Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Per 1 juli aanstaande is het voor aanbestedende diensten verplicht om alle overheidsopdrachten, die op grond van de Aanbestedingswet 2012 moeten worden aangekondigd, elektronisch aan te besteden. Wat ons betreft geldt dit ook voor opdrachten die nationaal, bijvoorbeeld op basis van inkoopbeleid, of vrijwillig vooraf worden aangekondigd. 

Elektronisch aanbesteden betekent dat, zoals ook in de Aanbestedingswet is geregeld, alle communicatie tussen inschrijvers (ook gegadigden) enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen. Natuurlijk geldt deze verplichting alleen als volledige elektronische communicatie feitelijk mogelijk is. Denk in dit kader bijvoorbeeld aan in te zenden monsters en maquettes die nu eenmaal niet per e-mail kunnen worden verstuurd!

Er is echter geen verplichting om de beoordeling van de inschrijvingen (of aanmeldingen) en de bepaling van de rangorde van inschrijvers elektronisch uit te voeren.

“Elektronisch aanbesteden betekent dat alle communicatie tussen inschrijvers enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen.”

Elektronisch aanbesteden kan met TenderNed  (daar publiceert u al dan niet via een ander platform nu ook al), maar ook met andere platforms als Negometrix, CTM solutions of andere vergelijkbare platforms. Deze commerciële platforms bieden meer functionaliteiten, bijvoorbeeld het toewijzen van vragen aan collega’s, en opties zoals contractmanagement dan TenderNed. Maar de inrichting van uw inkooporganisatie en het aantal aanbestedingen dat u jaarlijks elektronisch zou moeten uitvoeren bepaalt de keuze. 

Gaat u TenderNed vanaf 1 juli gebruiken, dan is het verstandig om goed bekend te raken met de functionaliteiten van TenderNed zoals de berichtenmodule, de beoordelingsmodule en de vraag- en antwoord module. Maar dat geldt natuurlijk ook als u na 1 juli start met een commercieel platform.

“Welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn.”

Wilt u alle aanbestedingen en dus ook de meervoudig onderhandse aanbestedingen, de dynamische aankoopsystemen en groslijsten elektronisch uitvoeren, dan komt alleen een commercieel systeem in aanmerking.

Tot slot, welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken (in feite de door u in het systeem geplaatste content) duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn. Daarbij hoort in ieder geval het attenderen op tijdig starten met de inschrijving, een afwenteling van risico’s (die aan de inschrijver zijn toe te rekenen) naar de inschrijvers en een verwijzing naar de helpdesk van het systeem.

Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden


Aanbesteden is wel leuk!

Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden

Marjan Pijlman

Inkoopadviseur

Jarenlang werkte ik als strategisch inkoper in een leuk team bij een Zorggroep. Het inkopen van potloden, diensten tot en met de gehele inrichting van nieuwe OK’s (operatie kamers) behoorde tot ons pakket. We prijsden ons altijd gelukkig dat we niet verplicht waren aan te besteden.

U kent de verhalen wel: “Krijg je vast niet de juiste leverancier”, “ Wat een papieren tijger, daar gaat onze Harry nooit op inschrijven.”

Heerlijk om samen met bijvoorbeeld de teamleider OK een aantal bekende, leveranciers uit te nodigen en onze behoefte voor te leggen. Met de ontvangen offertes de ‘ must haves’ en ‘ nice to haves’ te filteren om vervolgens te komen tot een definitief PvE, dit uit te vragen en uiteindelijk te onderhandelen tot we het gewenste resultaat bereikt hadden.

Net niet in gedachten

Op een druilerige dag in december 2015 was ik onderweg om te gaan praten over een nieuwe afwisselende functie.

Tijdens het zoeken naar de juiste locatie belde Caroline. Hetgeen ze zei trok direct mijn aandacht en ik besloot de auto aan de kant te zetten om goed te luisteren naar wat ze zei . Het kwam erop neer dat mijn profiel goed aansloot bij Emeritor. De volgende dag zaten Frans en ik al om de tafel om het gesprek met Caroline vervolg te geven. Frans vertelde me dat Emeritor naast mijn inkoopervaring op zoek was naar mensen die kunnen Europees Aanbesteden…..

“Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet.”

Dat had ik nou net niet in gedachten, maar goed hij overtuigde me dat als je een goede offerteaanvraag kunt doen, je ook snel kunt leren aanbesteden.
De eerste maanden was ik werkzaam voor de Sint Maartenskliniek, ook niet aanbestedingsplichtig. Dat ging goed. En vanaf april mocht ik naar de KNAW, hét (opleiding) Europees Aanbestedingscentrum! Er ging een andere wereld voor me open.

Het gewenste resultaat wél behalen

Het was ronduit ontspannend om tijdens de werkgroepoverleggen te luisteren naar de argumenten waarom aanbesteden geen kans maakte op gewenste resultaten , want die kende ik namelijk al.

Dan sta je daar ineens voor een geheel nieuwe uitdaging;

  • de werkgroep overtuigen dat je ook met Europees Aanbesteden het gewenste resultaat wel kunt behalen;
  • dat Europees Aanbesteden volgens een handige en heldere procedure verloopt en;
  • dat de leverancier aan de gestelde voorwaarden moet voldoen.

Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet. Van Harry, bij wie de ‘inkopers’ hele hoge kortingen of andere voordelen krijgen, moet afscheid genomen worden.

Harry, met wie je zo goed kon samen een offerteaanvraag op kon stellen en gaande weg bijstellen, zodat je zeker weet dat Harry de leverancier wordt. Hoe dan ook, ik moest de werkgroep toch meekrijgen, met andere woorden over mijn eigen tegenargumenten springen. Het voelde een beetje als Ankie van Grunsven die een ruiter probeert te overtuigen dat je ook met een shetland pony over de balken kan springen.

” Als je foute argumenten zoekt, pak dan een spiegel en geen vergrootglas.”Rudy Exterkate

Geen gedoe meer

Door samen met ervaren collega’s een Europese Aanbesteding van begin af aan te doorlopen zie je dat het voordelen biedt en echt leuk kan zijn.
Wat mijns inziens het grote verschil is met ‘gewoon’ inkopen, is dat bij Europees Aanbesteden het werk vooraf grondig en objectief gedaan moet worden. Het grootste gedeelte van het werk zit in de voorbereiding; hetgeen je later veel voordeel oplevert.

Daarnaast heb je geen ‘gedoe’ meer over het contract en de inkoopvoorwaarden. Deze hebben ze immers geaccepteerd, zodra ze besluiten een aanbieding in te sturen. Als ik terug kijk op mijn periode bij de zorggroep had ik veel tijd en subjectiviteit kunnen besparen door vooraf grondiger te werk te gaan, zoals bij een Europese Aanbesteding en klopt de uitspraak van Frans.

Je moet alleen jouw mindset even aanpassen en dan is Europees Aanbesteden echt leuk!!!

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 3

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 3

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

In de eerste twee delen van deze reeks artikelen over de herziene Gids Proportionaliteit ben ik ingegaan op de wijzigingen inzake elektronisch aanbesteden, facultatieve uitsluitingsgronden, eisen aan onderaannemers, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen, de accountantsverklaring en referenties.

In dit derde en laatste deel van deze serie zal ik ingaan op aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden. Onderaan dit laatste deel vind u een tabel, waarin ik een en ander schematisch weergeef.

8. Aansprakelijkheid

Aan de ene opdracht zijn weinig, aan de andere opdracht veel risico’s verbonden. Uiteraard is het daarbij van belang om de aansprakelijkheid voor beide partijen goed geregeld te hebben. Daar geeft de Gids enkele regels voor. Bij de beoordeling van de vraag of de eisen die u in dit kader stelt, proportioneel zijn, kunt u de volgende aspecten betrekken:

  • Welke risico’s loopt u daadwerkelijk? De aansprakelijkheidseis die u stelt, dient hiermee direct verbonden te zijn.
  • Wat is op het vlak van aansprakelijkheid gebruikelijk in de branche/voor vergelijkbare opdrachten? Bij aansprakelijkheid (bijvoorbeeld in geval van letsel, dood en zaakschade) raadt de Gids u aan om aan te sluiten bij de standaarden van de verzekeringsbranche, die gelden voor de betreffende branche en/of voor vergelijkbare opdrachten. Wat is in dat kader verzekerbaar?

