In Control met Contractmanagement

contractmanagement
[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

“Het houdt de organisatie bezig: er is een contract afgesloten, maar het gaat toch mis in de uitvoering van het contract. Veel contracten leveren niet op wat een bedrijf ervan had verwacht. Maar liefst driekwart van de afgesloten contracten worden niet goed gemanaged” (Van den Hoven R. , 2015).

“Wanneer inkoop er niet voor zorgt dat iemand de contracten managet, dan kan men net zo goed stoppen met inkopen’’ (Rietveld, 2009).

Deze uitspraken hebben organisaties, zowel publiek als privaat, laten inzien dat er nog veel winst te behalen valt op het gebied van contractmanagement. Zo zijn er kansen op het gebied van innovatie, kostenoptimalisatie, doelmatig- en rechtmatigheid en de verschillende vormen van samenwerking.

Wat is contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement?

De begrippen contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald. Het is essentieel om binnen een organisatie helderheid te hebben over de betekenis en inhoud van deze drie begrippen: contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. Alleen dan kan een succesvolle implementatie tot stand komen.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

De beknopte definities per begrip zijn:

  • • Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement dat als doel heeft de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractuele afspraken. Dit vormt de eerste stap in het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Om dit te bewerkstelligen moet de informatie up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen.
  • • Contractmanagement is een vervolg op contractbeheer met als doel het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Met contractmanagement wordt de contractlevenscyclus continu gemonitord en bewaakt. Het is belangrijk snel inzicht te krijgen in en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van contractmanagement. Risico’s tijdig identificeren, managen en elimineren draagt bij aan een succesvol eindresultaat.
  • • Leveranciersmanagement is een onderdeel van contractmanagement. Onder leveranciersmanagement vallen alle activiteiten gericht op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Dit heeft als doel om continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Om leveranciersmanagement daadwerkelijk in een organisatie geïmplementeerd te krijgen, zal een goed contractbeheer en contractmanagement aan de basis staan.

Professionalisering van contractmanagement

Er is een duidelijke bewustwording gaande binnen organisaties op het gebied van beheer en managen van contracten (risicomanagement). Men ziet de noodzaak en de bijhorende voordelen van een overzichtelijk en transparant traject. Er wordt niet alleen aandacht besteed aan het contract zelf, maar ook aan alles wat erbij komt kijken. Contractmanagement speelt daardoor, naast inkoop, een steeds belangrijkere rol in de contractlevenscyclus.

De contractlevenscyclus bestaat uit de volgende stappen (figuur 1):

  1. 1. Identificeren & Specificeren,
  2. 2. Uitvragen & Selecteren,
  3. 3. Overeenkomen/Contracteren,
  4. 4. Uitvoeren,
  5. 5. Bewaken en Nazorg.

De laatste stap worden vaak over het hoofd gezien, maar hebben een grote impact op de controle en de uitnutting van het contract. Om de uitnutting van het contract te optimaliseren is het dus belangrijk om aandacht te besteden aan de bewaking en de nazorg van het contract.

[siteorigin_widget class=”SiteOrigin_Widget_Image_Widget”][/siteorigin_widget]

Hiervoor kan er gebruik gemaakt worden van de Kwaliteitscirkel van Deming. De vier onderdelen van deze cirkel zijn Plan, Do, Check en Act. Door steeds deze stappen te herhalen is er continue aandacht voor de contractlevenscyclus en het bijhorende proces. Hierdoor verkrijgt men managementrapportages die informeren over de voortgang en eventuele verbeterpunten in een contract en inzicht in de uitnutting van een contract, waardoor men de resultaten kan maximaliseren én risico’s kan minimaliseren. Deze informatie wordt weer meegenomen in de onderhandelingen over een nieuw contract. De gegenereerde informatie kan op verschillende niveaus in de organisatie (strategisch, tactisch en operationeel) worden ingezet.

De betrokkenheid van contractmanagement begint niet ná het sluiten van het contract. Het gebruik door de organisatie van eigen contract templates, workflows en modelcontracten verlangt een betrokkenheid vanaf de eerste fase. Dit verhoogt de efficiency en verlaagt risico’s. Er ontstaat overzicht en transparantie met een professionelere organisatie als resultaat. Dit is weergegeven in figuur 1.

