De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 1

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 1

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit. Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit (hierna: de Gids, klik hier voor de Gids). Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

In mijn vorige artikel, ‘Wat betekenen de wijzigingen op de Aanbestedingswet voor u?’, ben ik globaal ingegaan op de herziening van de Aanbestedingswet 2012 en daarmee samenhangende onderwerpen. In dit artikel, dat in drie delen zal verschijnen, behandel ik – zonder daarbij uitputtend te willen zijn –de belangrijkste aanpassingen van de Gids en geef ik daarbij aan wat dat voor u in de praktijk betekent.

De Gids is nog steeds een verplicht richtsnoer voor de praktische toepassing van het proportionaliteitsbeginsel: bij juridische procedures toetst de rechter namelijk evenzeer aan de Gids, als aan de Aanbestedingswet en andere relevante wet- en regelgeving. Ook moeten de in de Gids opgenomen voorschriften verplicht worden nageleefd. Leeft u ze niet na, dan moet u dat motiveren.

“De Gids is nog steeds een verplicht richtsnoer voor de praktische toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.”

De Gids geldt voor alle aanbestedingen, zowel voor nationale, als voor Europese. De Gids geldt ook voor alle sectoren, dus ook voor de speciale sectoren.
In de drie delen waaruit dit artikel bestaat, zal ik achtereenvolgens de volgende 9 onderwerpen behandelen:

Deel 1
1. elektronisch aanbesteden,
2. facultatieve uitsluitingsgronden,

Deel 2
3. (eisen aan) onderaannemers,
4. bewijsmiddelen,
5. zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen,
6. accountantsverklaring,
7. referenties,

Deel 3
8. aansprakelijkheid en
9. contracts-, inkoop en leveringsvoorwaarden.

In de artikelen volg ik de doorgaande nummering, zoals hierboven aangegeven. Onderaan het derde en laatste deel van dit artikel sluit ik af met een tabel, waarin ik een en ander schematisch weergeef.

1. Elektronisch aanbesteden
Met de herziening van de Aanbestedingswet 2012, is elektronisch aanbesteden met ingang van 1 juli 2017 (dus vanaf volgend jaar!) verplicht gesteld. Denkt u eraan dat, naast de publicatie, ook de aanbestedingsdocumenten en de inschrijving en de procedure, evenals alle communicatie vanaf 1 juli 2017 elektronisch plaats moet vinden via een van de daarvoor bestemde platformen, zoals TenderNed of Tsenders (door TenderNed geautoriseerde platformen). Op TenderNed kunt u via deze link https://www.tenderned.nl/over-tenderned/ketenpartners een opsomming vinden van Tsenders. De bedoeling van elektronisch aanbesteden is om de administratieve lasten voor uzelf, maar ook voor de inschrijvers te verlichten. Voor meer informatie over dit onderwerp verwijs ik u naar het artikel Heeft u al een agendapunt voor 1 juli 2017 aangemaakt? Elektronisch aanbesteden! van mijn collega, Marius Dygudaj, die u meer over dit onderwerp vertelt.

2. Facultatieve uitsluitingsgronden
Hier behandel ik de ernstige fout en past performance. Zie hiervoor paragraaf 3.5.1 en voorschrift 3.5 A van de Gids.
a. Ernstige fout
U kunt partijen uitsluiten wegens het hebben begaan van een ‘ernstige fout’, maar deze uitsluitingsgrond mag u alleen in zeer uitzonderlijke situaties toepassen. Juist omdat dit begrip voor meerdere uitleg vatbaar is, moet u terughoudend zijn bij de toepassing ervan. Een deel van de fouten die hieronder vallen, zijn opgenomen in de Gedragsverklaring Aanbesteden.
b. Past performance
Dezelfde terughoudendheid moet u in acht nemen bij het uitsluiten van inschrijvers wegens ‘past performance’ (gedragingen van de inschrijver in het verleden). Wanneer u deze uitsluitingsgrond wil gebruiken, moet u zich daarbij realiseren dat het niet gaat om kleine misstappen van de inschrijver, maar om objectief vastgestelde aanzienlijke of herhaaldelijke tekortkomingen van essentiële bepalingen bij eerdere opdrachten waar deze inschrijver voor verantwoordelijk kan worden gehouden. Van aanzienlijke of herhaaldelijke tekortkomingen is sprake wanneer het tekortkomingen betreft, die hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst, schadevergoeding of andere vergelijkbare (niet-standaard en substantiële) sanctie. Het betreft “nadrukkelijk uitzonderlijke situaties” en de tekortkoming moet “objectief en consistent” zijn vastgesteld. (Zie de Gids onder voorschrift 3.5 A). U mag hierbij rekening houden met zowel tekortkomingen bij uzelf, als bij andere opdrachtgevers.

