Combi Inkoop-ICT zorgt voor “jeukende handen”

ICT en Inkoop
[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Sinds 1 juli 2016 ben ik in dienst van Emeritor. Naast volledige optimalisatietrajecten worden er ook deelopdrachten uitgevoerd binnen Emeritor. Alle medewerkers zijn in staat om generieke trajecten te begeleiden van junior tot senior level. Voor specifieke, meer gedetailleerde info kunnen ze leunen op collega’s die veel verder gaan dan die generieke kennis voor specifieke aandachtsgebieden. Denk hierbij onder meer aan facilities, ICT, Logistiek, zowel in de private als in de publieke sector.

Mijn specialisatie is ICT. En al vanaf 1980 ben ik binnen de ICT actief als consultant, IT manager, Procurement manager IT, Information Manager, Service Manager, Project Manager, Transition Manager, Operations Manager en Vendormanager voor “outsourced” Solutions(cloud). Altijd gecombineerd met een inkoopfunctie voor IT, aangezien de “reguliere” inkoopafdeling of inkoop verantwoordelijke zich niet comfortabel voelde om ook de inkoop voor IT te verzorgen. Hierdoor heb ik dit altijd parallel aan mijn andere functies mogen uitvoeren, met veel plezier overigens.

Per 1 juli 2016, heb ik definitief het roer omgegooid en ben ik van mijn hoofdverantwoordelijkheid IT en nevenactiviteit inkoop, overgestapt naar de hoofdverantwoordelijkheid Inkoop met daarbij de nevenactiviteit IT. Hierbij is het verrekte handig, dat je door je ervaring en kennis, goed op de hoogte bent van het reilen en zeilen binnen ICT. Uiteraard ook niet op ieder gebied binnen IT op detailniveau, maar zeker generiek en op bepaalde gebieden zeer diepgaand op de hoogte van de techniek.

Niet onbelangrijk, ik ben ook bekend met de tariefmodellen en afspraken die er zijn binnen bepaalde IT gebieden. Ook de optimalisatieslagen b.v. bij telefonie vanuit vast-mobiel integratie kunnen helpen om voor je opdrachtgever de beste deal te genereren op basis van kosten, maar zeker ook op basis van functionaliteit. Hierbij gebruik makend, waar mogelijk ,van het toe passen van de laatste technieken. Ik spreek hierbij dan ook vaak van functionele benchmark. Naast de meer bekende benchmark t.a.v. kosten meer gericht op gebruikte/toegepaste functionaliteit.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Realiteit

Echter, de realiteit is ook, dat er sprake is en blijft van een grijs gebied. Hetzelfde gebied, waar mijn vroegere inkopers zich niet senang voelden, (om ook voor IT de inkoop te doen) komt in deze job op een andere manier tot uiting. Uitzonderingen daargelaten, maar laten we zeggen dat ik vaak de liaison ben tussen inkoop en IT, waarbij ik bij de ene opdracht slechts review, omdat de kennis voldoende aanwezig is. Bij een volgende vul ik rol in van “challenger” t.a.v. de gekozen oplossingsrichting. Dit is zowel intern gericht binnen de organisatie van de opdrachtgever en richting leverancier(s).

Binnen een andere opdracht, acteer ik als projectleider voor het inkooptraject, waarbij er zeker een groot onderdeel ingevuld dient te worden vanuit de techniek, om het uiteindelijk te laten landen binnen de organisatie van de opdrachtgever. Dit komt het vaakst voor, wanneer een organisatie zich gaat richten op outsourcing/outtasking, vaak in combinatie met een “gang naar de cloud” in de breedste zin van het woord. Waarbij de “cloudgang”, organisaties niet per definitie “in de wolken” brengt qua beleving. Kreten als Office 365, Unified Communication,BYOD en dergelijke leven wel binnen de meeste organisaties. De verwachting die bij de term “ontzorging” gewekt wordt, is dat de verantwoordelijken binnen zowel IT als management vanaf ondertekening contract in de luie leunstoel kunnen plaats nemen.

