Management

Peter Reinink

Inkoopadviseur

Software Asset Management (SAM) is een uitdagend onderwerp om in te regelen in de bedrijfsomgeving. Hoe minder applicaties voor actieve bewaking van het gebruik van software in aanmerking komen, hoe beter. Wat kan Inkoop doen om het onderwerp zo klein mogelijk te houden?

Het verantwoorden van software kosten: alleen een feestje voor de IT afdeling?

Wie in een productiebedrijf heeft rondgelopen weet hoe belangrijk het is dat de magazijnen van onderdelen en halffabricaten niet voor een ieder toegankelijk zijn. Zowel misgrijpen, te veel als verkeerd weggelegde onderdelen zullen een keer tot gevolgen leiden. Zeker als er bij verrassing op vrijdagmiddag ‘misgegrepen’ wordt in het magazijn. Crashacties worden opgezet om de levering die vroeg in de volgende week aan de klant beloofd is alsnog te realiseren.

Iets vergelijkbaars kan zich voordoen als software wordt gedownload zonder dat er filters ingebouwd zijn. IT-specialisten, architecten en eindgebruikers zien mooie tools op internet en focussen zich op de functionaliteit die de gedownloade software levert. Maar hoe zit het met de kosten die de download met zich meebrengt? En is de verantwoordelijke manager op de hoogte dat zijn (m/v) budget gebruikt wordt? En is hij het daar wel mee eens? En hoe zit het met beëindigde licenties maar niet verwijderde applicaties?

Vrijdagmiddag

‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden. Inkoop wordt ingeschakeld om te onderzoeken of de leverancier wel gerechtvaardigd is om de IT omgeving te onderzoeken. In allerijl wordt gepoogd om na te gaan welke installaties op welke servers en op welke laptops staan. Discussies over (vermeend) softwaregebruik stijgen in prioriteit. Voor wie er mee te maken heeft gehad, zal dit herkenbaar zijn.
Als de mist in de tunnel is opgetrokken, start het ‘sporenonderzoek’. ‘Waarom weten we niet goed wie wat gebruikt? Waarom kunnen medewerkers software zo maar downloaden, wie is verantwoordelijk voor softwaregebruik? Wat hebben we draaien aan software en hebben we er wel licenties voor?’ Het initiatief voor een SAM project is geboren…

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Als het SAM project wordt vormgegeven, komt direct de discussie op tafel over de te vervullen verantwoordelijkheden. Hiervoor zijn meerdere inrichtingen mogelijk. Na de implementatiefase moeten de verantwoordelijkheden staan waar ze horen. De CIO is een veelvoorkomende landingsplaats van het eigenaarschap van het onderwerp.

“‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden.”

En Inkoop?

Inkoop is een belangrijke stakeholder in het SAM onderwerp om een aantal redenen:

  • Inkoop sluit het softwarecontract af en zorgt voor contractverlengingen en -wijzigingen.
  • Inkoop speelt een rol in het contractmanagement waaronder software contracten.
  • Binnen Inkoop is het contractbeheer belegd.

De contracteigenaar bepaalt welke inhoudelijke verwachtingen er zijn met betrekking tot het software contract. Het is aan Inkoop om vervolgens – in het kader van SAM- kritisch te zijn op de meetbaarheid van de gewenste software. Lastig te meten software metrieken moeten voorkomen worden. Het kan dan handig zijn om een ‘# users’ contract af te sluiten in plaats van ‘concurrend users’ of een iets duurder ‘unlimited’ contract af te sluiten waar andere business units ook van kunnen meegenieten. En daarmee tegelijkertijd het maken van interne kosten voor het meten en bijsturen van het softwaregebruik weg te nemen. Daarnaast kijkt Inkoop via welke kanalen software is aangeschaft en welke leverancier de rechten heeft op de broncode. In een audit gaat het om de bronleveranciers van software, niet om de resellers. Daarnaast kijkt Inkoop of het aantal resellers van kleine pakketten verkleind kan worden. Dat helpt de communicatie te vereenvoudigen in het licht van SAM.