De nieuwe Gids geeft duidelijke handvaten over hoe om te gaan met de lijst/het register, waarin de slechte prestaties van aanbieders worden bijgehouden. Wanneer u zo’n lijst/register bijhoudt, moet u dat zorgvuldig doen en altijd rekening houden met het feit dat dergelijke lijsten al snel imagoschade voor bedrijven kunnen opleveren. Het is uw verantwoordelijkheid als aanbestedende dienst om ervoor te zorgen dat uw organisatie daar verantwoordelijk mee omgaat.

“Uit de cijfers die dan naar boven komen kan je heel veel signalen aflezen.”

Zorgt u dus voor voldoende details in de vermelding van de tekortkoming(-en) van bedrijven. Van groot belang is ook dat u elke ondernemer de kans biedt om zijn eventuele vermelding op de lijst ter discussie te stellen en aan te tonen dat hij acties (In de Gids worden dat ‘verbeteracties’ genoemd) heeft ondernomen om eventuele tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. Dit wordt in de Gids het ‘zelfreinigend vermogen’ van ondernemers genoemd. U moet daar drie jaar voor terugkijken. Mocht de ondernemer erin geslaagd zijn om aan te tonen dat hij weer een betrouwbare partner is, dan mag u hem niet meer uitsluiten. Wilt u dat toch doen, dan moet u die beslissing heel goed motiveren.

In het tweede deel van deze serie artikelen zal ik ingaan op de volgende onderwerpen: eisen aan onderaannemers, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen en de accountantsverklaring. In het derde en laatste deel van deze serie komen referenties, aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden aan bod. In het laatste deel treft u ook een handig overzicht aan waarin u in een oogopslag kunt zien op welke wijze de behandelde onderwerpen in het kader van het proportionaliteitsbeginsel juist worden toegepast en wanneer dat juist niet het geval is.

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit. Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

Lees meer De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 1

Van VAR naar modelovereenkomst, wat kan een opdrachtgever het beste doen?

Van VAR naar modelovereenkomst, wat kan een opdrachtgever het beste doen?

Timme van Aardenne

Inkoopadviseur

De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) voor zzp’ers is met ingang van 1 mei 2016 met invoering van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) afgeschaft. Met de inwerkingtreding van de wet DBA, zijn zowel de opdrachtgever als de zzp’er / opdrachtnemer (hierna: zzp’er) verantwoordelijk geworden voor de controle op de beoordeling van de onderlinge werkrelatie. Nu de VAR is te komen vervallen, dienen opdrachtgever en zzp’er in een overeenkomst te bepalen hoe zij hun onderlinge werkrelatie vorm willen geven.

De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) voor zzp’ers is met ingang van 1 mei 2016 met invoering van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) afgeschaft. Met de inwerkingtreding van de wet DBA, zijn zowel de opdrachtgever als de zzp’er / opdrachtnemer (hierna: zzp’er) verantwoordelijk geworden voor de controle op de beoordeling van de onderlinge werkrelatie. Nu de VAR is te komen vervallen, dienen opdrachtgever en zzp’er in een overeenkomst te bepalen hoe zij hun onderlinge werkrelatie vorm willen geven.

