Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden


Aanbesteden is wel leuk!

Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden

Marjan Pijlman

Inkoopadviseur

Jarenlang werkte ik als strategisch inkoper in een leuk team bij een Zorggroep. Het inkopen van potloden, diensten tot en met de gehele inrichting van nieuwe OK’s (operatie kamers) behoorde tot ons pakket. We prijsden ons altijd gelukkig dat we niet verplicht waren aan te besteden.

U kent de verhalen wel: “Krijg je vast niet de juiste leverancier”, “ Wat een papieren tijger, daar gaat onze Harry nooit op inschrijven.”

Heerlijk om samen met bijvoorbeeld de teamleider OK een aantal bekende, leveranciers uit te nodigen en onze behoefte voor te leggen. Met de ontvangen offertes de ‘ must haves’ en ‘ nice to haves’ te filteren om vervolgens te komen tot een definitief PvE, dit uit te vragen en uiteindelijk te onderhandelen tot we het gewenste resultaat bereikt hadden.

Net niet in gedachten

Op een druilerige dag in december 2015 was ik onderweg om te gaan praten over een nieuwe afwisselende functie.

Tijdens het zoeken naar de juiste locatie belde Caroline. Hetgeen ze zei trok direct mijn aandacht en ik besloot de auto aan de kant te zetten om goed te luisteren naar wat ze zei . Het kwam erop neer dat mijn profiel goed aansloot bij Emeritor. De volgende dag zaten Frans en ik al om de tafel om het gesprek met Caroline vervolg te geven. Frans vertelde me dat Emeritor naast mijn inkoopervaring op zoek was naar mensen die kunnen Europees Aanbesteden…..

“Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet.”

Dat had ik nou net niet in gedachten, maar goed hij overtuigde me dat als je een goede offerteaanvraag kunt doen, je ook snel kunt leren aanbesteden.
De eerste maanden was ik werkzaam voor de Sint Maartenskliniek, ook niet aanbestedingsplichtig. Dat ging goed. En vanaf april mocht ik naar de KNAW, hét (opleiding) Europees Aanbestedingscentrum! Er ging een andere wereld voor me open.

Het gewenste resultaat wél behalen

Het was ronduit ontspannend om tijdens de werkgroepoverleggen te luisteren naar de argumenten waarom aanbesteden geen kans maakte op gewenste resultaten , want die kende ik namelijk al.

Dan sta je daar ineens voor een geheel nieuwe uitdaging;

  • de werkgroep overtuigen dat je ook met Europees Aanbesteden het gewenste resultaat wel kunt behalen;
  • dat Europees Aanbesteden volgens een handige en heldere procedure verloopt en;
  • dat de leverancier aan de gestelde voorwaarden moet voldoen.

Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet. Van Harry, bij wie de ‘inkopers’ hele hoge kortingen of andere voordelen krijgen, moet afscheid genomen worden.

Harry, met wie je zo goed kon samen een offerteaanvraag op kon stellen en gaande weg bijstellen, zodat je zeker weet dat Harry de leverancier wordt. Hoe dan ook, ik moest de werkgroep toch meekrijgen, met andere woorden over mijn eigen tegenargumenten springen. Het voelde een beetje als Ankie van Grunsven die een ruiter probeert te overtuigen dat je ook met een shetland pony over de balken kan springen.

” Als je foute argumenten zoekt, pak dan een spiegel en geen vergrootglas.”Rudy Exterkate

Geen gedoe meer

Door samen met ervaren collega’s een Europese Aanbesteding van begin af aan te doorlopen zie je dat het voordelen biedt en echt leuk kan zijn.
Wat mijns inziens het grote verschil is met ‘gewoon’ inkopen, is dat bij Europees Aanbesteden het werk vooraf grondig en objectief gedaan moet worden. Het grootste gedeelte van het werk zit in de voorbereiding; hetgeen je later veel voordeel oplevert.

Daarnaast heb je geen ‘gedoe’ meer over het contract en de inkoopvoorwaarden. Deze hebben ze immers geaccepteerd, zodra ze besluiten een aanbieding in te sturen. Als ik terug kijk op mijn periode bij de zorggroep had ik veel tijd en subjectiviteit kunnen besparen door vooraf grondiger te werk te gaan, zoals bij een Europese Aanbesteding en klopt de uitspraak van Frans.