Als het SAM tool is geïnstalleerd kan Inkoop bijdragen aan het vaststellen van applicaties waar geen contract tegenover staat. Inkoop kan van tevoren met de contracteigenaren vastgesteld hebben welke contracten (niet) beheerd worden en hierop proactief actie nemen.
Het zijn redelijk voor de hand liggende initiatieven, maar de praktijk kan anders zijn.

En de verantwoordelijkheid van de leverancier?

Inkoop kan in overleg met de leverancier borgen dat de aangeschafte gebruiksrechten bij voorkeur niet overtreden kunnen worden. Als er meer software gebruikt kan worden dan aan rechten is gekocht dat spreekt Inkoop de leverancier hierop aan en stelt intern vervolgstappen voor als de leverancier niet aan een oplossing meewerkt. Dat zal voor de minipakketjes software niet zo’n vaart lopen maar wel voor de pakketten van de grootste software leveranciers en de pakketten die in het bedrijf tussen tafellaken en servet zitten. Hoe meer Inkoop het meten en verantwoorden terug kan dringen of eenvoudiger kan maken , hoe beter het is.

“Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien.”

Financieel

Daarnaast geldt voor softwarecontracten hetzelfde als voor de andere contract categorieën: de controller wil de juiste verplichtingen in de boeken hebben en zit niet te wachten op ‘vrijdagmiddag’ effecten. Bij de grote softwareleveranciers kunnen (her)contracterings scenario’s spelen die tot verschillende kostenramingen leiden over meerdere jaren. Als het financieel contractmanagement is belegd bij Inkoop, dan kan Inkoop een bijdrage leveren aan het voorkomen van een ‘vrijdagmiddag’ effect. Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien.

Samengevat

Zowel in het reguliere inkooptraject als het contractmanagement dat er op volgt kan Inkoop de SAM eigenaar faciliteren. De praktijk wijst uit dat SAM geen gemakkelijk onderwerp is om in te regelen. Terecht wordt vaak een adviesbureau betrokken om te helpen bij de technische en functionele implementatie van het onderwerp. Maar Inkoop kan los daarvan al initiatieven nemen om SAM niet groter te laten zijn dan nodig is.
De gang naar de cloud maakt het SAM onderwerp er niet eenvoudiger op. Zolang de verantwoordelijkheid voor softwaregebruik niet bij de xAAS leverancier ligt, veranderen de SAM verantwoordelijkheden niet. Reden te meer dat Inkoop initiatief neemt om het onderwerp zo klein mogelijk te houden!

IT Besparingen; waar moet je op letten? Wie kan je daarbij helpen?

IT Besparingen; waar moet je op letten? Wie kan je daarbij helpen?

Zowel in de publieke als in de private sector, zie je meer een meer vacatures ontstaan voor ICT inkopers. Er is een behoefte aan deskundige ondersteuning bij het benaderen van de markt voor IT oplossingen.
Om nu niet direct in een vendor lock-in te verzeilen vanuit advies van een leverancier, zoeken instanties naar deskundige inkopers in loondienst dan wel via inhuur, die beschikken over een brede IT ervaring in combinatie met inkoop skills. Het is belangrijk, dat een dergelijke functionaris de juiste vragen kan stellen en kan bogen op een zorgvuldig opgebouwd netwerk in de IT wereld. Naast het optuigen van Informatie Management voor het bepalen van de IT behoefte van een organisatie, is het daarna de taak voor de IT manager om die IT behoefte te vertalen in passende oplossingen voor de organisatie. Uiteraard dient dit in nauwe samenwerking te gebeuren met inkoop.

De huidige situatie bij bedrijven is vaak historisch gegroeid. Bedrijven starten met bepaalde hard- en software oplossingen, die op dat moment passend zijn bij de organisatie. Ook op het gebied van telefonie en printing is dit het geval. Vanuit het oogpunt van informatiemanagement wordt er niet de tijd genomen om de wellicht bijgestelde behoefte aan IT middelen van de organisatie grondig te inventariseren. Het is onontkoombaar, dat door groei van de organisatie enerzijds en de voortschrijdende techniek anderzijds de IT oplossingen anders ingevuld dienen te worden.