Voor een opdrachtgever brengt dit veranderingen met zich mee: zijn verantwoordelijkheid met betrekking tot de werkrelatie, die bestaat tussen hem en een zzp’er, is groter geworden. Daardoor kan de opdrachtgever na 1 mei 2017 te maken krijgen met forse naheffingen van de Belastingdienst, wanneer de Belastingdienst zou concluderen dat er sprake is van een dienstbetrekking tussen de opdrachtgever en de zzp’er. Tot 1 mei 2017 geldt een transitieperiode, waarin een inspanningsverplichting voor opdrachtgevers bestaat om de nodige aanpassingen door te voeren die aansluiten bij de nieuwe situatie. Nu van de transitieperiode reeds een aantal maanden zijn verstreken, dringt de tijd voor een goede voorbereiding op de nieuwe situatie. Om u daarin bij te staan, geef ik u hierbij enkele tips, die u als opdrachtgever kunnen helpen om de werkrelatie met de zzp’er zodanig vorm te geven, dat het duidelijk is dat die zzp’er niet in loondienst bij u werkt en dat er geen sprake is van een dienstbetrekking.

“De opdrachtgever kan na 1 mei 2017 te maken krijgen met forse naheffingen van de Belastingdienst.”

  • Maak een inventarisatie
    Betrek daarbij alle zzp’ers die op basis van een opdrachtovereenkomst of een overeenkomst van aanneming van werk in uw organisatie werken. Kijk naar de wijze waarop de werkrelatie met deze zzp’er in de overeenkomst en in de praktijk is vormgegeven en kijk wat de juridische basis van de overeenkomst is. Uit het Burgerlijk Wetboek volgen drie criteria aan de hand waarvan u kunt beoordelen of er sprake is van een dienstbetrekking: gezag (de werknemer moet onder gezag en toezicht van de werkgever werken), arbeidsplicht (de werknemer is verplicht persoonlijk arbeid voor de werkgever te verrichten) en loonbetalingsverplichting (de werkgever is verplicht de werknemer loon te betalen als tegenprestatie voor de door de werknemer verrichte arbeid). Als één van de drie elementen ontbreekt is er geen sprake van een dienstbetrekking. In de praktijk komen echter vele soorten werkrelaties voor, waardoor het voor partijen niet altijd duidelijk is of er sprake is van een dienstbetrekking. Voor deze grensgevallen komt de wet DBA in beeld.
  • Sluit aan bij een modelovereenkomst
    Indien u twijfelt over de aard van de werkrelatie, kunt u twee dingen doen. Het eerste is een overeenkomst met de zzp’er opstellen, naar het voorbeeld van een van een modelovereenkomst van de Belastingdienst of van een andere (branche-)organisatie. Het werken op basis van een dergelijke overeenkomst is, net zoals het hebben van een VAR, niet verplicht. Wil een opdrachtgever of zzp’er vooraf meer zekerheid hebben dat er geen sprake is van een dienstbetrekking, dan is het werken met een overeenkomst op basis van een door de Belastingdienst goedgekeurd model raadzaam. Dat wordt ook zeker geadviseerd bij de inhuur van een zzp’er. Zodoende verkleint de opdrachtgever de kans dat hij achteraf onverwachts geconfronteerd wordt met naheffingen en correctieaanslagen.

