Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden


Aanbesteden is wel leuk!

Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden

Marjan Pijlman

Inkoopadviseur

Jarenlang werkte ik als strategisch inkoper in een leuk team bij een Zorggroep. Het inkopen van potloden, diensten tot en met de gehele inrichting van nieuwe OK’s (operatie kamers) behoorde tot ons pakket. We prijsden ons altijd gelukkig dat we niet verplicht waren aan te besteden.

U kent de verhalen wel: “Krijg je vast niet de juiste leverancier”, “ Wat een papieren tijger, daar gaat onze Harry nooit op inschrijven.”

Heerlijk om samen met bijvoorbeeld de teamleider OK een aantal bekende, leveranciers uit te nodigen en onze behoefte voor te leggen. Met de ontvangen offertes de ‘ must haves’ en ‘ nice to haves’ te filteren om vervolgens te komen tot een definitief PvE, dit uit te vragen en uiteindelijk te onderhandelen tot we het gewenste resultaat bereikt hadden.

Net niet in gedachten

Op een druilerige dag in december 2015 was ik onderweg om te gaan praten over een nieuwe afwisselende functie.

Tijdens het zoeken naar de juiste locatie belde Caroline. Hetgeen ze zei trok direct mijn aandacht en ik besloot de auto aan de kant te zetten om goed te luisteren naar wat ze zei . Het kwam erop neer dat mijn profiel goed aansloot bij Emeritor. De volgende dag zaten Frans en ik al om de tafel om het gesprek met Caroline vervolg te geven. Frans vertelde me dat Emeritor naast mijn inkoopervaring op zoek was naar mensen die kunnen Europees Aanbesteden…..

“Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet.”

Dat had ik nou net niet in gedachten, maar goed hij overtuigde me dat als je een goede offerteaanvraag kunt doen, je ook snel kunt leren aanbesteden.
De eerste maanden was ik werkzaam voor de Sint Maartenskliniek, ook niet aanbestedingsplichtig. Dat ging goed. En vanaf april mocht ik naar de KNAW, hét (opleiding) Europees Aanbestedingscentrum! Er ging een andere wereld voor me open.

Het gewenste resultaat wél behalen

Het was ronduit ontspannend om tijdens de werkgroepoverleggen te luisteren naar de argumenten waarom aanbesteden geen kans maakte op gewenste resultaten , want die kende ik namelijk al.

Dan sta je daar ineens voor een geheel nieuwe uitdaging;

  • de werkgroep overtuigen dat je ook met Europees Aanbesteden het gewenste resultaat wel kunt behalen;
  • dat Europees Aanbesteden volgens een handige en heldere procedure verloopt en;
  • dat de leverancier aan de gestelde voorwaarden moet voldoen.

Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet. Van Harry, bij wie de ‘inkopers’ hele hoge kortingen of andere voordelen krijgen, moet afscheid genomen worden.

Harry, met wie je zo goed kon samen een offerteaanvraag op kon stellen en gaande weg bijstellen, zodat je zeker weet dat Harry de leverancier wordt. Hoe dan ook, ik moest de werkgroep toch meekrijgen, met andere woorden over mijn eigen tegenargumenten springen. Het voelde een beetje als Ankie van Grunsven die een ruiter probeert te overtuigen dat je ook met een shetland pony over de balken kan springen.

” Als je foute argumenten zoekt, pak dan een spiegel en geen vergrootglas.”Rudy Exterkate

Geen gedoe meer

Door samen met ervaren collega’s een Europese Aanbesteding van begin af aan te doorlopen zie je dat het voordelen biedt en echt leuk kan zijn.
Wat mijns inziens het grote verschil is met ‘gewoon’ inkopen, is dat bij Europees Aanbesteden het werk vooraf grondig en objectief gedaan moet worden. Het grootste gedeelte van het werk zit in de voorbereiding; hetgeen je later veel voordeel oplevert.

Daarnaast heb je geen ‘gedoe’ meer over het contract en de inkoopvoorwaarden. Deze hebben ze immers geaccepteerd, zodra ze besluiten een aanbieding in te sturen. Als ik terug kijk op mijn periode bij de zorggroep had ik veel tijd en subjectiviteit kunnen besparen door vooraf grondiger te werk te gaan, zoals bij een Europese Aanbesteding en klopt de uitspraak van Frans.

Je moet alleen jouw mindset even aanpassen en dan is Europees Aanbesteden echt leuk!!!

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 1

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 1

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit. Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit (hierna: de Gids, klik hier voor de Gids). Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

In mijn vorige artikel, ‘Wat betekenen de wijzigingen op de Aanbestedingswet voor u?’, ben ik globaal ingegaan op de herziening van de Aanbestedingswet 2012 en daarmee samenhangende onderwerpen. In dit artikel, dat in drie delen zal verschijnen, behandel ik – zonder daarbij uitputtend te willen zijn –de belangrijkste aanpassingen van de Gids en geef ik daarbij aan wat dat voor u in de praktijk betekent.

