De rol van Inkoop in Software Asset Management

De rol van Inkoop in Software Asset Management

Peter Reinink

Inkoopadviseur

Software Asset Management (SAM) is een uitdagend onderwerp om in te regelen in de bedrijfsomgeving. Hoe minder applicaties voor actieve bewaking van het gebruik van software in aanmerking komen, hoe beter. Wat kan Inkoop doen om het onderwerp zo klein mogelijk te houden?

Het verantwoorden van software kosten: alleen een feestje voor de IT afdeling?

Wie in een productiebedrijf heeft rondgelopen weet hoe belangrijk het is dat de magazijnen van onderdelen en halffabricaten niet voor een ieder toegankelijk zijn. Zowel misgrijpen, te veel als verkeerd weggelegde onderdelen zullen een keer tot gevolgen leiden. Zeker als er bij verrassing op vrijdagmiddag ‘misgegrepen’ wordt in het magazijn. Crashacties worden opgezet om de levering die vroeg in de volgende week aan de klant beloofd is alsnog te realiseren.

Iets vergelijkbaars kan zich voordoen als software wordt gedownload zonder dat er filters ingebouwd zijn. IT-specialisten, architecten en eindgebruikers zien mooie tools op internet en focussen zich op de functionaliteit die de gedownloade software levert. Maar hoe zit het met de kosten die de download met zich meebrengt? En is de verantwoordelijke manager op de hoogte dat zijn (m/v) budget gebruikt wordt? En is hij het daar wel mee eens? En hoe zit het met beëindigde licenties maar niet verwijderde applicaties?

Vrijdagmiddag

‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden. Inkoop wordt ingeschakeld om te onderzoeken of de leverancier wel gerechtvaardigd is om de IT omgeving te onderzoeken. In allerijl wordt gepoogd om na te gaan welke installaties op welke servers en op welke laptops staan. Discussies over (vermeend) softwaregebruik stijgen in prioriteit. Voor wie er mee te maken heeft gehad, zal dit herkenbaar zijn.
Als de mist in de tunnel is opgetrokken, start het ‘sporenonderzoek’. ‘Waarom weten we niet goed wie wat gebruikt? Waarom kunnen medewerkers software zo maar downloaden, wie is verantwoordelijk voor softwaregebruik? Wat hebben we draaien aan software en hebben we er wel licenties voor?’ Het initiatief voor een SAM project is geboren…

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Als het SAM project wordt vormgegeven, komt direct de discussie op tafel over de te vervullen verantwoordelijkheden. Hiervoor zijn meerdere inrichtingen mogelijk. Na de implementatiefase moeten de verantwoordelijkheden staan waar ze horen. De CIO is een veelvoorkomende landingsplaats van het eigenaarschap van het onderwerp.

“‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden.”

En Inkoop?

Inkoop is een belangrijke stakeholder in het SAM onderwerp om een aantal redenen:

  • Inkoop sluit het softwarecontract af en zorgt voor contractverlengingen en -wijzigingen.
  • Inkoop speelt een rol in het contractmanagement waaronder software contracten.
  • Binnen Inkoop is het contractbeheer belegd.

De contracteigenaar bepaalt welke inhoudelijke verwachtingen er zijn met betrekking tot het software contract. Het is aan Inkoop om vervolgens – in het kader van SAM- kritisch te zijn op de meetbaarheid van de gewenste software. Lastig te meten software metrieken moeten voorkomen worden. Het kan dan handig zijn om een ‘# users’ contract af te sluiten in plaats van ‘concurrend users’ of een iets duurder ‘unlimited’ contract af te sluiten waar andere business units ook van kunnen meegenieten. En daarmee tegelijkertijd het maken van interne kosten voor het meten en bijsturen van het softwaregebruik weg te nemen. Daarnaast kijkt Inkoop via welke kanalen software is aangeschaft en welke leverancier de rechten heeft op de broncode. In een audit gaat het om de bronleveranciers van software, niet om de resellers. Daarnaast kijkt Inkoop of het aantal resellers van kleine pakketten verkleind kan worden. Dat helpt de communicatie te vereenvoudigen in het licht van SAM.