Ook de zzp’er verkleint hiermee de kans dat hij zijn voordelen van zelfstandigheid (zoals de zelfstandigenaftrek en MKB winstvrijstelling) verliest. Om te voorkomen dat u onnodig risico loopt, raad ik u daarom aan om ervoor te zorgen dat u voor 1 mei 2017 met elke zzp-er in uw organisatie overeenkomsten bent aangegaan naar het voorbeeld van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst of andere organisaties die deze beschikbaar stellen. Ga ook met toekomstig in te huren zzp’ers altijd een overeenkomst aan op basis van een door de Belastingdienst goedgekeurd model, om de kans zoveel mogelijk te verkleinen dat de Belastingdienst tot het oordeel komt dat er sprake is van een dienstbetrekking.Past een door de Belastingdienst goedgekeurd model niet bij de werkzaamheden die de zzp’er voor u zal verrichten, stel dan zelf een overeenkomst op en leg deze dan vóór 1 februari 2017 ter toetsing voor aan de Belastingdienst. Het toetsen van de overeenkomst vergt immers tijd. De Belastingdienst zal de op de hierboven genoemde drie elementen, die in het BW genoemd zijn, toetsen en duidelijkheid verschaffen over haar beoordeling van de werkrelatie tussen opdrachtgever en zzp’er. Zonodig kunt u vervolgens de nodige aanpassingen doorvoeren in de overeenkomst.

  • De overeenkomst in het licht van de praktijk
    Toch blijft, ondanks het gebruik van de in paragraaf 2 omschreven overeenkomst als basis van de werkrelatie, een groot risico bestaan. Anders dan de VAR geeft een dergelijke overeenkomst geen volledige vrijwaring voor de afdracht van loonheffingen.In tegenstelling tot periode waarin de VAR werd gebruikt (toen ging de Belastingdienst alleen op onderzoek uit wanneer een duidelijk aanwijsbare aanleiding was om de situatie te controleren), gaat de Belastingdienst namelijk per 1 mei 2017 preventief waarnemingen ter plaatse verrichten en actief controleren op de werkvloer. Daarbij wordt vooral gekeken of de situatie op de werkvloer overeenkomt met wat door partijen bij overeenkomst is overeengekomen. Is dat niet het geval, omdat er bijvoorbeeld toch een gezagsverhouding bestaat, dan zal de Belastingdienst aan de opdrachtgever een correctieverplichting, dan wel een naheffingsaanslagen met terugwerkende kracht opleggen. De Belastingdienst zal in dat geval terug kijken vanaf de aanvang van de werkzaamheden van de zzp’er tot uiterlijk 1 april 2016. Het hebben van een overeenkomst met de zzp’er doet hier dan niets aan af. De opdrachtgever is vooraleerst verantwoordelijk voor de consequenties die hieruit voortvloeien, maar kan de loonbelasting/premie volksverzekeringen in principe verhalen op de zzp’er. Uiteraard staat het voor de opdrachtgever vrij om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beslissing van de Belastingdienst.

“Uit de cijfers die dan naar boven komen kan je heel veel signalen aflezen.”

De kans op deze problemen kan worden voorkomen, wanneer u zich ervoor inspant om vooraf inzicht te verkrijgen in de aard van de samenwerking tussen de zzp’er en u. Ga het gesprek aan over de noodzaak van het gebruik van een overeenkomst en de eventuele aanpassingen in de samenwerking met de zzp’er, die dat met zich meebrengt. Om ervoor te zorgen dat de overeenkomst wordt uitgevoerd zoals afgesproken, moeten de managers/medewerkers die met de zzp’ers werken, goed worden geïnformeerd over de do’s en don’ts in dit kader en moet over de wijze waarop de zzp’er de werkzaamheden bij u verricht goed worden nagedacht en overlegd, ook met de zzp’er.

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, leidt dat echt tot lasten verlichting?

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, leidt dat echt tot lasten verlichting?

Joffrey te Slaa

Inkoopadviseur

Met de komst van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016 is de Eigen verklaring bij aanbestedingen vervangen door het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Het UEA is een door de Europese Commissie opgesteld standaardformulier dat de verschillende nationale Eigen verklaringen vervangt. Het UEA is beschikbaar als bewerkbare PDF of online als elektronische UEA- dienst. Het doel van de UEA is het verlichten van de administratieve lasten voor zowel aanbestedende diensten als de inschrijvers. Door het UEA in alle officiële talen beschikbaar te stellen beoogt de Europese Commissie grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen te bevorderen.