De Gids is nog steeds een verplicht richtsnoer voor de praktische toepassing van het proportionaliteitsbeginsel: bij juridische procedures toetst de rechter namelijk evenzeer aan de Gids, als aan de Aanbestedingswet en andere relevante wet- en regelgeving. Ook moeten de in de Gids opgenomen voorschriften verplicht worden nageleefd. Leeft u ze niet na, dan moet u dat motiveren.

“De Gids is nog steeds een verplicht richtsnoer voor de praktische toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.”

De Gids geldt voor alle aanbestedingen, zowel voor nationale, als voor Europese. De Gids geldt ook voor alle sectoren, dus ook voor de speciale sectoren.
In de drie delen waaruit dit artikel bestaat, zal ik achtereenvolgens de volgende 9 onderwerpen behandelen:

Deel 1
1. elektronisch aanbesteden,
2. facultatieve uitsluitingsgronden,

Deel 2
3. (eisen aan) onderaannemers,
4. bewijsmiddelen,
5. zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen,
6. accountantsverklaring,
7. referenties,

Deel 3
8. aansprakelijkheid en
9. contracts-, inkoop en leveringsvoorwaarden.

In de artikelen volg ik de doorgaande nummering, zoals hierboven aangegeven. Onderaan het derde en laatste deel van dit artikel sluit ik af met een tabel, waarin ik een en ander schematisch weergeef.

1. Elektronisch aanbesteden
Met de herziening van de Aanbestedingswet 2012, is elektronisch aanbesteden met ingang van 1 juli 2017 (dus vanaf volgend jaar!) verplicht gesteld. Denkt u eraan dat, naast de publicatie, ook de aanbestedingsdocumenten en de inschrijving en de procedure, evenals alle communicatie vanaf 1 juli 2017 elektronisch plaats moet vinden via een van de daarvoor bestemde platformen, zoals TenderNed of Tsenders (door TenderNed geautoriseerde platformen). Op TenderNed kunt u via deze link https://www.tenderned.nl/over-tenderned/ketenpartners een opsomming vinden van Tsenders. De bedoeling van elektronisch aanbesteden is om de administratieve lasten voor uzelf, maar ook voor de inschrijvers te verlichten. Voor meer informatie over dit onderwerp verwijs ik u naar het artikel Heeft u al een agendapunt voor 1 juli 2017 aangemaakt? Elektronisch aanbesteden! van mijn collega, Marius Dygudaj, die u meer over dit onderwerp vertelt.

2. Facultatieve uitsluitingsgronden
Hier behandel ik de ernstige fout en past performance. Zie hiervoor paragraaf 3.5.1 en voorschrift 3.5 A van de Gids.
a. Ernstige fout
U kunt partijen uitsluiten wegens het hebben begaan van een ‘ernstige fout’, maar deze uitsluitingsgrond mag u alleen in zeer uitzonderlijke situaties toepassen. Juist omdat dit begrip voor meerdere uitleg vatbaar is, moet u terughoudend zijn bij de toepassing ervan. Een deel van de fouten die hieronder vallen, zijn opgenomen in de Gedragsverklaring Aanbesteden.
b. Past performance
Dezelfde terughoudendheid moet u in acht nemen bij het uitsluiten van inschrijvers wegens ‘past performance’ (gedragingen van de inschrijver in het verleden). Wanneer u deze uitsluitingsgrond wil gebruiken, moet u zich daarbij realiseren dat het niet gaat om kleine misstappen van de inschrijver, maar om objectief vastgestelde aanzienlijke of herhaaldelijke tekortkomingen van essentiële bepalingen bij eerdere opdrachten waar deze inschrijver voor verantwoordelijk kan worden gehouden. Van aanzienlijke of herhaaldelijke tekortkomingen is sprake wanneer het tekortkomingen betreft, die hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst, schadevergoeding of andere vergelijkbare (niet-standaard en substantiële) sanctie. Het betreft “nadrukkelijk uitzonderlijke situaties” en de tekortkoming moet “objectief en consistent” zijn vastgesteld. (Zie de Gids onder voorschrift 3.5 A). U mag hierbij rekening houden met zowel tekortkomingen bij uzelf, als bij andere opdrachtgevers.

De nieuwe Gids geeft duidelijke handvaten over hoe om te gaan met de lijst/het register, waarin de slechte prestaties van aanbieders worden bijgehouden. Wanneer u zo’n lijst/register bijhoudt, moet u dat zorgvuldig doen en altijd rekening houden met het feit dat dergelijke lijsten al snel imagoschade voor bedrijven kunnen opleveren. Het is uw verantwoordelijkheid als aanbestedende dienst om ervoor te zorgen dat uw organisatie daar verantwoordelijk mee omgaat.