Daarnaast is nog steeds een misvatting, dat outsourcing zorgt voor lagere integrale kosten en meer flexibiliteit. Ik ben geen tegenstander van outsourcing/outtasking maar wil wel het juiste verwachtingsmanagement rond deze “gang naar buiten” schetsen. Over het algemeen gaan de kosten niet omlaag en wordt de flexibiliteit minder. Het enige voordeel, is dat transparanter wordt, hoe de afgesproken dienstverlening zich verhoudt tot de SLA met name toegespitst op o.a. beschikbaarheid en snelheid van opvolging/oplossen van incidenten/changes.

Hiertoe zal een organisatie zichzelf de discipline op moeten kunnen leggen, om binnen de afgesproken kaders richting een leverancier de regiefunctie te voeren. Bij een interne IT afdeling, zal een directeur/manager nog wel eens van invloed kunnen zijn op het opschalen van de prioritering van werkzaamheden en het tijdstip van het uitvoeren van de changes. In zekere zin, is dit ook nog wel een route binnen een afgesproken communicatiematrix met een outsourcingspartij. Hierbij gaat , de teller dan wel lopen, wanneer het “meerwerk” betreft, niet afgesproken qua prioritering en ingeschatte tijd voor bepaalde werkzaamheden.

Dit werkt uiteraard kostenverhogend t.o.v. het gereserveerde budget voor deze outsourcing. Randvoorwaarde is, dat binnen een organisatie ook een zekere bewustwording gekweekt moet worden. Het kan niet zo zijn, dat er alleen prio 1 werkzaamheden bestaan. Hiertoe zullen er via een roadmap/planning afspraken gemaakt moeten worden t.a.v. diezelfde prioritering. Ook ten aanzien van eventuele meerkosten, wanneer het een “klusje tussendoor” betreft, dat nou net niet past binnen de (resource)planning van een overbezette leverancier.

Deze laatste heeft in deze periode overigens een luxe probleem. Door de aantrekkende economie, lopen enerzijds de opdrachten bijna zonder inspanning van Accountmanagement naar binnen, waarbij het ondersteunend technisch IT personeel, met een lampje gezocht moet worden. Hierdoor kan er druk komen te staan op het halen van de afspraken in de SLA en de deelname aan RFP trajecten.

Focus Inkoop

Terug naar de focus. Vanuit inkoop geredeneerd, is het goed dat er meer diepgaande kennis is van de aandachtsgebieden waarvoor ingekocht gaat worden en kan de inkoopadviseur die kennis zeker inbrengen. Met betrekking tot die ingebrachte kennis, zal de consultant helder moeten maken, dat de uiteindelijke acceptatie/beoordeling vanuit de organisatie gemaakt dient te worden. Zij/hij zal sec het proces zo goed mogelijk begeleiden en adviseren waar relevant. Hierbij is het zaak om de oplossingen van de leverancier en de organisatie bij de uitvraag van de onderliggende behoefte, zo goed mogelijk te “challengen”. Met als doel, de organisatie een eigentijdse oplossing te kunnen bieden, op basis van de “best fit” en meest complete oplossing voor de organisatie. Dit dient zowel te inkoop technisch als IT technisch op de juiste manier begeleid te worden.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Veel te vaak, zie je bestaande contracten automatisch verlengd worden, waarbij onvoldoende aansluiting dreigt bij technische mogelijkheden IT. Hierdoor ontstaan ook vaak meerdere contractpartijen voor eenzelfde dienst en vindt er geen consolidatie plaats om deze dienst onder een contractpartij te brengen. Hierdoor synergie missend en onvoldoende gebruik makend van schaalvoordelen.