Kreten als “BYOD”(Bring your own device), “Unified Communication” en “Anytime/Anywhere” wekken vaak verwachtingen bij gebruikers, die vanuit hun thuis situatie vaak “verder” zijn, dan de werkomgeving kan faciliteren. Hierdoor wordt de werkomgeving vaak als belemmerend ervaren, waarbij je als IT achter de feiten aan loopt. Het blijft zoeken naar het evenwicht tussen het bieden van een “veilige” omgeving en het gebruiksgemak van de werknemers. 

Ook op het gebied van contracten, is vaak voort geborduurd, op basis van historische ontwikkelingen, zonder te kijken naar synergie- of besparingsmogelijkheden. Vaak ook omdat de focus van een bedrijf niet per definitie op hun IT omgeving gericht is. IT daarentegen zou hierin een facilitator moeten zijn, waar het in de praktijk vaak wordt ervaren als remmende factor voor de dagelijkse business.

“Vanuit inkoopperspectief kun je met IT kennis adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de IT te gaan zitten”

Focus Inkoop

Vanuit inkoopperspectief kun je met IT kennis adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de IT te gaan zitten. Maar evident is wel, dat je ook richting contractmanagement adviserend kunt optreden. Dit kan zowel vanuit bestaande contracten van een organisatie, dan wel nieuwe contracten die een meer passende situatie kunnen ondersteunen. 

Vanuit inkoop is het zaak, dat de juiste vragen gesteld worden aan de IT organisatie m.b.t. roadmap, projectenkalender, IT strategie e.d. ,waarbij inkoop nadrukkelijk betrokken zou moeten zijn. Met betrekking tot kosten die gemoeid zijn met beleidskeuzes IT, is het zaak dat deze zo vroeg mogelijk in het vaststellen van de Roadmap IT bekend zijn, al zal dat in veel gevallen een geschat budget zijn, aangezien bepaling van definitieve budgetten een detailbenadering vereist. Daarnaast kan inkoop uiteraard een rol spelen in contractmanagement, consolidatie van oplossingen/contracten en periodieke benchmark van de in gebruik zijnde IT oplossingen.

Ook is aan te raden om voor reguliere aanschaf IT hardware één leverancier te selecteren of een beperkt aantal leveranciers, zodat je gedurende een contractperiode, afspraken rond prijsstelling hebt gemaakt. Dit is wellicht mogelijk op basis van Open Prijs Calculatie, waarbij je je het recht voorbehoud om naar behoefte periodiek een benchmark uit te voeren, om vast te stellen, of je conform raamovereenkomst verzekerd bent van de beste prijs.

Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen, omdat het belangrijk is, om mee te kunnen praten aan het begin van een beslissingstraject, zodat je toegevoegde waarde verder reikt dan die van “besteller”.

“Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen”

Naar de toekomst toe

Aangezien IT in de meeste bedrijven een steeds prominentere plaats in neemt, zal de focus ook meer en meer komen te liggen op ondersteuning van de organisatie op een zo professioneel mogelijk vlak, daarbij oog hebbend voor het gebruiksgemak. Waar organisaties te klein zijn, om een aparte FTE in dienst te hebben voor IT inkoop, zal in sommige gevallen de IT verantwoordelijke hiervoor ingezet worden. Dit is niet altijd iemand die ook verstand heeft van Inkoop, zodat je daar wellicht kansen laat liggen op het gebied van inkoop. Grotere organisaties zie je meer en meer, een aparte Fte invullen als verantwoordelijke ICT inkoper, aangezien ICT binnen het vakgebied van inkoop, weer een aparte tak van sport is. Deze trend zal zich naar verwachting door zetten.

Ook omdat de gang naar de cloud in veel bedrijven hoog op de agenda staat, is het zaak, om hiervoor de mensen in te zetten met de juiste kennis van ICT en inkoop. Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing voor de organisatie en die kun je met de juiste mensen realiseren.

Productiviteit van het inkoopproces

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Het beste resultaat, als uitkomst, van het offerteproces realiseert men door meerdere leveranciers te benaderen, de kans op betere tarieven neemt hiermee toe. Alleen hoeveel leveranciers moet men dan benaderen? 