Met de komst van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016 is de Eigen verklaring bij aanbestedingen vervangen door het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Het UEA is een door de Europese Commissie opgesteld standaardformulier dat de verschillende nationale Eigen verklaringen vervangt. Het UEA is beschikbaar als bewerkbare PDF of online als elektronische UEA- dienst.

Het doel van de UEA is het verlichten van de administratieve lasten voor zowel aanbestedende diensten als de inschrijvers. Door het UEA in alle officiële talen beschikbaar te stellen beoogt de Europese Commissie grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen te bevorderen.

Gaat het UEA deze doelstellingen nu echt bereiken? Natuurlijk zal de praktijk uit moeten wijzen of dit daadwerkelijk het geval is, maar ik ben van mening ben dat de doelstellingen maar ten dele bereikt zullen worden en wel om de volgende redenen:

“Ik ben van mening ben dat de doelstellingen maar ten dele bereikt zullen worden.”

Grensoverschrijdende deelname

Mijn inziens zal het UEA hier maar beperkt aan bijdragen. Het invullen van het UEA door inschrijvers zal eenvoudiger worden doordat het in alle officiële talen beschikbaar is. Het UEA voorkomt daarmee taalproblemen en problemen in verband met de precieze formulering van officiële verklaringen. Het is echter de vraag of dit grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen zal bevorderen. Aanbestedende diensten eisen in de aanbestedingstukken namelijk vaak dat de ingediende stukken worden opgesteld in de nationale taal van de aanbestedende dienst. De taalproblemen bij het invullen van de UEA worden door het beschikbaar stellen van het document in alle officiële talen wel verminderd, maar de in te dienen aanbestedingstukken door inschrijvers bestaan uiteraard uit veel meer dan alleen het UEA. Door de mogelijkheid dat aanbestedingsstukken in de nationale taal van de aanbestedende dienst moeten worden opgesteld wordt dit effect gelijk weer teniet wordt gedaan.

Verminderen van de administratieve lasten

Het verminderen van de administratieve lasten kan met het UEA mijn inziens wel bereikt worden. Aanbestedende diensten hoeven in tegenstelling tot de Eigen verklaring in het UEA alleen de algemene gegevens met betrekking tot de aanbesteding in te vullen en aan te vinken welke uitsluitingsgronden van toepassing zijn. De overige gegevens dienen door de inschrijvers ingevuld te worden. Wanneer de aanbesteding op TenderNed is gepubliceerd en de aanbestedende dienst gebruik maakt van de elektronische UEA-dienst worden de algemene gegevens met betrekking tot de aanbesteding zelfs automatisch ingevuld op het UEA. Ik moet hierbij wel de opmerking maken dat het ontbreken van een nummering van onderdelen in het UEA het lastiger maakt om verwijzingen hiernaar op te nemen in de aanbestedingsdocumenten, wat het verminderen van de administratieve lasten en de gebruiksvriendelijkheid van het UEA niet ten goede komt.

Op het eerste gezicht hebben inschrijvers aan het UEA meer werk. De inschrijvers moeten, in vergelijking met de Eigen verklaring, immers meer en uitgebreidere informatie in het UEA verstrekken. Echter, de elektronische UEA-dienst die door de Europese Commissie beschikbaar gesteld is, stelt inschrijvers in staat om informatie uit eerdere aanbestedingen of andere bronnen (bijvoorbeeld het Handelsregister) in het UEA te kopiëren. Verder kunnen aanbestedende diensten en/of lidstaten er voor kiezen om inschrijvers minder informatie te laten verstrekken om zo de administratieve lasten te verlichten.

“Met de vervanging van de Eigen verklaring door de UEA verandert er inhoudelijk niet veel.”