Bovendien zie je in deze dynamische bedrijfstak(IT) vaak een ontwikkeling in prijsmodellen die je graag wilt adopteren, omdat slim inkopen vaak zorgt voor het verlagen van de “out of pocket” kosten. Je kiest hierbij dan bewust voor het activeren van aankopen, dan wel besluit of je e.e.a. in de kosten weg boekt, afhankelijk van het beleid van de organisatie. Vanuit de organisatie is het raadzaam dit soort trajecten goed te bestuderen ten aanzien van beschikbaar budget, afgezet tegen te verwachten kosten in de huidige of toekomstige periode.

Naar de toekomst toe

Voor mezelf gesproken, hoop ik op een voortzetting van de projecten die ik tot nu toe onder handen heb gehad. Deze varieerden van Inkoopadviseur, Projectleider en IT manager a.i.. Hierbij heb ik zelfstandig diverse RFI/RFP trajecten begeleid, benchmarktrajecten uitgevoerd met besparingen van 15-46% op de dan geldende tarieven met respect voor leveranciers, contractbeoordelingen uitgevoerd en diverse IT projecten succesvol afgerond tijdens mijn a.i. IT manager klus.

Het mooie van dit werk is, dat je in contact komt met allerlei leveranciers. Ondanks het feit dat ik al lange tijd binnen de IT werk, kom je steeds nieuwe spelers tegen die je “aangenaam verrassen” vanuit een oplossingsrichting of vanuit een specifieke klantbenadering. Dit zorgt er voor, dat ik na mijn “overstap vanuit IT naar inkoop” qua focus, een zeer gevarieerde dagbesteding heb, waar ik “mijn ei” volledig in kwijt kan. Het dagdagelijks aansturen van een club IT’ers hoort daar niet meer bij, maar vanuit inkoop kan ik nog wel voldoende op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen de IT en de daarbij behorende leverancierscontacten. Al met al een goede stap, die me veel voldoening en werkplezier geeft. Ook prettig dat Emeritor de gelegenheid en de vrijheid geeft om zo te kunnen werken. Uiteraard zijn goede resultaten hierbij wel vereist, maar dat zit wel goed ?.

De rol van Inkoop in Software Asset Management

De rol van Inkoop in Software Asset Management

Peter Reinink

Inkoopadviseur

Software Asset Management (SAM) is een uitdagend onderwerp om in te regelen in de bedrijfsomgeving. Hoe minder applicaties voor actieve bewaking van het gebruik van software in aanmerking komen, hoe beter. Wat kan Inkoop doen om het onderwerp zo klein mogelijk te houden?

Het verantwoorden van software kosten: alleen een feestje voor de IT afdeling?

Wie in een productiebedrijf heeft rondgelopen weet hoe belangrijk het is dat de magazijnen van onderdelen en halffabricaten niet voor een ieder toegankelijk zijn. Zowel misgrijpen, te veel als verkeerd weggelegde onderdelen zullen een keer tot gevolgen leiden. Zeker als er bij verrassing op vrijdagmiddag ‘misgegrepen’ wordt in het magazijn. Crashacties worden opgezet om de levering die vroeg in de volgende week aan de klant beloofd is alsnog te realiseren.

Iets vergelijkbaars kan zich voordoen als software wordt gedownload zonder dat er filters ingebouwd zijn. IT-specialisten, architecten en eindgebruikers zien mooie tools op internet en focussen zich op de functionaliteit die de gedownloade software levert. Maar hoe zit het met de kosten die de download met zich meebrengt? En is de verantwoordelijke manager op de hoogte dat zijn (m/v) budget gebruikt wordt? En is hij het daar wel mee eens? En hoe zit het met beëindigde licenties maar niet verwijderde applicaties?