Als het SAM tool is geïnstalleerd kan Inkoop bijdragen aan het vaststellen van applicaties waar geen contract tegenover staat. Inkoop kan van tevoren met de contracteigenaren vastgesteld hebben welke contracten (niet) beheerd worden en hierop proactief actie nemen.
Het zijn redelijk voor de hand liggende initiatieven, maar de praktijk kan anders zijn.

En de verantwoordelijkheid van de leverancier?

Inkoop kan in overleg met de leverancier borgen dat de aangeschafte gebruiksrechten bij voorkeur niet overtreden kunnen worden. Als er meer software gebruikt kan worden dan aan rechten is gekocht dat spreekt Inkoop de leverancier hierop aan en stelt intern vervolgstappen voor als de leverancier niet aan een oplossing meewerkt. Dat zal voor de minipakketjes software niet zo’n vaart lopen maar wel voor de pakketten van de grootste software leveranciers en de pakketten die in het bedrijf tussen tafellaken en servet zitten. Hoe meer Inkoop het meten en verantwoorden terug kan dringen of eenvoudiger kan maken , hoe beter het is.

“Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien.”

Financieel

Daarnaast geldt voor softwarecontracten hetzelfde als voor de andere contract categorieën: de controller wil de juiste verplichtingen in de boeken hebben en zit niet te wachten op ‘vrijdagmiddag’ effecten. Bij de grote softwareleveranciers kunnen (her)contracterings scenario’s spelen die tot verschillende kostenramingen leiden over meerdere jaren. Als het financieel contractmanagement is belegd bij Inkoop, dan kan Inkoop een bijdrage leveren aan het voorkomen van een ‘vrijdagmiddag’ effect. Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien.

Samengevat

Zowel in het reguliere inkooptraject als het contractmanagement dat er op volgt kan Inkoop de SAM eigenaar faciliteren. De praktijk wijst uit dat SAM geen gemakkelijk onderwerp is om in te regelen. Terecht wordt vaak een adviesbureau betrokken om te helpen bij de technische en functionele implementatie van het onderwerp. Maar Inkoop kan los daarvan al initiatieven nemen om SAM niet groter te laten zijn dan nodig is.
De gang naar de cloud maakt het SAM onderwerp er niet eenvoudiger op. Zolang de verantwoordelijkheid voor softwaregebruik niet bij de xAAS leverancier ligt, veranderen de SAM verantwoordelijkheden niet. Reden te meer dat Inkoop initiatief neemt om het onderwerp zo klein mogelijk te houden!

Een BI tool, heeft u er al eentje?

Een BI tool, heeft u er al eentje?

Joeri Beckers

Inkoopadviseur

Wat is een ‘Business Intelligence’ tool? Wat heeft uw organisatie eraan en hoe ontwijk je de belangrijkste valkuilen bij de implementatie?

Kennis gedreven beslissingen Een goede beslissing is gestoeld op goede informatie. Bestuurders hebben grote behoefte aan klassieke stuurinformatie over uitgaven, inkomsten en investeringen maar ook steeds meer aan informatie over wensen van gebruikers, doorsneden van klantinformatie of machine learning input. Dat kan opgelost worden door een medewerker aan de slag te laten gaan met Excel. Maar het kan ook anders.

Een business intelligence(BI) tool gaat verder waar een spreadsheet stopt. Een BI-tool verzamelt gegevens uit verschillende (digitale) bronnen, en transformeert en toont deze gegevens in digitale rapporten en dashboards. Een BI-tool doet dit niet één keer zoals bijvoorbeeld in Excel maar continu. De voordelen van deze aanpak zijn duidelijk; een gebruiker maakt één keer de keuze voor de inhoud en lay-out van een rapport of dashboard en de BI-tool doet de rest. Zo ontstaat een up to date digitaal dashboard (of rapport) met alle gewenste stuurinformatie. De BI-tool heeft hiervoor toegang nodig tot één of meerdere database(s) met betrouwbare en vooral gestandaardiseerde gegevens zoals financiële systemen, facilitaire systemen of HRM systemen . Een goede BI tool vormt zo het sluitstuk van de datapijplijn, een geautomatiseerde stroom gegevens van generen tot weergeven.