* Dit artikel is oorspronkelijk geschreven in opdracht van INCONTO. Het originele artikel is via deze link te raadplegen: http://www.inconto.com/nl/over-inconto/nieuws/item/in-control-met-contractmanagement

E-CF: tool voor Contractmanagement

Twee getekende mannetjes

Hoewel het gebruik van het Europese e-competence Framework nog in de kinderschoenen staat, kan het een goed middel zijn om heldere afspraken te maken tussen leveranciers en afnemers. Het helpt It-professionals en inkopers, zegt Marianne Korpershoek, om meer grip te krijgen op de totstandkoming en het managen van contracten en projecten.

Lees meer E-CF: tool voor Contractmanagement

Advertorial: INCONTO|one, contractmanagement voor het MKB

Een collega vraagt aan jou of je de opzegdatum van het contract voor de koffiemachines weet. Hij heeft namelijk een mooie aanbieding van een andere leverancier gekregen. Even achter de oren krabben, waar ligt dat contract ook al weer? Na verschillende archiefkasten doorgespit te hebben kom je tot de conclusie dat het contract bij een andere collega in de la ligt. Uit het contract blijkt dat de opzegtermijn verstreken is en het contract dus nog één jaar loopt. Zonde, nu kan er geen gebruik gemaakt worden van de aanbieding en is er tijd verspild aan het zoeken naar het contract. INCONTO|one is de oplossing.

Lees meer Advertorial: INCONTO|one, contractmanagement voor het MKB

Inkoopbesparingen komen niet van Inkoop

In alle bedrijven waar ik kom, zonder uitzondering, is te weinig aandacht voor de realisatie van inkoopbesparingen. Contracten verdwijnen na ondertekening in de la en worden vergeten, overschaduwd door aandacht voor nieuwe besparingskansen en nieuwe inkoopcontracten. En dat is zonde.

Besparingen die inkoop rapporteert zijn bijna altijd verwachtingen. Als Inkoop een contract afsluit, met bijvoorbeeld lagere tarieven, dan mag je verwachten dat de kosten naar beneden gaan. Maar of dit werkelijk gebeurt…

Lees meer Inkoopbesparingen komen niet van Inkoop

Containerbegrippen

Herkent u de volgende situatie: u hebt een geweldig gesprek met iemand over klantgerichtheid. U zit helemaal op één lijn met elkaar. Tot blijkt dat u het over twee verschillende zaken hebt gehad. Uw gesprekspartner had het bijvoorbeeld over de eindconsument, terwijl u het over uw interne contactpersoon had.

Dit voorbeeld is een mogelijk gevolg van het hanteren van containerbegrippen.

Lees meer Containerbegrippen

Contractmanagement

Contractmanagement cartoon

Contractmanagement cartoonBij veel organisaties verlopen diverse inkopen niet via een contract (maverick buying). Hierdoor ontstaat een groot aantal leveranciers en nemen verwerkingskosten toe, denk aan veel (en kleine) bestellingen en daardoor ook een toename in facturen van de diverse leveranciers.

Lees meer Contractmanagement

Contractmanagement

Muziek is een grote hobby van mij. Niet het maken van muziek , maar het luisteren naar muziek. Ik kan uren doorbrengen met het lezen van recensies van platen, terwijl de muziek van het besproken album door mijn speakers komt. Op deze manier heb ik al veel mooie dingen kunnen ontdekken. Bevalt de muziek mij, dan koop ik het.

Lees meer Contractmanagement

Van stoffig grijs naar vijftig tinten paars

Het inkoopvak heeft helaas een stoffig imago, met name in de publieke sector. Vaak wordt er nog gedacht dat inkoop betekent dat er een ambtenaar achter een bureau zit en voornamelijk orderformuliertjes invult met als resultaat dat er een nieuw pakketje binnenkomt op de postkamer. Echter niets is minder waar. Het is daarom de hoogste tijd om er voor te zorgen dat ons vak wordt gezien als uitdagend en boeiend. Het inkoopvak is ook echt uitdagend en spannend. Wat is er nu mooier dan zorg te dragen voor een goed contract dat datgene levert waar jouw organisatie behoefte aan heeft en dan ook nog tegen de meest gunstige condities!!!

Lees meer Van stoffig grijs naar vijftig tinten paars

Standaardisatie kan bedrijven tot € 100 mrd. besparen

Eric Schouten

11 december jl. stond in het FD een persbericht over een onderzoeksrapport van Roland Berger Strategy Consultants. Uit het onderzoek wordt de conclusie getrokken dat variatie leidt tot een kostenexplosie. Meer voorraad, meer distributie en meer proceskosten.

Het artikel haalt veel sprekende voorbeelden aan hoe een reductie van de variaties in assortiment leidt tot beheersing van kosten en focus op de core business.

Lees meer Standaardisatie kan bedrijven tot € 100 mrd. besparen