Vrijdagmiddag

‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden. Inkoop wordt ingeschakeld om te onderzoeken of de leverancier wel gerechtvaardigd is om de IT omgeving te onderzoeken. In allerijl wordt gepoogd om na te gaan welke installaties op welke servers en op welke laptops staan. Discussies over (vermeend) softwaregebruik stijgen in prioriteit. Voor wie er mee te maken heeft gehad, zal dit herkenbaar zijn.
Als de mist in de tunnel is opgetrokken, start het ‘sporenonderzoek’. ‘Waarom weten we niet goed wie wat gebruikt? Waarom kunnen medewerkers software zo maar downloaden, wie is verantwoordelijk voor softwaregebruik? Wat hebben we draaien aan software en hebben we er wel licenties voor?’ Het initiatief voor een SAM project is geboren…

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Als het SAM project wordt vormgegeven, komt direct de discussie op tafel over de te vervullen verantwoordelijkheden. Hiervoor zijn meerdere inrichtingen mogelijk. Na de implementatiefase moeten de verantwoordelijkheden staan waar ze horen. De CIO is een veelvoorkomende landingsplaats van het eigenaarschap van het onderwerp.

“‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden.”

En Inkoop?

Inkoop is een belangrijke stakeholder in het SAM onderwerp om een aantal redenen:

  • Inkoop sluit het softwarecontract af en zorgt voor contractverlengingen en -wijzigingen.
  • Inkoop speelt een rol in het contractmanagement waaronder software contracten.
  • Binnen Inkoop is het contractbeheer belegd.

De contracteigenaar bepaalt welke inhoudelijke verwachtingen er zijn met betrekking tot het software contract. Het is aan Inkoop om vervolgens – in het kader van SAM- kritisch te zijn op de meetbaarheid van de gewenste software. Lastig te meten software metrieken moeten voorkomen worden. Het kan dan handig zijn om een ‘# users’ contract af te sluiten in plaats van ‘concurrend users’ of een iets duurder ‘unlimited’ contract af te sluiten waar andere business units ook van kunnen meegenieten. En daarmee tegelijkertijd het maken van interne kosten voor het meten en bijsturen van het softwaregebruik weg te nemen. Daarnaast kijkt Inkoop via welke kanalen software is aangeschaft en welke leverancier de rechten heeft op de broncode. In een audit gaat het om de bronleveranciers van software, niet om de resellers. Daarnaast kijkt Inkoop of het aantal resellers van kleine pakketten verkleind kan worden. Dat helpt de communicatie te vereenvoudigen in het licht van SAM.

Als het SAM tool is geïnstalleerd kan Inkoop bijdragen aan het vaststellen van applicaties waar geen contract tegenover staat. Inkoop kan van tevoren met de contracteigenaren vastgesteld hebben welke contracten (niet) beheerd worden en hierop proactief actie nemen.
Het zijn redelijk voor de hand liggende initiatieven, maar de praktijk kan anders zijn.

En de verantwoordelijkheid van de leverancier?

Inkoop kan in overleg met de leverancier borgen dat de aangeschafte gebruiksrechten bij voorkeur niet overtreden kunnen worden. Als er meer software gebruikt kan worden dan aan rechten is gekocht dat spreekt Inkoop de leverancier hierop aan en stelt intern vervolgstappen voor als de leverancier niet aan een oplossing meewerkt. Dat zal voor de minipakketjes software niet zo’n vaart lopen maar wel voor de pakketten van de grootste software leveranciers en de pakketten die in het bedrijf tussen tafellaken en servet zitten. Hoe meer Inkoop het meten en verantwoorden terug kan dringen of eenvoudiger kan maken , hoe beter het is.

“Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien.”

Financieel

Daarnaast geldt voor softwarecontracten hetzelfde als voor de andere contract categorieën: de controller wil de juiste verplichtingen in de boeken hebben en zit niet te wachten op ‘vrijdagmiddag’ effecten. Bij de grote softwareleveranciers kunnen (her)contracterings scenario’s spelen die tot verschillende kostenramingen leiden over meerdere jaren. Als het financieel contractmanagement is belegd bij Inkoop, dan kan Inkoop een bijdrage leveren aan het voorkomen van een ‘vrijdagmiddag’ effect. Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien.

