Onbewuste kosten zichtbaar maken

Onbewuste kosten zichtbaar maken

Judie Agterof

Inkoopadviseur

Dat vele handelingen een product of dienst duurder maken, is u vast bekend. Maar hoe efficiënt gaat u om met uw leveranciers en het aantal facturen die uw leveranciers sturen?

Over de kosten van de verwerking van een factuur lopen de cijfers uiteen, maar gemiddeld moet u rekenen op ongeveer 20-24 euro per factuur. Emeritor onderzocht de vijftig meest recent uitgevoerde financiële analyses om deze “mogelijk onbewuste” kosten in kaart te brengen.

Inkoopvolume versus leveranciers

Uit het onderzoek blijkt dat er een groot aantal organisaties over een relatief groot leveranciersbestand beschikt. Het inkoopvolume van de geanalyseerde organisaties varieerde van 3 miljoen tot meer dan 500 miljoen. Echter, de organisaties met het grootste inkoopvolume bleken niet het grootste aantal leveranciers en facturen te hebben. Een groot inkoopvolume betekent dus niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Een groot inkoopvolume betekent niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Door een financiële analyse en een vergelijking met branchegenoten, kunt u vast stellen of het aantal leveranciers van uw organisatie groot te noemen is. Bij een te groot aantal leveranciers is het verstandig om een leveranciersreductie toe te passen. Door inkopen te bundelen, is het mogelijk om de inkoopkracht te vergroten en ontstaan er nieuwe mogelijkheden. Daarnaast zijn minder leveranciers beter te managen.

Inkoopvolume versus het aantal facturen

Wanneer er sprake is van een handmatige verwerking van facturen, is het interessant om het aantal facturen te analyseren. Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden. De factuur wordt ontvangen, gecontroleerd, geboekt en in de organisatie rond gestuurd ter goedkeuring. 

Ook vindt er administratieve afhandeling van de betalings plaats en communiceert men met de leveranciers over de facturen en de openstaande posten.

Door het aantal facturen en het gemiddeld factuurbedrag per leverancier in kaart te brengen worden de extremen inzichtelijk. Praktijkvoorbeeld:
Leverancier X (pakketbezorger) stuurt u 511 facturen met een gemiddeld factuurbedrag van € 51,-.
Wanneer deze pakketbezorger u 1 factuur per week stuurt, dan komt u in totaal op 52 facturen in plaats van 511 facturen. Dat komt neer op 459 facturen minder. U kunt dan al snel minimaal 459 x 20 euro = € 9.180,- besparen.

De toekomst

Om boven omschreven kosten op het gebied van leveranciers en de facturen scherp te houden, is het van belang om de cijfers regelmatig te monitoren. Monitor daarom het aantal leveranciers per inkooppakket en het aantal facturen per leverancier. Zonder monitoring zal het aantal leveranciers en het aantal facturen toch ongemerkt weer groeien en dat is niet nodig.

Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden.

Verder kan er gedacht worden aan digitale factuurverwerking. Er worden dan geen facturen meer per post gestuurd, maar u ontvangt de facturen digitaal. En de facturen worden rechtstreeks in een factuurverwerkingsprogramma verwerkt.

Tot slot, wees u bewust van de aantallen want meten is weten!

Kosten besparen op factuurverwerking – E-invoicing?

E-invoicing
Gepubliceerd: Financieel-Management.nl

In de wereld van factuurverwerking is de afgelopen jaren al veel veranderd en toch staan we nog maar aan het begin van de grote ommezwaai. Uit onderzoek ‘E-Invoicing/E-Billing The Catalyst for AR/AP automation’ van Billentis april 2013 blijkt dat verzenders van facturen gemakkelijk 6 euro kunnen besparen voor iedere verzonden factuur, terwijl voor de ontvangende partij de besparing al snel 5 euro kan zijn voor iedere ontvangen factuur. Waar wachten we op?

Lees meer Kosten besparen op factuurverwerking – E-invoicing?

10 Verborgen kosten

In het dagelijks beoefenen van het inkoopvak loop ik regelmatig tegen wel heel bijzondere manieren aan om het verdienmodel voor de verkoper aantrekkelijker te maken. Kosten, of beter gezegd verborgen opbrengsten voor de leverancier, die je als inkoper in eerste instantie, als onbekende in de materie, niet ziet, maar die er vaak wel zijn. Onderstaand een top 10 van verborgen kosten die je zomaar kunt tegenkomen.

Lees meer 10 Verborgen kosten

Contractmanagement

Contractmanagement cartoon

Contractmanagement cartoonBij veel organisaties verlopen diverse inkopen niet via een contract (maverick buying). Hierdoor ontstaat een groot aantal leveranciers en nemen verwerkingskosten toe, denk aan veel (en kleine) bestellingen en daardoor ook een toename in facturen van de diverse leveranciers.

Lees meer Contractmanagement

Digitale facturatie een trend?

Ieder bedrijf heeft te maken met facturen. Als je een factuur stuurt, doe je dat met het doel om deze betaald te krijgen. Ging die papieren factuur tot een jaar of 3 drie geleden nog gewoon in een envelop en gefrankeerd op de post; tegenwoordig is digitaal factureren mogelijk en dat heeft veel voordelen.

Digitale facturatie kan zowel verzender als ontvanger veel geld besparen.

Lees meer Digitale facturatie een trend?

Verwerkingskosten per factuur

Benchmarkgegevens en onderzoek leveren de onderstaande kengetallen:

Factuurverwerkingsproces
Standaard
Elektronisch
Elektronisch verwerken
Gemiddelde verwerkingskosten
20 – 24 euro per factuur
17 – 21 euro per factuur
6 – 14 euro per factuur

Per FTE kunnen jaarlijks +/- 8.000 facturen worden verwerkt.

Onder factuurverwerking wordt verstaan:

  • Het ontvangen en archiveren van binnenkomende facturen;
  • Het controleren en boeken van facturen;
  • Het circuleren en (laten) goedkeuren van facturen;
  • Het communiceren met de leverancier over facturen en openstaande posten;
  • De administratieve afhandeling van betalingen.