“Een business intelligence tool gaat verder waar een spreadsheet stopt.”

Lekkende pijplijn

Het aanleggen van een dergelijke stroom gegevens betekend standaardiseren. Een eerste stap in het standaardiseren is duurzaam verbinden. Applicaties die data genereren moeten verbonden worden met een database die toegankelijk is voor de BI tool. Dit kunnen bijvoorbeeld ERP systemen of Facilitaire management systemen zijn. Moderne applicaties maken gebruik van een API* om uitwisseling met andere applicaties mogelijk te maken, dit maakt een duurzame koppeling een stuk eenvoudiger. Zeker iets om in het achterhoofd te houden bij het aankopen van applicaties die veel data genereren.
Als tweede moeten de gegevens in de verschillende databases gestandaardiseerd worden. Dit betekend keuzes maken voor één definitie die door alle applicaties gedeeld word. Denk hierbij aan:

  • Welke functies de organisatie kent;
  • Wie bij welke afdeling werkt;
  • Welke inkooppakketen hiërarchisch verdeeld zijn en hoe;
  • Wat een leverancier is, een fulltime werknemer of een onbetaalde factuur.

Zonder goede definities kunnen er nooit goede rapporten worden gemaakt en gaat de datapijplijn kennis lekken die niet veroorzaakt wordt door systemen maar door mensen.

Neuzen dezelfde kant op

Het is niet eenvoudig om definities gelijk te trekken door een organisatie heen. Vaak trekt dit een streep door de werkwijze en persoonlijke voorkeur van veel gebruikers. Het draagvlak kan vergroot worden door definities zodanig op te stellen dat professionele voorkeuren elkaar niet in de weg zitten. Dit kan bijvoorbeeld door variabelen op te nemen in definities die door afdelingen zelf zijn in te vullen. Bijvoorbeeld: “Een volledige FTE is X uur in de week” . Verschillende afdelingen kunnen dan zelf bepalen hoeveel uur dat is en zien dit terug in hun eigen rapporten. Voor bedrijfs-brede rapporten gebruik je in plaats van FTE’s gewoon de kale uren (of een eigen definitie natuurlijk).

“De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen.”

De aanschaf

Het aanschaffen van een goede BI tool draait niet om lange lijsten met eisen en wensen maar meer om een goede pasvorm in de infrastructuur van uw organisatie. Het is tenslotte het eindstuk van uw datapijplijn. De meeste pakketten hebben de mogelijkheid om een proefperiode aan te vragen en zijn zo uitgebreid te testen omdat de meeste database verbindingen snel aan te leggen zijn. Dan worden ook meteen de valkuilen van een lekkende pijplijn zichtbaar, nog voordat u overgaat tot aankoop.
Kortom, een BI tool kan veel inzicht leveren als de data die erin gaat gestandaardiseerd is en van hoge kwaliteit.

*Wat is een API?
Een Application Programming Interface zorgt ervoor dat bepaalde bewerkingen die normaal gesproken door een medewerker worden gedaan, zoals het aanpassen en opslaan van gegevens, automatisch worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld bij ERP-Systemen (als SAP of AFAS) worden vaak API’s gebruikt om een rapportage in andere systemen mogelijk te maken, maar ook om samen te werken met bijvoorbeeld een extern kassa-systeem of repeterende taken eenvoudiger uit te voeren.

Eindrapport tijdelijke commissie ICT: oprichten tijdelijke ICT-autoriteit

Datacenter

De tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid constateert dat de rijksoverheid de besturing en beheersing van ICT-projecten niet op orde heeft. Dat blijkt uit het eindrapport van de commissie, dat woensdag 15 oktober aan Kamervoorzitter Van Miltenburg is aangeboden.

De tijdelijke commissie ICT constateert dat de rijksoverheid de besturing en beheersing van projecten met een belangrijke ICT-component niet op orde heeft.