Samengevat

Zowel in het reguliere inkooptraject als het contractmanagement dat er op volgt kan Inkoop de SAM eigenaar faciliteren. De praktijk wijst uit dat SAM geen gemakkelijk onderwerp is om in te regelen. Terecht wordt vaak een adviesbureau betrokken om te helpen bij de technische en functionele implementatie van het onderwerp. Maar Inkoop kan los daarvan al initiatieven nemen om SAM niet groter te laten zijn dan nodig is.
De gang naar de cloud maakt het SAM onderwerp er niet eenvoudiger op. Zolang de verantwoordelijkheid voor softwaregebruik niet bij de xAAS leverancier ligt, veranderen de SAM verantwoordelijkheden niet. Reden te meer dat Inkoop initiatief neemt om het onderwerp zo klein mogelijk te houden!

IT Besparingen; waar moet je op letten? Wie kan je daarbij helpen?

IT Besparingen; waar moet je op letten? Wie kan je daarbij helpen?

Zowel in de publieke als in de private sector, zie je meer een meer vacatures ontstaan voor ICT inkopers. Er is een behoefte aan deskundige ondersteuning bij het benaderen van de markt voor IT oplossingen.
Om nu niet direct in een vendor lock-in te verzeilen vanuit advies van een leverancier, zoeken instanties naar deskundige inkopers in loondienst dan wel via inhuur, die beschikken over een brede IT ervaring in combinatie met inkoop skills. Het is belangrijk, dat een dergelijke functionaris de juiste vragen kan stellen en kan bogen op een zorgvuldig opgebouwd netwerk in de IT wereld. Naast het optuigen van Informatie Management voor het bepalen van de IT behoefte van een organisatie, is het daarna de taak voor de IT manager om die IT behoefte te vertalen in passende oplossingen voor de organisatie. Uiteraard dient dit in nauwe samenwerking te gebeuren met inkoop.

De huidige situatie bij bedrijven is vaak historisch gegroeid. Bedrijven starten met bepaalde hard- en software oplossingen, die op dat moment passend zijn bij de organisatie. Ook op het gebied van telefonie en printing is dit het geval. Vanuit het oogpunt van informatiemanagement wordt er niet de tijd genomen om de wellicht bijgestelde behoefte aan IT middelen van de organisatie grondig te inventariseren. Het is onontkoombaar, dat door groei van de organisatie enerzijds en de voortschrijdende techniek anderzijds de IT oplossingen anders ingevuld dienen te worden.

Kreten als “BYOD”(Bring your own device), “Unified Communication” en “Anytime/Anywhere” wekken vaak verwachtingen bij gebruikers, die vanuit hun thuis situatie vaak “verder” zijn, dan de werkomgeving kan faciliteren. Hierdoor wordt de werkomgeving vaak als belemmerend ervaren, waarbij je als IT achter de feiten aan loopt. Het blijft zoeken naar het evenwicht tussen het bieden van een “veilige” omgeving en het gebruiksgemak van de werknemers. 

Ook op het gebied van contracten, is vaak voort geborduurd, op basis van historische ontwikkelingen, zonder te kijken naar synergie- of besparingsmogelijkheden. Vaak ook omdat de focus van een bedrijf niet per definitie op hun IT omgeving gericht is. IT daarentegen zou hierin een facilitator moeten zijn, waar het in de praktijk vaak wordt ervaren als remmende factor voor de dagelijkse business.

“Vanuit inkoopperspectief kun je met IT kennis adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de IT te gaan zitten”

Focus Inkoop

Vanuit inkoopperspectief kun je met IT kennis adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de IT te gaan zitten. Maar evident is wel, dat je ook richting contractmanagement adviserend kunt optreden. Dit kan zowel vanuit bestaande contracten van een organisatie, dan wel nieuwe contracten die een meer passende situatie kunnen ondersteunen. 