“Aan de ene opdracht zijn weinig, aan de andere opdracht veel risico’s verbonden.”

U kunt per opdracht bepalen welke beperking proportioneel is. De aansprakelijkheid kan worden beperkt in soort, hoogte en duur.
Voor wat betreft de soort aansprakelijkheid, kan er onderscheid gemaakt worden tussen directe en indirecte schade. U mag ingevolge voorschrift 3.9 D van de Gids geen onbeperkte directe/indirecte aansprakelijkheid eisen van inschrijvers. Dat is namelijk disproportioneel.

Ook voor wat de hoogte van het bedrag van aansprakelijkheid betreft, geldt dat u geen ongelimiteerde aansprakelijkheid mag eisen van inschrijvers, wederom omdat dat disproportioneel is.
Voor wat betreft de duur van de aansprakelijkheid kunt u aansluiten bij een percentage van de opdrachtwaarde van een jaar. In ieder geval mag u geen aansprakelijkheidseis van onbepaalde duur stellen: ook dat is disproportioneel.

Wanneer u gebruik maakt van paritair opgestelde voorwaarden (voorwaarden die zijn overeengekomen tussen enerzijds de overheid en anderzijds (een vertegenwoordiging van) marktpartijen), waarin regelingen zijn getroffen aangaande aansprakelijkheid, kunt u aansluiten bij die regelingen.

9. Contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden

Onder dit kopje noem ik kort nog enkele andere wijzigingen die voor uw praktijk wellicht van belang zijn:

  • U moet aan (potentiële) inschrijvers tijdens de aanbestedingsprocedure de mogelijkheid bieden om voorstellen tot aanpassing van de conceptovereenkomst, dan wel voorstellen tot afwijking van de inkoopvoorwaarden te doen;
  • Wanneer er voor de overeenkomst die u wilt gebruiken, paritair opgestelde contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan, moet u deze modellen of voorwaarden integraal overnemen/gebruiken. Voorbeelden van paritair opgestelde voorwaarden zijn de UAV –GC 2005 (voor de bouw) en de RVOI 2001 (voor de Ingenieursbranche);
  • U mag niet vragen dat inschrijvers u garanderen dat zij de met u overeengekomen prijs met terugwerkende kracht zullen aanpassen aan de lagere prijs, die zij in de toekomst eventueel met andere wederpartijen zouden overeenkomen.

“Het belang en de noodzaak van het proportionaliteitsbeginsel in de praktijk is toegenomen.”

Conclusie

Het belang en de noodzaak van het proportionaliteitsbeginsel in de praktijk is toegenomen, reden waarom de hierboven behandelde wijzigingen in de Gids Proportionaliteit zijn doorgevoerd. Veel onderwerpen die voorheen niet met name in wet- en regelgeving werden genoemd, zijn nu geregeld in de Gids. Voor de aanbestedende dienst houdt dat een verzwaring in van de plicht om haar praktijk aan te passen aan deze wijzigingen. Ik hoop dat deze reeks artikelen en de tabel hieronder u zullen bijstaan bij het op de juiste wijze doorvoeren van de behandelde onderwerpen in uw organisatie.

2016 tabel Herziene Gids Proportionaliteit

Aedes: ‘Voorkom verplicht Europees aanbesteden voor woningcorporaties’

Vrouw houdt een contract en pen vast

Het is niet uitgesloten dat de voorgestelde Herziening Woningwet en de bijbehorende novelle ervoor zorgt dat woningcorporaties de status van ‘publiekrechtelijke instellingen’ krijgen. Deze status betekent dat woningcorporaties veel van hun opdrachten voortaan Europees moeten aanbesteden. Europees aanbesteden kost de sector veel geld en beperkt de mogelijkheden van innovatieve inkoopmethoden. Aedes roept minister Blok daarom op om hier rekening mee te houden en dit onbedoelde effect uit te sluiten in de wet.