Zo heeft Nederland besloten dat inschrijvende ondernemingen alleen onderdeel α (globale indicatie van alle selectiecriteria) van deel IV van het UEA in hoeven te vullen. Hierdoor kan de inschrijver met het aankruisen van de optie “ja” verklaren aan alle geschiktheidseisen te voldoen, zonder deze uitgebreid afzonderlijk toe te hoeven lichten. Hierdoor worden de administratieve lasten voor inschrijvers verder beperkt. Om de administratieve lasten voor uw organisatie verder te verlichten wil ik u graag verwijzen naar de handleiding UEA geschreven door mijn collega Andrea del Castilho en mijzelf, die binnenkort zal verschijnen en waarin wij een toelichting geven op de werking en invulling van het UEA.

Conclusie

Met de vervanging van de Eigen verklaring door de UEA verandert er inhoudelijk niet veel. De inhoud van het UEA komt grotendeels overeen met de Eigen Verklaring, de informatie die moet worden verstrekt is alleen uitgebreider. De veranderingen die een administratieve lastenverlichting tot gevolg moeten hebben zitten hem voornamelijk in de manier waarop er met het UEA document gewerkt kan worden en in het feit dat alleen de winnaar de bewijsstukken hoeft te verstrekken, hoewel dit bij de Eigen Verklaring ook al het geval was hielden aanbestedende diensten hier zich niet altijd aan. Het kopiëren van informatie uit eerdere aanbestedingen of andere bronnen zal voor inschrijvers tijdswinst en een vermindering van de administratieve lasten opleveren. De administratieve lasten kunnen verder beperkt worden indien aanbestedende diensten en/of lidstaten de in het UEA gevraagde informatie verder beperken door bepaalde onderdelen niet uit te vragen of inschrijvers in één keer laten verklaren dat zij aan alle selectiecriteria te voldoen.

Of het UEA ook daadwerkelijk grensoverschrijdende deelname aan aanbestedingen zal bevorderen betwijfel ik op basis van het genoemde argument dat aanbestedende diensten vaak eisen van inschrijvers dat de aanbestedingsstukken in hun nationale taal ingediend moeten worden. Wellicht heb ik het hier mis, de tijd zal het ons leren.

Wat betekenen de wijzigingen op de Aanbestedingswet 2012 voor u?

Wat betekenen de wijzigingen op de Aanbestedingswet 2012 voor u?

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

Eindelijk zijn dan op 1 juli de wijzigingen op de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Tegelijk  is ook het flankerend beleid van die wet, namelijk de ARW 2012, de Gids Proportionaliteit en de Uniforme Eigen Verklaring in werking getreden. Een aantal bepalingen van de Aanbestedingswet is nader uitgewerkt in het Aanbestedingsbesluit. Ook dat besluit is herzien. De links naar alle relevante documenten vindt u onderaan dit artikel.

Deze herziening heeft natuurlijk gevolgen voor u als aanbestedende dienst. In dit artikel stip ik in dat kader enkele belangrijke wijzigingen van de Aanbestedingswet aan. Ook geef ik enkele wijzigingen aan van de Gids Proportionaliteit. In opvolgende artikelen zullen deze onderwerpen uitgebreider worden behandeld.

Elektronisch aanbesteden

Natuurlijk doet uw organisatie al aan elektronisch aanbesteden, u moet immers TenderNed gebruiken voor alle verplichte aankondigingen. Echter, vanaf 1 juli 2017 is het voor alle opdrachten boven de Europese drempelwaarden, inclusief alle sociale en andere specifieke diensten met een opdrachtwaarde van boven de Euro 750.000,-, wettelijk verplicht om de gehele aanbestedingsprocedure digitaal te laten verlopen. Dus niet alleen de publicatie en de communicatie maar ook de inschrijving en beoordeling. Wees er daarom op bedacht dat uw organisatie per 1 juli 2017 zodanig moet zijn ingericht, dat zij in staat is om volledig elektronisch te kunnen aanbesteden.