Je moet alleen jouw mindset even aanpassen en dan is Europees Aanbesteden echt leuk!!!

Staat 1 juli 2017 al bij u in de agenda? Electronisch Aanbesteden

Staat 1 juli 2017 al bij u in de agenda? Electronisch Aanbesteden

Marius Dygudaj

Inkoopadviseur

18 april 2016 was een belangrijke datum, niet alleen vanwege de implementatie van de nieuwe Europese richtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25, maar ook vanwege de invoering van elektronisch aanbesteden. Hoewel de Nederlandse overheid voor de invoering van verplicht elektronisch aanbesteden uitstel tot 18 oktober 2018 heeft gekregen, heeft zij besloten om deze verplichting reeds vanaf 1 juli 2017 te stellen. Deze beslissing is genomen na een internetconsultatie en in overleg met marktpartijen, aanbestedende diensten, speciale-sectorbedrijven en adviesgesprekken met belangenorganisaties. De invoerdatum geldt overigens niet voor aankoopcentrales (aanbestedende diensten die voor andere aanbestedende diensten bestemde leveringen of diensten verwerven): voor hen gaat de verplichting al per 18 april 2017 in.

Uit de uitkomsten van een onderzoekproject LIPSE van 2014 (Learning from Innovation in Public Sector Environments), gecoördineerd door de afdeling Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit Rotterdam, blijkt dat meeste Nederlandse aanbestedende diensten zich als “volgers” typeren. Daarmee wordt bedoeld dat zij wachten met introductie van e-aanbesteden, totdat zij daartoe worden aangemoedigd door ervaringen van andere organisaties (pioniers). Dit onderzoek benadrukt ook dat Nederland relatief laat is met digitalisering van de aanbestedingsprocedure. Het hoogtepunt beleefde Nederland in dit kader in 2013/2014, terwijl andere lidstaten e-aanbesteden reeds tussen 2005 en 2008 hebben geïntroduceerd.

Ik was in de veronderstelling dat er al lang (volledig) elektronisch aanbesteed wordt. U misschien ook. Om die reden is het handig om een aantal zaken op een rijtje te zetten:

Wat wordt onder elektronisch aanbesteden begrepen? Het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de aanbestedingsprocedure, inclusief het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. Dit betekent afschaffing van het gebruik van papieren documenten.
Wat vindt men in de wetgeving hierover terug? Vóór de implementatie van bovenvermelde richtlijnen, heeft de Aanbestedingswet 2012 aanbestedende diensten verplicht alle openbare aanbestedingen, zowel nationaal (met voorafgaande aankondiging) als Europees, eerst op TenderNed te publiceren. Vervolgens kon de aanbestedende dienst zelf voor elektronisch of niet elektronisch verlopen van de procedure kiezen. De nieuwe Europese richtlijnen (en dus de huidige Aanbestedingswet 2012) verplichten elektronisch aanbesteden, wat betekent dat de aanbestedende diensten geen keuze meer hebben over het verloop van de aanbestedingsprocedure: de gehele procedure moet elektronisch gebeuren!
Wat is TenderNed? Waarschijnlijk kent u TenderNed al. Voor diegenen die het niet weten: TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid, waarop alle aanbestedende diensten verplicht zijn hun nationale en Europese aanbestedingen te publiceren. Het platform is onderdeel van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken.

“Ik was in de veronderstelling dat er al lang (volledig) elektronisch aanbesteed wordt.”

Elk jaar wordt een rapportage door TenderNed gepubliceerd waarin het gebruik van het platform nader beschreven wordt. De cijfers laten onder andere de adoptiegraad van elektronisch aanbesteden zien. Deze lag voor 2015 op 69% van alle openbaar aangekondigde aanbestedingen, waarvan 1835 aanbestedingen volledig via TenderNed verliepen en 1885 op TenederNed gepubliceerd waren maar verliepen via andere platforms (zogenaamde tSenders – de geautoriseerde commerciële platforms die een automatische importkoppeling met TenderNed hebben). Meer dan 1.500 (31%) aanbestedingen zijn nog op een traditionele manier uitgevoerd, dat betekent de publicatie digitaal heeft plaatsgevonden, echter, de inschrijving moest nog op papier ingediend worden. Elk jaar wordt er tevens meer volledig digitaal aanbesteed: het afgelopen jaar is het percentage digitaal aanbesteden met 37,5% gestegen.