Lees meer Eindrapport tijdelijke commissie ICT: oprichten tijdelijke ICT-autoriteit

Zachte heelmeesters en hun inkoopsysteem

digitale-facturatie full

Als ik zo eens rond vraag, zeggen de meeste inkopers dat zij een inkoopsysteem hebben. Maar als ik vraag of het echt gebruikt wordt, blijkt er nogal wat te schorten. Verder dan bloemetjes en kantoorartikelen komt het systeem dan niet.

Toch best raar. Je schaft een systeem aan om je inkoop inzichtelijk en bestuurbaar te maken, maar je ziet 80 procent van je uitgaven buiten het systeem om lopen. Dan mag je toch wel stellen dat er iets goed mis is.

Lees meer Zachte heelmeesters en hun inkoopsysteem

Met 10.000 man in een stadion tegelijk een filmpje uploaden

Vanavond start het WK voetbal en net als bij andere grote evenementen is ook bij dit WK voetbal een serieuze ICT infrastructuur nodig. Denk daarbij aan alle journalisten die vanaf hun laptop via internet hun verslagen en foto’s naar het thuisfront versturen, diverse opslag- en informatiesystemen die nodig zijn, maar vooral ook aan het publiek dat gewapend met een smartphone een filmpje upload naar Facebook. En dat in 12 stadions. Hoe zou het Braziliaanse ‘Buitengewone Veiligheidsdepartement voor Grootschalige Evenementen’ de aanbesteding van zo’n infrastructuur hebben aangepakt?

Lees meer Met 10.000 man in een stadion tegelijk een filmpje uploaden

ICT kosten per FTE

Organisaties betalen gemiddeld ruim € 2600,- per jaar aan ICT per FTE. En dat dan nog zonder specifieke bedrijfsapplicaties. De PC’s op de bureaus kosten dus meer dan € 200,- per maand per stuk. Veel geld voor een PC van in de regel minder dan €1000,- die een jaar of drie meegaat. Deze kosten worden echter veroorzaakt door alle bijkomende kosten zoals de kosten voor het beheer (de ICT beheerders), printers, internet, technische ruimtes, stroom, software, etc. Totaal zijn de gemiddelde kosten voor ‘het kantoor’ trouwens zo’n € 9.000,- per FTE (bron: AOS Studley). Dit gaat dan om de kosten voor ICT, voor ‘Space & Infrastructure’ en voor ‘People& Organization’. De kosten voor ICT zijn dus ongeveer 1/3 van de totale kantoorkosten.

Lees meer ICT kosten per FTE

Wat te doen bij faillissement cloudleverancier?

De cloud: niet altijd een roze wolk
De cloud is hot – steeds meer software staat middels een cloud oplossing ter beschikking aan de gebruiker. Of dat nu software ter ondersteuning van interne bedrijfsprocessen is, of software die bijvoorbeeld  online business proposities ondersteunt. Te vaak blijven de risico’s die met de cloud gepaard gaan, onderbelicht – een uitdaging voor inkopers. Met dank aan Marianne Korpershoek, advocaat en partner bij Louwers IP Technology Advocaten publiceren wij op Inkoopvandaag een reeks artikelen over de juridische en contractuele aspecten van cloud computing en software. Vandaag deel één van de serie: Wat te doen bij faillissement cloudleverancier?

Lees meer Wat te doen bij faillissement cloudleverancier?

Maatschappelijk verantwoorde overheidsinkoop van ICT-hardware

De elektronica-industrie is één van ’s werelds snelst groeiende sectoren; tussen 2013 en 2015 wordt een jaarlijkse groei van 7% verwacht. In tegenstelling tot een modern imago en technologisch hoogstaande ontwikkelingen zijn de arbeidsomstandigheden in deze sector uiterst slecht.

Overheden en universiteiten kopen op grote schaal diverse elektronica in waaronder laptops, mobiele telefoons, printers, etc.

Lees meer Maatschappelijk verantwoorde overheidsinkoop van ICT-hardware