Lees meer Aedes: ‘Voorkom verplicht Europees aanbesteden voor woningcorporaties’

Publiek aanbesteden: kwaliteit belangrijker dan prijs alleen

Bron: Europees Parlement

Overheidsinstanties hoeven voortaan niet automatisch het laagste bod te kiezen in openbare aanbestedingen. Bij de aanschaf van goederen, diensten, aanbesteding van openbare werken of het afsluiten van concessiecontracten kunnen voortaan ook andere factoren worden meegewogen. Ook de mogelijkheden voor het MKB om mee te dingen naar overheidsopdrachten zijn verruimd.

Lees meer Publiek aanbesteden: kwaliteit belangrijker dan prijs alleen

‘Rijksoverheid gunt enkelvoudig onderhands onder de € 50.000,–‘

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft een circulaire uitgebracht met als doel de grensbedragen voor het gunnen van opdrachten onder de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen rijksbreed te harmoniseren. De circulaire is beleid en is niet verplicht voor aanbestedende diensten. Aanbestedende diensten kunnen aan hun motiveringsplicht van de keuze voor een procedure onder de Europese drempelwaarde (art. 1.4 Aanbestedingswet 2012) in beginsel volstaan met een verwijzing naar deze circulaire, mits in overeenstemming daarmee wordt gehandeld.

Lees meer ‘Rijksoverheid gunt enkelvoudig onderhands onder de € 50.000,–‘

De feiten rond aanbesteden

Het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) heeft een rapport gepubliceerd met feiten rond aanbesteden in de bouwsector. Het EIB heeft onderzocht hoe publieke opdrachtgevers de afgelopen tijd in 2012 hun Werken-gerelateerde op de markt brachten door middel van openbare aanbestedingen, en hoe opdrachtnemers daarmee omgaan. Extra aandacht wordt geschonken aan enkele thema’s die een belangrijke rol spelen in de nieuwe Aanbestedingswet…

Lees meer De feiten rond aanbesteden

De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 3

De eigen verklaring in een nieuw jasje

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Alle aanbestedende diensten moeten de veranderingen in de wet gaan onderzoeken en implementeren in de bedrijfsvoering van de eigen organisatie. Om u daarbij te helpen heeft Emeritor voor u de belangrijkste veranderingen uitgezocht en beschreven in een aantal artikelen. In ieder artikel wordt een zelfstandig onderwerp uit de nieuwe wetgeving beschreven. In deze aflevering behandelen we de eigen verklaring.

Lees meer De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 3

Identiteitscrisis

Mijn zwager heeft twee honden en twee katten. De katten heten Reus en Soda. Hun moeder heette Wipp-Express – maar dat is een ander verhaal. Eén van de honden, Bina, denkt dat ze een poes is. Ze heeft een innige relatie met Reus. Bina ligt graag bovenop de eettafel, in het midden. Het liefst zou ze ook op het kookeiland in de keuken kruipen, want daar staat het katten- en hondenvoer. Helaas is het eiland te hoog voor haar. De twee maatjes hebben daar iets op gevonden: Reus springt op het eiland, duwt het voer (handig dat het niet uitmaakt welk voer) naar beneden, en Bina schrokt het naar binnen.

Lees meer Identiteitscrisis

De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 1

Financiële en economische draagkracht in de nieuwe Aanbestedingswet

Op 1 april 2013 treedt de Aanbestedingswet 2012 in werking. Alle aanbestedende diensten moeten de veranderingen in de wet gaan onderzoeken en implementeren in de bedrijfsvoering van de eigen organisatie. Om u daarbij te helpen heeft Emeritor voor u de belangrijkste veranderingen uitgezocht en beschreven in een aantal artikelen. In ieder artikel wordt een zelfstandig onderwerp uit de nieuwe wetgeving beschreven. In deze aflevering behandelen we de toetsing van de financiële en economische draagkracht.

Lees meer De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 1