De cijfers hebben alleen betrekking op nationale en Europese (openbare en niet-openbare) aanbestedingen. De adoptiegraad bij enkel- en meervoudig onderhandse inkooptrajecten is in het rapport niet inbegrepen. De reden hiervoor is dat de publicatie en het digitaal verlopen van bovengenoemde aanbestedingsprocedures niet wettelijk verplicht is gesteld.

Nut en problematiek van de digitale revolutie

Waarom werd de plicht voor elektronisch aanbesteden ingevoerd? Wat voor toegevoegde waarde heeft dat voor u als aanbestedende dienst en voor de potentiële inschrijvers? En waarom zou u elektronisch willen aanbesteden? Alle overheidsopdrachten op één plek, is de achterliggende gedachte van de Europese Unie. Elke belanghebbende marktpartij heeft door elektronisch aanbesteden op elk willekeurig moment toegang tot aanbestedingsdocumenten, die kosteloos ter beschikking zijn gesteld. Daardoor wordt het transparantiebeginsel (een van de belangrijkste pijlers van de aanbestedingswet) gewaarborgd, de concurrentiestelling wordt groter en er wordt rechtmatig(er) aanbesteed. Het resultaat van vooral het laatstgenoemde is, dat er minder fouten worden gemaakt. Elektronisch aanbesteden zorgt verder onder andere voor efficiëntere afwikkeling van aanbestedingen, verkorting van de duur van aanbestedingsprocedures en levert een bijdrage aan de professionalisering van de inkoopfunctie.

Er zijn nog twee standpunten die vaker genoemd worden door de voorstanders van dit initiatief tot elektronisch aanbesteden, waarover ik me wil uitlaten:

Stelling: Elektronisch aanbesteden levert voordelen voor het milieu op (denkt u aan minder papier- en energieconsumptie). Dat klopt, denk ik, mits de aanbestedende dienst de inschrijvingen niet gaat uitprinten om deze te laten beoordelen door het opgestelde beoordelingsteam en/of de aanbestedingsstukken volledig digitaal opgesteld worden. Hetzelfde geldt ook voor inschrijvers die hun stukken vaak uitprinten, teneinde ze te bespreken met collega’s. Denkt u ook aan een aantal in te dienen documenten die niet bruikbaar zijn in de digitale vorm. Natuurlijk draagt e-aanbesteden bij aan een papierloze wereld, maar we zijn pas aan het begin van een heel lange reis, voordat we werkelijk zonder papier te werk kunnen gaan. Want weest u eens eerlijk: Wanneer heeft u documenten voor een inschrijving, een ander aanbestedingsstuk of beoordelingsmatrix voor het laatst uitgeprint? Gaat u zich per 1 juli 2017 aanpassen aan “het nieuwe papierloze aanbesteden”?