Door voorselectie kan men de betere passende leveranciers selecteren, alleen hoe vindt men die? Hoe verhoogt men de effectiviteit van dit inkoopproces met oog op de efficiency.

Economic Tender Quantity1

Door middel van offerteaanvragen wordt gebruik gemaakt van de marktwerking om een zo gunstig mogelijke aanbieding te verkrijgen. Hoe meer offertes er worden ontvangen hoe groter de kans op een verbetering. De aangeboden tarieven zullen een zekere spreiding vertonen. Deze gedachte volgend, neigt men er dan ook naar om het aantal groter te maken zodat de kans het grootst is op het laagste tarief.

Daartegenover dienen deze aanbiedingen ook allemaal beoordeeld te worden. De hiermee gemoeide kosten zijn deels vaste kosten (het opstellen van de specificaties) en deels variabal (de beoordelingskosten). Hoe meer offertes worden gevraagd hoe hoger de beoordelingskosten zullen zijn. De kosten die hiermee gepaard gaan, hebben een negatieve invloed op het eindresultaat.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Het optimale aantal dient daarmee gebaseerd te zijn op de spreiding van de mogelijke aangeboden tarieven. Hoe groot is de kans op een beter tarief, wat is de meerwaarde daarvan en weegt dat op tegenover de extra kosten. Spreiding van de tarieven is daarin leidend en niet, zo als vaak in de praktijk, de contractwaarde.

Best Fit Supplier

Wanneer het aantal op te vragen offertes bepaald is ontstaat de vraag welke partijen benaderd gaan worden. Welke leverancier past het best. Vaak wordt gekozen voor de methode “wie kennen we al en wie googlen we erbij”. Deze geselecteerde organisaties wordt dan gevraagd in hun offerte hun antwoorden te geven op de eisen en wensen. Met daarbij het risico dat men de vragen aan de verkeerde partij heeft gesteld.

Een veel effectievere manier is ontstaan door internet en zogenaamde bigdata. Kredietbeoordelingsbedrijven verzamelen ongelooflijk veel informatie over bedrijven waarmee veel meer dan alleen kredietwaardigheid wordt gemonitord. De mogelijkheid ontstaat hiermee om door middel van voorselectie-criteria, organisaties te toetsen op de criteria voortkomend uit de kernwaarden.

Door middel van een “Kieskeurig voor Inkoop” vindt selectie plaats door uitsluiting op bijvoorbeeld: onzorgvuldigheid, financieel ongezond, frauduleuze en criminele organisatie, weinig-maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen. Men kan een groot aantal “lookalikes” terugbrengen naar bijvoorbeeld de top 5 best passende leveranciers.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Conclusie

Vanzelfsprekend zijn er allerlei randvoorwaarden van toepassing maar door de juiste overwegingen te maken in zowel het aantal op te vragen leveranciers als een voorselectie te maken zal de efficiency en de effectiviteit van het inkoopproces sterk toe nemen.

Onbewuste kosten zichtbaar maken

Onbewuste kosten zichtbaar maken

Judie Agterof

Inkoopadviseur

Dat vele handelingen een product of dienst duurder maken, is u vast bekend. Maar hoe efficiënt gaat u om met uw leveranciers en het aantal facturen die uw leveranciers sturen?

Over de kosten van de verwerking van een factuur lopen de cijfers uiteen, maar gemiddeld moet u rekenen op ongeveer 20-24 euro per factuur. Emeritor onderzocht de vijftig meest recent uitgevoerde financiële analyses om deze “mogelijk onbewuste” kosten in kaart te brengen.

Inkoopvolume versus leveranciers

Uit het onderzoek blijkt dat er een groot aantal organisaties over een relatief groot leveranciersbestand beschikt. Het inkoopvolume van de geanalyseerde organisaties varieerde van 3 miljoen tot meer dan 500 miljoen. Echter, de organisaties met het grootste inkoopvolume bleken niet het grootste aantal leveranciers en facturen te hebben. Een groot inkoopvolume betekent dus niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Een groot inkoopvolume betekent niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Door een financiële analyse en een vergelijking met branchegenoten, kunt u vast stellen of het aantal leveranciers van uw organisatie groot te noemen is. Bij een te groot aantal leveranciers is het verstandig om een leveranciersreductie toe te passen. Door inkopen te bundelen, is het mogelijk om de inkoopkracht te vergroten en ontstaan er nieuwe mogelijkheden. Daarnaast zijn minder leveranciers beter te managen.