Nieuwe procedures

Het innovatiepartnerschap is een van de nieuwe procedures, die in de herziene Aanbestedingswet worden geïntroduceerd. Met deze procedure wordt meer ruimte geschapen voor dialoog met de markt en voor het uitvragen van innovatieve oplossingen. Deze procedure is bestemd voor overheidsopdrachten, die gericht zijn op ‘ontwikkeling en aanschaf van een innovatief product of werk of een innovatieve dienst welke niet reeds op de markt beschikbaar is’. Aanbestedende diensten kunnen met een of meer marktpartijen een samenwerking aangaan, om nieuwe of innovatieve producten te ontwikkelen.

Een tweede nieuwe procedure is de Mededingingsprocedure met onderhandeling (MMO). Deze procedure lijkt op de concurrentiegerichte dialoog. Een verschil met de concurrentiegerichte dialoog is dat bij de MMO pas na een dialoogfase een eerste inschrijving plaatsvindt.
II-B diensten bestaan niet meer!

“Natuurlijk doet uw organisatie al aan elektronisch aanbesteden, u moet immers TenderNed gebruiken voor alle verplichte aankondigingen.”

Hiervoor zijn de ‘ Sociale en andere specifieke diensten’ in de plaats gekomen. Onder deze categorie vallen sommige diensten, die vroeger onder het II-B regime vielen. Het betreft diensten van onder meer de gezondheidszorg, onderwijs, enkele juridische diensten, maatschappelijke dienstverlening en administratiediensten voor onderwijs. Is de opdrachtwaarde minder dan € 750.000,-, dan is een meervoudig onderhandse procedure vaak voldoende. In ieder geval dient de opdracht, wanneer er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang, te worden aangekondigd. Ook dient het gunningsbericht te worden gepubliceerd.

Uniform Europees Aanbestedingsdocument vervangt Eigen verklaring

Vanaf 1 juli jongstleden is het Nederlandse model eigen verklaring vervallen. Daarvoor in de plaats is het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) gekomen. Het UEA is een Europees standaard document dat wordt toegepast op aanbestedingen zowel boven, als onder de drempel. Aanbestedende diensten zijn verplicht om deze verklaring te hanteren.

Voor opdrachten boven de drempel is het gebruik van een UEA verplicht. Voor opdrachten onder de drempel is het gebruik van de UEA alleen verplicht, indien u zou besluiten om bij aanbestedingen uitsluitingsgronden en/of geschiktheidseisen te stellen.

Het Ministerie van Economische Zaken heeft in het kader van de UEA een interactief pdf-formulier ontwikkeld. Dit formulier bestaat uit een deel dat door de aanbestedende dienst wordt ingevuld en een deel dat door de inschrijvers wordt ingevuld. Het UEA verschilt slechts op enkele punten van de vroegere Nederlandse Eigen Verklaring.

Percelenregeling en clusteren

Ook op het vlak van percelen en clusteren zijn veranderingen ingetreden. In principe bent u als aanbestedende dienst verplicht om een opdracht in percelen op te splitsen. Besluit u dat niet te doen, dan moet u dat in de aanbestedingsstukken motiveren. U mag de opdracht echter niet onrechtmatig splitsen, dat wil zeggen met het doel om de aanbestedingsregels te ontduiken. Ook is het nu mogelijk om een maximum te stellen aan het aantal percelen dat aan een partij kan worden gegund. Het omgekeerde kan echter ook het geval zijn: dat het juist, vanuit het proportionaliteitsbeginsel bezien, beter is om geen beperking aan te brengen in het aantal percelen dat u aan een partij wil gunnen.

Daarnaast is het u in principe verboden om opdrachten te clusteren, dat wil zeggen om verschillende kleine opdrachten in een aanbesteding onder te brengen. Besluit u dat toch te doen, dan dient u dit in de aanbestedingsstukken te motiveren.

“Het is nu mogelijk om een maximum te stellen aan het aantal percelen dat aan een partij kan worden gegund.”