Vanuit inkoop is het zaak, dat de juiste vragen gesteld worden aan de IT organisatie m.b.t. roadmap, projectenkalender, IT strategie e.d. ,waarbij inkoop nadrukkelijk betrokken zou moeten zijn. Met betrekking tot kosten die gemoeid zijn met beleidskeuzes IT, is het zaak dat deze zo vroeg mogelijk in het vaststellen van de Roadmap IT bekend zijn, al zal dat in veel gevallen een geschat budget zijn, aangezien bepaling van definitieve budgetten een detailbenadering vereist. Daarnaast kan inkoop uiteraard een rol spelen in contractmanagement, consolidatie van oplossingen/contracten en periodieke benchmark van de in gebruik zijnde IT oplossingen.

Ook is aan te raden om voor reguliere aanschaf IT hardware één leverancier te selecteren of een beperkt aantal leveranciers, zodat je gedurende een contractperiode, afspraken rond prijsstelling hebt gemaakt. Dit is wellicht mogelijk op basis van Open Prijs Calculatie, waarbij je je het recht voorbehoud om naar behoefte periodiek een benchmark uit te voeren, om vast te stellen, of je conform raamovereenkomst verzekerd bent van de beste prijs.

Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen, omdat het belangrijk is, om mee te kunnen praten aan het begin van een beslissingstraject, zodat je toegevoegde waarde verder reikt dan die van “besteller”.

“Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen”

Naar de toekomst toe

Aangezien IT in de meeste bedrijven een steeds prominentere plaats in neemt, zal de focus ook meer en meer komen te liggen op ondersteuning van de organisatie op een zo professioneel mogelijk vlak, daarbij oog hebbend voor het gebruiksgemak. Waar organisaties te klein zijn, om een aparte FTE in dienst te hebben voor IT inkoop, zal in sommige gevallen de IT verantwoordelijke hiervoor ingezet worden. Dit is niet altijd iemand die ook verstand heeft van Inkoop, zodat je daar wellicht kansen laat liggen op het gebied van inkoop. Grotere organisaties zie je meer en meer, een aparte Fte invullen als verantwoordelijke ICT inkoper, aangezien ICT binnen het vakgebied van inkoop, weer een aparte tak van sport is. Deze trend zal zich naar verwachting door zetten.

Ook omdat de gang naar de cloud in veel bedrijven hoog op de agenda staat, is het zaak, om hiervoor de mensen in te zetten met de juiste kennis van ICT en inkoop. Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing voor de organisatie en die kun je met de juiste mensen realiseren.

Een BI tool, heeft u er al eentje?

Een BI tool, heeft u er al eentje?

Joeri Beckers

Inkoopadviseur

Wat is een ‘Business Intelligence’ tool? Wat heeft uw organisatie eraan en hoe ontwijk je de belangrijkste valkuilen bij de implementatie?

Kennis gedreven beslissingen Een goede beslissing is gestoeld op goede informatie. Bestuurders hebben grote behoefte aan klassieke stuurinformatie over uitgaven, inkomsten en investeringen maar ook steeds meer aan informatie over wensen van gebruikers, doorsneden van klantinformatie of machine learning input. Dat kan opgelost worden door een medewerker aan de slag te laten gaan met Excel. Maar het kan ook anders.

Een business intelligence(BI) tool gaat verder waar een spreadsheet stopt. Een BI-tool verzamelt gegevens uit verschillende (digitale) bronnen, en transformeert en toont deze gegevens in digitale rapporten en dashboards. Een BI-tool doet dit niet één keer zoals bijvoorbeeld in Excel maar continu. De voordelen van deze aanpak zijn duidelijk; een gebruiker maakt één keer de keuze voor de inhoud en lay-out van een rapport of dashboard en de BI-tool doet de rest. Zo ontstaat een up to date digitaal dashboard (of rapport) met alle gewenste stuurinformatie. De BI-tool heeft hiervoor toegang nodig tot één of meerdere database(s) met betrouwbare en vooral gestandaardiseerde gegevens zoals financiële systemen, facilitaire systemen of HRM systemen . Een goede BI tool vormt zo het sluitstuk van de datapijplijn, een geautomatiseerde stroom gegevens van generen tot weergeven.