Stelling: Elektronisch aanbesteden zorgt voor minder administratieve lasten. De meningen hierover zijn verdeeld. Denkt u aan aanbestedende diensten die de digitale revolutie nog niet hebben meegemaakt, die geen resources en/of geen ruime ervaring met aanbestedingsplatforms hebben. Het personeel moet dan wel getraind worden, er moet een software licentie aangeschaft worden en er moet een procedure beschreven worden die voor elk type aanbesteding de kaders schept. Overigens zal aan templates gewerkt moeten worden, zodat een publicatie zo min mogelijk tijd in beslag neemt. U kunt ook een voorkeursplatform selecteren, waarop u alle aanbestedingen gaat publiceren. Dat kan of TenderNed, of één van de tSenders zijn. Hier zijn natuurlijk kosten van eHerkenning of van een licentie aan verbonden. Mijn advies is, om zo gauw mogelijk het toepassen van e-aanbesteden te overwegen, mocht uw organisatie dat nog niet hebben gedaan. Nogmaals: de deadline is 1 juli 2017 en de tijd dringt!
Ook de marktpartijen worden geconfronteerd met digitaal aanbesteden en moeten zij eraan wennen. Zij wijzen echter nadrukkelijk erop dat er verschillende systemen voor e-aanbesteden binnen één branche worden gebruikt. Welke gevolgen heeft dat (voor het MKB)? De aanbieders zullen de weg op meerdere platforms weten te vinden. In het beste geval wordt alleen op TenderNed gewerkt en in het ergste geval op nog 8 tSenders die tegenwoordig geaccrediteerd en gekoppeld zijn met het aanbestedingsplatform van de overheid. Dat brengt kosten met zich mee – tSenders zijn namelijk commerciële bedrijven die op basis van licenties (maandelijkse of jaarlijkse contributie) werken. Het personeel van de gebruiker dient getraind te worden, procedures moeten worden omschreven en alle verplichte documenten, zoals een uittreksel van Kamer van Koophandel of een Gedragsverklaring Aanbesteden, moeten geüpload én beheerd worden. Dat kost tijd, energie en voornamelijk veel investering. De potentiële aanbieder kan echter van de inschrijving afzien vanwege het gebruikte platform – de aanbestedende diensten moeten niet verwachten dat alle marktpartijen alle 9 platforms actief gebruiken, anders wordt een onnodige drempel voor het MKB gecreëerd en wordt voor marktfragmentatie gezorgd. Juist dat is niet de bedoeling van het elektronisch aanbesteden.

“Stelling: Elektronisch aanbesteden levert voordelen voor het milieu op.”

Onder de drempel; digitaal of juist niet?

De herziende versie van Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedingen boven de Europese drempel digitaal te laten verlopen. Wat is dan de regeling met betrekking tot tenders onder de drempel? Jaarlijks wordt immers meer meervoudig onderhands aanbesteed, dan nationaal én Europees bij elkaar. Wettelijk wordt noch publicatie, noch digitalisering verplicht gesteld voor deze aanbestedingsvorm. In de praktijk wordt dit daarentegen vaker toegepast, door middel van tSenders die de onderhandse markt hebben veroverd. De platforms zijn zodanig ingericht, dat de aanbestedende diensten meerdere procedures ter beschikking hebben: onderhands, openbaar, niet-openbaar en procedures voor de private sector. Aan de andere kant ontbreekt het aan een uitgebreid onderzoek naar tevredenheid van de aanbestedende diensten en inschrijvers, waar ook het gebruik en de gebruiksvriendelijkheid van tSender platforms aan de orde komt. Ook zijn er geen officiële cijfers, waaruit het aantal doorgelopen procedures, die niet op TenderNed gepubliceerd hoeven te worden, bekend.

En TenderNed? De focus daarvan ligt op nationale en Europese trajecten en het is vooral niet handig om een meervoudig onderhandse aanbesteding via TenderNed te laten verlopen. Reden hiervoor: te veel verplichte gegevens, wat vertaald kan worden naar te veel administratieve lasten ten opzichte van de opbrengst en het eindresultaat.

Gaat TenderNed een eenvoudigere versie ontwikkelen voor aanbestedingen onder de Europese drempel? Zou zo’n oplossing handig zijn? Zou het een positieve bijdrage leveren aan volledige digitalisering van de aanbestedingswereld? Of is TenderNed al te laat met zulke oplossing? De antwoorden op deze vragen moeten we nog afwachten.

Evaluatie Aanbestedingswet 2012

Evaluatie Aanbestedingswet 2012

In de Aanbestedingswet 2012 staat dat de wet uiterlijk 1 april 2015 wordt geëvalueerd. In juli 2014 is het ministerie van Economische Zaken gestart met de evaluatie. 

Met de evaluatie wil het ministerie van Economische Zaken nagaan of de ambities van de wet zijn behaald en welk effect de wet in de praktijk heeft. De ambities van de Aanbestedingswet…

Lees meer Evaluatie Aanbestedingswet 2012

Infographic: Aanbesteden in Nederland

Op basis van gegevens uit TenderNed schetst PIANOo een globaal beeld van één jaar aanbesteden met de Aanbestedingswet.

– 90% van alle aanbestedingen kiezen aanbestedende diensten voor gunnen op EMVI.
– Overige aanbestedingen worden gegund op laagste prijs; 94% daarvan wordt gemotiveerd.
Veel gebruikte motiveringen voor gunnen op laagste prijs zijn de beperkte meerwaarde van hogere kwaliteit, disproportionaliteit in relatie tot de opdracht of conform aanbestedingsbeleid.