Inkoopvolume versus het aantal facturen

Wanneer er sprake is van een handmatige verwerking van facturen, is het interessant om het aantal facturen te analyseren. Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden. De factuur wordt ontvangen, gecontroleerd, geboekt en in de organisatie rond gestuurd ter goedkeuring. 

Ook vindt er administratieve afhandeling van de betalings plaats en communiceert men met de leveranciers over de facturen en de openstaande posten.

Door het aantal facturen en het gemiddeld factuurbedrag per leverancier in kaart te brengen worden de extremen inzichtelijk. Praktijkvoorbeeld:
Leverancier X (pakketbezorger) stuurt u 511 facturen met een gemiddeld factuurbedrag van € 51,-.
Wanneer deze pakketbezorger u 1 factuur per week stuurt, dan komt u in totaal op 52 facturen in plaats van 511 facturen. Dat komt neer op 459 facturen minder. U kunt dan al snel minimaal 459 x 20 euro = € 9.180,- besparen.

De toekomst

Om boven omschreven kosten op het gebied van leveranciers en de facturen scherp te houden, is het van belang om de cijfers regelmatig te monitoren. Monitor daarom het aantal leveranciers per inkooppakket en het aantal facturen per leverancier. Zonder monitoring zal het aantal leveranciers en het aantal facturen toch ongemerkt weer groeien en dat is niet nodig.

Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden.

Verder kan er gedacht worden aan digitale factuurverwerking. Er worden dan geen facturen meer per post gestuurd, maar u ontvangt de facturen digitaal. En de facturen worden rechtstreeks in een factuurverwerkingsprogramma verwerkt.

Tot slot, wees u bewust van de aantallen want meten is weten!

Bespaar op uw factuurverwerking

Bespaar op uw factuurverwerking

Wouter Klijn

Business Consultant

In de wereld van factuurverwerking is de afgelopen jaren veel veranderd en toch staan we nog maar aan het begin van de grote ommezwaai,. Uit onderzoek “E-Invoicing/E-Billing The Catalyst for AR/AP automation” van Billentis april 2016 is gebleken dat de verzenders van facturen gemakkelijk 6 euro kunnen besparen voor iedere verzonden factuur, terwijl voor de ontvangende partij de besparing al snel 7 euro kan zijn voor iedere ontvangen factuur. Hoe kan dat dan?

Tot voor kort was het heel normaal dat facturen door de leverancier werden geprint, in een envelop gestopt en bezorgd bij de klant. Nadat bij de ontvanger, de afdeling crediteuren de envelop had gekregen, moest een medewerker die envelop openen en werd de factuur voorzien van diverse boekhoudkundige codes en een begeleidingsformulier. Daarna ging de factuur het halve bedrijf rond om alle benodigde handtekeningen te verkrijgen. Dit proces kent een lange doorlooptijd en aan dit proces zitten hele grote risico’s. Dit proces kost het bedrijf dus handenvol met geld.

De grootste negatieve kostendrivers voor de versturende partij zijn:

  1. late reactie van klanten indien belangrijke informatie ontbreekt op de factuur,
  2. handelingskosten voor betaalherinneringen,
  3. weinig controle mogelijkheden of de factuur werkelijk is aangekomen,
  4. te laat betaalde facturen
  5. archiefkosten en het handmatig zoeken van facturen.

Voor de ontvangende partij zijn de belangrijkste negatieve kostendrivers:

  1. de handmatige stappen in het verwerken van de factuur,
  2. het handmatig boeken van de factuur in een boekhoudpakket incl. grote kans op invoerfouten,
  3. het handmatig koppelen van de order aan de factuur,
  4. kwijtraken van de factuur,
  5. archief voor alle fysieke facturen.
  6. geen kloppende boekhouding

“Tot voor kort was het heel normaal dat facturen door de leverancier werden geprint, in een envelop gestopt en bezorgd bij de klant.”