“Een business intelligence tool gaat verder waar een spreadsheet stopt.”

Lekkende pijplijn

Het aanleggen van een dergelijke stroom gegevens betekend standaardiseren. Een eerste stap in het standaardiseren is duurzaam verbinden. Applicaties die data genereren moeten verbonden worden met een database die toegankelijk is voor de BI tool. Dit kunnen bijvoorbeeld ERP systemen of Facilitaire management systemen zijn. Moderne applicaties maken gebruik van een API* om uitwisseling met andere applicaties mogelijk te maken, dit maakt een duurzame koppeling een stuk eenvoudiger. Zeker iets om in het achterhoofd te houden bij het aankopen van applicaties die veel data genereren.
Als tweede moeten de gegevens in de verschillende databases gestandaardiseerd worden. Dit betekend keuzes maken voor één definitie die door alle applicaties gedeeld word. Denk hierbij aan:

  • Welke functies de organisatie kent;
  • Wie bij welke afdeling werkt;
  • Welke inkooppakketen hiërarchisch verdeeld zijn en hoe;
  • Wat een leverancier is, een fulltime werknemer of een onbetaalde factuur.

Zonder goede definities kunnen er nooit goede rapporten worden gemaakt en gaat de datapijplijn kennis lekken die niet veroorzaakt wordt door systemen maar door mensen.

Neuzen dezelfde kant op

Het is niet eenvoudig om definities gelijk te trekken door een organisatie heen. Vaak trekt dit een streep door de werkwijze en persoonlijke voorkeur van veel gebruikers. Het draagvlak kan vergroot worden door definities zodanig op te stellen dat professionele voorkeuren elkaar niet in de weg zitten. Dit kan bijvoorbeeld door variabelen op te nemen in definities die door afdelingen zelf zijn in te vullen. Bijvoorbeeld: “Een volledige FTE is X uur in de week” . Verschillende afdelingen kunnen dan zelf bepalen hoeveel uur dat is en zien dit terug in hun eigen rapporten. Voor bedrijfs-brede rapporten gebruik je in plaats van FTE’s gewoon de kale uren (of een eigen definitie natuurlijk).

“De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen.”

De aanschaf

Het aanschaffen van een goede BI tool draait niet om lange lijsten met eisen en wensen maar meer om een goede pasvorm in de infrastructuur van uw organisatie. Het is tenslotte het eindstuk van uw datapijplijn. De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen omdat de meeste database verbindingen snel aan te leggen zijn. Dan worden ook meteen de valkuilen van een lekkende pijplijn zichtbaar, nog voordat u overgaat tot aankoop.
Kortom, een BI tool kan veel inzicht leveren als de data die erin gaat gestandaardiseerd is en van hoge kwaliteit.

*Wat is een API?
Een Application Programming Interface zorgt ervoor dat bepaalde bewerkingen die normaal gesproken door een medewerker worden gedaan, zoals het aanpassen en opslaan van gegevens, automatisch worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld bij ERP-Systemen (als SAP of AFAS) worden vaak API’s gebruikt om een rapportage in andere systemen mogelijk te maken, maar ook om samen te werken met bijvoorbeeld een extern kassa-systeem of repeterende taken eenvoudiger uit te voeren.

Waar het bij samenwerkingsverbanden werkelijk om gaat!