“Uit de cijfers die dan naar boven komen kan je heel veel signalen aflezen.”

Zorgt u dus voor voldoende details in de vermelding van de tekortkoming(-en) van bedrijven. Van groot belang is ook dat u elke ondernemer de kans biedt om zijn eventuele vermelding op de lijst ter discussie te stellen en aan te tonen dat hij acties (In de Gids worden dat ‘verbeteracties’ genoemd) heeft ondernomen om eventuele tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. Dit wordt in de Gids het ‘zelfreinigend vermogen’ van ondernemers genoemd. U moet daar drie jaar voor terugkijken. Mocht de ondernemer erin geslaagd zijn om aan te tonen dat hij weer een betrouwbare partner is, dan mag u hem niet meer uitsluiten. Wilt u dat toch doen, dan moet u die beslissing heel goed motiveren.

In het tweede deel van deze serie artikelen zal ik ingaan op de volgende onderwerpen: eisen aan onderaannemers, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen en de accountantsverklaring. In het derde en laatste deel van deze serie komen referenties, aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden aan bod. In het laatste deel treft u ook een handig overzicht aan waarin u in een oogopslag kunt zien op welke wijze de behandelde onderwerpen in het kader van het proportionaliteitsbeginsel juist worden toegepast en wanneer dat juist niet het geval is.

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit. Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

Lees meer De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 1

Evaluatie Aanbestedingswet 2012

Evaluatie Aanbestedingswet 2012

In de Aanbestedingswet 2012 staat dat de wet uiterlijk 1 april 2015 wordt geëvalueerd. In juli 2014 is het ministerie van Economische Zaken gestart met de evaluatie. 

Met de evaluatie wil het ministerie van Economische Zaken nagaan of de ambities van de wet zijn behaald en welk effect de wet in de praktijk heeft. De ambities van de Aanbestedingswet…

Lees meer Evaluatie Aanbestedingswet 2012

Staat der Nederlanden wint inbreukprocedure van de Europese Commissie (zaak C-576/10)

Lidstaat Nederland overleeft een inbreukprocedure (zaak C-576/10) die de Europese Commissie naar aanleiding van een klacht aanhangig heeft gemaakt bij het Hof van Justitie EU inzake de gebiedsontwikkeling Doornakkers in de gemeente Eindhoven. De Europese Commissie wordt door het Hof in het ongelijk gesteld op formele gronden. De Commissie was van mening dat het project gebiedsontwikkeling Doornakkers aanbesteed had moeten worden overeenkomstig de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18.

Lees meer Staat der Nederlanden wint inbreukprocedure van de Europese Commissie (zaak C-576/10)

‘Troonswisseling’ bijzonder voor inkopers

Deze maand, april 2013, staat volledig in het teken van de troonswisseling. Morgen, 30 april 2013, draagt koningin Beatrix na vele jaren haar ambt over aan kroonprins Willem-Alexander. Een bijzondere gebeurtenis die niet zo heel vaak voorkomt. De laatste keer was 33 jaar geleden. In het kort bestaat de ceremonie uit een aantal stappen…

Lees meer ‘Troonswisseling’ bijzonder voor inkopers

Inkopen en Koning Winter

Koning Winter is ineens in het land en heeft alles bedekt met een mooi pak witte sneeuw. Snowboots, dassen, handschoenen en mutsen worden snel opgezocht en het pad wordt sneeuwvrij gemaakt. Op deze onverwachte wending van het weer was ik niet voorbereid. Waar is die sneeuwschuiver ook al weer en waar heb ik het strooizout opgeborgen. De handschoenen voor de jongens zijn aan de kleine kant en de muts met een plaatje van ‘Bob de Bouwer’ vinden ze niet cool genoeg meer. Voor nu doen ze het er maar even mee. Met wat gemopper gaan ze buiten de kou in. Zo vroeg in de ochtend vinden ze de sneeuw, de kou en de sneeuwbui helemaal niets. Tegen de tijd dat we bij school zijn aan komen lopen begint de stemming te veranderen. Ineens zien ze de lol, het plezier en de mogelijkheden van het dikke pak sneeuw in. Bij het afscheid nemen zeggen ze dan ook; “mam, kom ons niet te vroeg ophalen op de NSO (naschoolse opvang) want dan gaan we met zijn allen een grote sneeuwpop bouwen”.

Lees meer Inkopen en Koning Winter

Duwtjes

Mijn man snurkt. Volgens hemzelf niet natuurlijk, maar ik weet wel beter. Ik lig er tenslotte al meer dan 25 jaar naast. In die jaren heb ik het geven van duwtjes in de goede (lees: geluidloze) richting geperfectioneerd.

Overdag coach ik regelmatig klanten en collega’s bij het Europees aanbesteden.

Lees meer Duwtjes