Gunningcriteria

Voor de herziening van de Aanbestedingswet 2012 op 1 juli jongstleden, bestonden er twee gunningcriteria, namelijk: laagste prijs en economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Met de herziening is dit onderscheid komen te vervallen. Onder de paraplu van EMVI zijn er nu drie gunningcriteria, namelijk:

Beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV/BPKV)
Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (laagste KBK) en
Laagste prijs (LP).
LP wordt nu dus niet meer als de tegenhanger van EMVI gezien. BPKV wordt bij opdrachten boven de Europese drempel het uitgangspunt. Kiezen voor LP mag alleen, indien dat in de aanbestedingsstukken wordt gemotiveerd.

De Gids Proportionaliteit

Ook de Gids Proportionaliteit, hét naslagwerk op het gebied van de praktische invulling van het proportionaliteitsbeginsel, is sinds 1 juli jongstleden op enkele punten aangepast .

Als aanbestedende dienst moet u de voorschriften van de Gids verplicht toepassen of afdoende motiveren waarom u dat niet doet.

Links naar documenten
Hieronder treft u de links aan naar de documenten die betrekking hebben op de herziening van de Aanbestedingswet 2012 en flankerend beleid:

Maintenance, Repair and Operations in de supply chain

Menig technisch onderhoudsmanager zal de volgende situatie herkennen.  De directeur van bedrijf X die tijdens een management vergadering  roept dat er  te veel stilstand is, we produceren te weinig, we verliezen geld.  Hij dringt er sterk op aan de betrouwbaarheid van het productieproces te verbeteren. Vervolgens zal, om die betrouwbaarheid te kunnen realiseren, (en om niet afgerekend te worden door het management) de technisch manager voor grote bedragen investeren in reserve onderdelen en andere componenten,om maar niet mis te grijpen bij storingen.

Lees meer Maintenance, Repair and Operations in de supply chain

BVP: prestatie-inkoop nader toegelicht (deel 2)

BVP staat voor ‘Best Value Procurement’ (ook wel ‘Prestatie-inkoop genoemd) en is een inkoopmethodiek waarbij een aantal stappen wezenlijk anders zijn dan bij een ‘normaal’ inkoopproject. Hoe verlopen de stappen nou precies bij BVP en welke zijn er anders dan bij dat ‘normale’ project? 

Lees meer BVP: prestatie-inkoop nader toegelicht (deel 2)

Succesvol inkopen en aanbesteden met het “IT-manifest voor de overheid”, droom of realiteit?

“Wij informatieprofessionals zijn van mening dat informatie en IT allesbepalend zijn voor de waarde van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de overheid.” Dat is volgens de website it-manifest.nl de boodschap die verkondigd wordt door de ondertekenaars van het “IT-manifest voor de overheid”, verder voor het gemak “IT-manifest”.   De vraag die ik heb is of  het IT-manifest gaat bijdragen aan succesvol(ler) inkopen en aanbesteden.  

Lees meer Succesvol inkopen en aanbesteden met het “IT-manifest voor de overheid”, droom of realiteit?

Resultaatgericht vastgoedonderhoud: It takes two to tango!

Steeds meer corporaties kiezen voor het onderhoud aan hun bezit voor een intensievere samenwerking met onderhoudsbedrijven of ketenpartners. Dat moet ook wel, want het werk moet worden gedaan met steeds minder mensen en middelen maar met behoud van woonkwaliteit voor huurders. Steeds vaker verleggen corporaties verantwoordelijkheden naar haar ‘ketenpartners’. Zowel de eigen organisatie als de ketenpartner dient hiervoor te transformeren en gezamenlijk een ontwikkelroute af te leggen. Ferry Molenaar, manager bij Trevian, gaat in op vernieuwend opdrachtgeverschap en deze nieuwe vorm van samenwerken.

Lees meer Resultaatgericht vastgoedonderhoud: It takes two to tango!