Kwetsbaarheid, Kwaliteit, en kosten. Dat zijn meestal de drie argumenten die worden genoemd om vormen van samenwerking tussen overheidsorganisaties op het gebied van bijvoorbeeld ICT  te rechtvaardigen. In de meeste gevallen is kosten het dominante argument, waarschijnlijk omdat aan Euro’s goed kan worden gerekend en budgetten en realisatie uitstekend meetbaar zijn. Over de vastgestelde hoogte van het budget en de feitelijke realisatie ervan  wordt men het sneller eens dan over de norm en de realisatie van de te behalen kwaliteit of de te vermijden kwetsbaarheid. Deze laatste twee argumenten kunnen zeker ook in kwantitatieve zin worden geformuleerd, maar dat is binnen veel overheidsorganisatie niet eenvoudig gebleken. Kwaliteit en kwetsbaarheid  worden dan ook in de meeste gevallen in kwalitatieve zin geformuleerd.

Lees meer Waar het bij samenwerkingsverbanden werkelijk om gaat!

Succesvol inkopen en aanbesteden met het “IT-manifest voor de overheid”, droom of realiteit?

“Wij informatieprofessionals zijn van mening dat informatie en IT allesbepalend zijn voor de waarde van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de overheid.” Dat is volgens de website it-manifest.nl de boodschap die verkondigd wordt door de ondertekenaars van het “IT-manifest voor de overheid”, verder voor het gemak “IT-manifest”.   De vraag die ik heb is of  het IT-manifest gaat bijdragen aan succesvol(ler) inkopen en aanbesteden.  

Lees meer Succesvol inkopen en aanbesteden met het “IT-manifest voor de overheid”, droom of realiteit?

Aanbevelingen commissie Elias in inkoopperspectief

Rijksoverheid document

De tijdelijke commissie “ICT-projecten bij de Rijksoverheid” van de Tweede Kamer der Staten-Generaal – de commissie-Elias – heeft haar eindrapport gepubliceerd. U bent ongetwijfeld benieuwd op welke zere plek(ken) zij de vinger legt. En wat betekenen de aanbevelingen van de commissie voor u als inkoper?

Lees meer Aanbevelingen commissie Elias in inkoopperspectief

Eindrapport tijdelijke commissie ICT: oprichten tijdelijke ICT-autoriteit

Datacenter

De tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid constateert dat de rijksoverheid de besturing en beheersing van ICT-projecten niet op orde heeft. Dat blijkt uit het eindrapport van de commissie, dat woensdag 15 oktober aan Kamervoorzitter Van Miltenburg is aangeboden.

De tijdelijke commissie ICT constateert dat de rijksoverheid de besturing en beheersing van projecten met een belangrijke ICT-component niet op orde heeft.

Lees meer Eindrapport tijdelijke commissie ICT: oprichten tijdelijke ICT-autoriteit

Rondetafel voor CIO’s: “Inkoop van ICT: verboden terrein voor de CIO?”

Mensen zitten en staan rond een tafel

In het ICT-domein is de rol van Procurement bij veel organisaties een ondergeschikte. Inkoop is goed voor de pennen, de potloden en het meubilair is een gedachte die nog voorkomt. In sommige gevallen voorstelbaar. We zien in onze praktijk regelmatig in het ICT-domein de klassieke valkuilen van een niet optimaal procurement proces. Met de onwenselijke gevolgen van dien. En juist in het ICT-domein kan dit verstrekkende gevolgen hebben.

Lees meer Rondetafel voor CIO’s: “Inkoop van ICT: verboden terrein voor de CIO?”

Zandzakken voor de deur!

Leger legt zandzakken op dijk

Nu de herfst en daarna (onvermijdelijk) de winter nadert zullen we de term “verhoogde dijkbewaking” wel weer lezen of horen. Ook in IT-land komen we deze term wel eens tegen!

Het gaat dan over de beschikbaarheid van IT-omgevingen, systemen, of beter: ketens en hoe deze in tijden van (vaak letterlijk) stormachtige ontwikkelingen op het vereiste of gewenste niveau te houden.

Lees meer Zandzakken voor de deur!