Lees meer Infographic: Aanbesteden in Nederland

Nieuwe aanbestedingswet vóór 18 april 2016

Zoals eerder gemeld op Inkoopvandaag, stemde het Europees Parlement op 15 januari 2014 al in met de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen en zijn deze op 11 februari definitief vastgesteld door de Raad van Ministers. De door het Europees Parlement aangenomen richtlijnen hebben betrekking op drie richtlijnen: richtlijn 2014/23/EU over concessieovereenkomsten, richtlijn 2014/24/EU over klassieke overheidsopdrachten en richtlijn 2014/25/EU over het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten. In dit proces is nu een nieuwe fase aangebroken.

Lees meer Nieuwe aanbestedingswet vóór 18 april 2016

Grotere slagvaardigheid opdrachtgever door nieuwe Europese Aanbestedingsregels

De door het Europees Parlement goedgekeurde nieuwe aanbestedingsrichtlijnen dienen binnen twee jaar in nationaal recht te worden omgezet. Wij kijken nu al uit naar de grotere slagvaardigheid voor opdrachtgevers die dit met zich meebrengt.

Zoals u recent kon lezen op Inkoopvandaag.nl heeft het Europees Parlement op 15 januari j.l. ingestemd met drie nieuwe aanbestedingsrichtlijnen. Twee daarvan zijn ter vervanging van reeds bestaande Richtlijnen. De 3e richtlijn is nieuw.

Lees meer Grotere slagvaardigheid opdrachtgever door nieuwe Europese Aanbestedingsregels

De top 10 van ervaringen met de bijna jarige Aanbestedingswet

De nieuwe Aanbestedingswet is ruim driekwart jaar in werking. Een mooi moment om terug te kijken en de ervaringen op een rijtje te zetten. Dit artikel is gebaseerd op de ervaringen van 10 aanbestedingsadviseurs van Emeritor met circa 30 Europese aanbestedingen onder de nieuwe Aanbestedingswet. Aan het eind van dit artikel worden deze ervaringen afgezet tegen de beoogde doelen van de nieuwe wet.

Lees meer De top 10 van ervaringen met de bijna jarige Aanbestedingswet

Aanbestedingswet highlights

De nieuwe Aanbestedingswet is in werking getreden. Ditzelfde geldt voor ‘haar gevolg’, te weten het Aanbestedingsbesluit, de Gids Proportionaliteit en de ARW 2012. Een overzicht van de veranderingen.

Het aanbestedingsbesluit is op 11 februari jl. vastgesteld in een algemene maatregel van bestuur. De Gids Proportionaliteit en de ARW 2012 die als richtsnoer in het aanbestedingsbesluit zijn opgenomen, zijn op 15 februari jl. gepubliceerd in de Staatscourant.

Lees meer Aanbestedingswet highlights

Maatschappelijke waarde, een meesterlijke zet!

De overheidsinkoper heeft er een behoorlijke klus aan: de nieuwe Aanbestedingswet, het Aanbestedingsbesluit, de Gids Proportionaliteit, de Uniforme Eigen Verklaringen, het ARW 2012; 600 pagina’s verandering aandachtig doornemen en doorgronden.

Maar er is licht in de duisternis. Ook ik ging aan het lezen, omdat ik goed voorbereid wil zijn…

Lees meer Maatschappelijke waarde, een meesterlijke zet!

De Aanbestedingswet 2012: 10x goed nieuws voor het MKB

Ook voor inschrijvers is de nieuwe Aanbestedingswet natuurlijk relevant. Daarom een artikel dat is toegespitst op inschrijvers, met daarin de 10 belangrijkste wijzigingen voor het MKB.

U heeft vast al gehoord dat in de Aanbestedingswet ruim aandacht is voor het MKB. Maar wat is er nu echt veranderd? In dit artikel vindt u een overzicht van de wijzingen in de Aanbestedingswet 2012 die voor u als ondernemer het meest in het oog springen en de meeste gevolgen zullen hebben in de aanbestedingspraktijk.

Lees meer De Aanbestedingswet 2012: 10x goed nieuws voor het MKB