Verbeterpotentieel

Één van de mogelijkheden is het implementeren van een scan & herken oplossing binnen de organisatie. Dit verlaagt aan de ontvangende zijde van de keten wel een klein deel van kosten, echter wil je een groot deel van de kosten verlagen, kun je het beste overstappen naar E-invoicing. E-invoicing is een door de Nederlandse belastingdienst goedgekeurde manier van facturen versturen en verwerken. Wel moet een debiteur vooraf toestemming vragen aan de belastingdienst. Het meest gebruikte protocol is het UBL2 protocol.
Het eerder genoemde onderzoek van Billentis toont aan dat de verstuurder van facturen gemiddeld tot 59% van zijn kosten kan besparen. Terwijl de ontvangende partij zelfs tot gemiddeld 64% van zijn kosten kan besparen.

Voor de crediteur zijn de volgende grote besparingen mogelijk per processtap

  • Printen, enveloppen versturen:
    – Print en portokosten lager, beter voor het milieu, korte doorlooptijd
  • Herinneringen versturen:
    – tijdswinst, lagere kosten
  • Overmakingen:
    – Tijdswinst (t.o.v. handmatig), betere/snellere terugkoppeling over betalingen
  • Archiveren:
    – Archivering gaat nu digitaal, dus minder fysieke ruimte, kostenbesparend, betere beschikbaarheid van het archief

Hoe werkt het?

Nu de voordelen van E-invoicing bekend zijn, is het natuurlijk belangrijk om te weten hoe het werkt en of het voor uw organisatie binnen handbereik is. Het principe achter E-invoicing is relatief simpel. Het hart van het model zijn de factuurproviders.

Factuurproviders zijn platformen waar zowel leveranciers als klanten kunnen zich aansluiten en vervolgens hun wederpartij vragen om de facturen via deze partij te verwerken. Zij zorgen er voor dat de facturen bij de rechtmatige ontvanger komen in het juiste format en voldoende aan het wettelijke richtlijnen
Onderstaand is schematisch weergegeven hoe de E-invoicing keten werkt tussen de diverse partijen.

“Het principe achter E-invoicing is relatief simpel.”

Qua business model zijn er verschillende varianten in de markt. De ene factuurprovider vraagt een vergoeding aan de verstuurder van de factuur en dee andere factuurprovider vraagt niets voor het versturen en ontvangen van facturen, echter worden er wel kosten gerekend voor aanvullende diensten. Het ontvangen van de factuur is veelal gratis.
In bovenstaande schematische weergave kan leverancier X dus facturen versturen naar Klant 1 en Klant 2. Terwijl Klant 2 facturen kan ontvangen van alle Leveranciers.

De technische uitvoering van de koppeling tussen de leveranciers en de factuurproviders is afhankelijk van het facturatie systeem van de leveranciers, maar de meeste factuurproviders hebben al een standaard interface met de meest gangbare facturatiesystemen zoals Exact, AFAS en SAP.

Het leveren van de facturen kan op verschillende manieren. De klant kan zelf op een portaal van de Factuurprovider de factuur in PDF formaat ophalen, danwel de factuur direct laten leveren in een systeem naar keuze. Dit kan dus een boekhoudsysteem zijn, zoals AFAS Profit of een Purchase-to-Pay systeem als INCONTO. In het laatste geval kan de hele verwerking en workflow inclusief procuratie van de factuur door INCONTO worden uitgevoerd. Als onderdeel van de workflow kan de factuur gekoppeld worden aan een valide inkooporder, waardoor het verwerkingsproces van een factuur verder versneld kan worden.

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 3

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 3

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

In de eerste twee delen van deze reeks artikelen over de herziene Gids Proportionaliteit ben ik ingegaan op de wijzigingen inzake elektronisch aanbesteden, facultatieve uitsluitingsgronden, eisen aan onderaannemers, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen, de accountantsverklaring en referenties.

In dit derde en laatste deel van deze serie zal ik ingaan op aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden. Onderaan dit laatste deel vind u een tabel, waarin ik een en ander schematisch weergeef.

8. Aansprakelijkheid

Aan de ene opdracht zijn weinig, aan de andere opdracht veel risico’s verbonden. Uiteraard is het daarbij van belang om de aansprakelijkheid voor beide partijen goed geregeld te hebben. Daar geeft de Gids enkele regels voor. Bij de beoordeling van de vraag of de eisen die u in dit kader stelt, proportioneel zijn, kunt u de volgende aspecten betrekken:

  • Welke risico’s loopt u daadwerkelijk? De aansprakelijkheidseis die u stelt, dient hiermee direct verbonden te zijn.
  • Wat is op het vlak van aansprakelijkheid gebruikelijk in de branche/voor vergelijkbare opdrachten? Bij aansprakelijkheid (bijvoorbeeld in geval van letsel, dood en zaakschade) raadt de Gids u aan om aan te sluiten bij de standaarden van de verzekeringsbranche, die gelden voor de betreffende branche en/of voor vergelijkbare opdrachten. Wat is in dat kader verzekerbaar?

“Aan de ene opdracht zijn weinig, aan de andere opdracht veel risico’s verbonden.”

U kunt per opdracht bepalen welke beperking proportioneel is. De aansprakelijkheid kan worden beperkt in soort, hoogte en duur.
Voor wat betreft de soort aansprakelijkheid, kan er onderscheid gemaakt worden tussen directe en indirecte schade. U mag ingevolge voorschrift 3.9 D van de Gids geen onbeperkte directe/indirecte aansprakelijkheid eisen van inschrijvers. Dat is namelijk disproportioneel.

Ook voor wat de hoogte van het bedrag van aansprakelijkheid betreft, geldt dat u geen ongelimiteerde aansprakelijkheid mag eisen van inschrijvers, wederom omdat dat disproportioneel is.
Voor wat betreft de duur van de aansprakelijkheid kunt u aansluiten bij een percentage van de opdrachtwaarde van een jaar. In ieder geval mag u geen aansprakelijkheidseis van onbepaalde duur stellen: ook dat is disproportioneel.

Wanneer u gebruik maakt van paritair opgestelde voorwaarden (voorwaarden die zijn overeengekomen tussen enerzijds de overheid en anderzijds (een vertegenwoordiging van) marktpartijen), waarin regelingen zijn getroffen aangaande aansprakelijkheid, kunt u aansluiten bij die regelingen.

9. Contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden

Onder dit kopje noem ik kort nog enkele andere wijzigingen die voor uw praktijk wellicht van belang zijn:

  • U moet aan (potentiële) inschrijvers tijdens de aanbestedingsprocedure de mogelijkheid bieden om voorstellen tot aanpassing van de conceptovereenkomst, dan wel voorstellen tot afwijking van de inkoopvoorwaarden te doen;
  • Wanneer er voor de overeenkomst die u wilt gebruiken, paritair opgestelde contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan, moet u deze modellen of voorwaarden integraal overnemen/gebruiken. Voorbeelden van paritair opgestelde voorwaarden zijn de UAV –GC 2005 (voor de bouw) en de RVOI 2001 (voor de Ingenieursbranche);
  • U mag niet vragen dat inschrijvers u garanderen dat zij de met u overeengekomen prijs met terugwerkende kracht zullen aanpassen aan de lagere prijs, die zij in de toekomst eventueel met andere wederpartijen zouden overeenkomen.

“Het belang en de noodzaak van het proportionaliteitsbeginsel in de praktijk is toegenomen.”

Conclusie

Het belang en de noodzaak van het proportionaliteitsbeginsel in de praktijk is toegenomen, reden waarom de hierboven behandelde wijzigingen in de Gids Proportionaliteit zijn doorgevoerd. Veel onderwerpen die voorheen niet met name in wet- en regelgeving werden genoemd, zijn nu geregeld in de Gids. Voor de aanbestedende dienst houdt dat een verzwaring in van de plicht om haar praktijk aan te passen aan deze wijzigingen. Ik hoop dat deze reeks artikelen en de tabel hieronder u zullen bijstaan bij het op de juiste wijze doorvoeren van de behandelde onderwerpen in uw organisatie.

2016 tabel Herziene Gids Proportionaliteit