Productiviteit van het inkoopproces

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Het beste resultaat, als uitkomst, van het offerteproces realiseert men door meerdere leveranciers te benaderen, de kans op betere tarieven neemt hiermee toe. Alleen hoeveel leveranciers moet men dan benaderen? 

Door voorselectie kan men de betere passende leveranciers selecteren, alleen hoe vindt men die? Hoe verhoogt men de effectiviteit van dit inkoopproces met oog op de efficiency.

Economic Tender Quantity1

Door middel van offerteaanvragen wordt gebruik gemaakt van de marktwerking om een zo gunstig mogelijke aanbieding te verkrijgen. Hoe meer offertes er worden ontvangen hoe groter de kans op een verbetering. De aangeboden tarieven zullen een zekere spreiding vertonen. Deze gedachte volgend, neigt men er dan ook naar om het aantal groter te maken zodat de kans het grootst is op het laagste tarief.

Daartegenover dienen deze aanbiedingen ook allemaal beoordeeld te worden. De hiermee gemoeide kosten zijn deels vaste kosten (het opstellen van de specificaties) en deels variabal (de beoordelingskosten). Hoe meer offertes worden gevraagd hoe hoger de beoordelingskosten zullen zijn. De kosten die hiermee gepaard gaan, hebben een negatieve invloed op het eindresultaat.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Het optimale aantal dient daarmee gebaseerd te zijn op de spreiding van de mogelijke aangeboden tarieven. Hoe groot is de kans op een beter tarief, wat is de meerwaarde daarvan en weegt dat op tegenover de extra kosten. Spreiding van de tarieven is daarin leidend en niet, zo als vaak in de praktijk, de contractwaarde.

Best Fit Supplier

Wanneer het aantal op te vragen offertes bepaald is ontstaat de vraag welke partijen benaderd gaan worden. Welke leverancier past het best. Vaak wordt gekozen voor de methode “wie kennen we al en wie googlen we erbij”. Deze geselecteerde organisaties wordt dan gevraagd in hun offerte hun antwoorden te geven op de eisen en wensen. Met daarbij het risico dat men de vragen aan de verkeerde partij heeft gesteld.

Een veel effectievere manier is ontstaan door internet en zogenaamde bigdata. Kredietbeoordelingsbedrijven verzamelen ongelooflijk veel informatie over bedrijven waarmee veel meer dan alleen kredietwaardigheid wordt gemonitord. De mogelijkheid ontstaat hiermee om door middel van voorselectie-criteria, organisaties te toetsen op de criteria voortkomend uit de kernwaarden.

Door middel van een “Kieskeurig voor Inkoop” vindt selectie plaats door uitsluiting op bijvoorbeeld: onzorgvuldigheid, financieel ongezond, frauduleuze en criminele organisatie, weinig-maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen. Men kan een groot aantal “lookalikes” terugbrengen naar bijvoorbeeld de top 5 best passende leveranciers.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Conclusie

Vanzelfsprekend zijn er allerlei randvoorwaarden van toepassing maar door de juiste overwegingen te maken in zowel het aantal op te vragen leveranciers als een voorselectie te maken zal de efficiency en de effectiviteit van het inkoopproces sterk toe nemen.

Korpschef Bouman toont leiderschap in blog over inkoopbeleid politie

Politie logo

Korpschef Gerard Bouman gaat in een blog in op het inkoopbeleid bij de politie. In deze blog geeft hij uitleg over waar de knelpunten zitten in het inkoopproces. Ook doet hij de oproep tot het melden van vermeende fraude.

Den Haag – In mijn diverse leidinggevende functies moest ik collega’s vaker slecht nieuws brengen. Vijf van zulke gesprekken op één ochtend is mij echter nog nooit overkomen. Tot afgelopen dinsdag. Vijf collega’s die betrokken zijn bij inkoop en aanbestedingen vernamen van mij dat ik hen op non-actief stel en waarom.

Lees meer Korpschef Bouman toont leiderschap in blog over inkoopbeleid politie

VNG & VWS doen onderzoek onder gemeenten naar Wmo-inkoop

Wmo 2015

Gemeenten zitten midden in het inkoopproces voor de nieuwe ondersteunende taken op basis van de Wmo 2015. Slagen zij erin de continuïteit van zorg te bieden binnen de wettelijke en financiële kaders?

De VNG en het ministerie van VWS doen samen onderzoek om daar een goed beeld van te krijgen. De resultaten zijn begin september bekend.

Lees meer VNG & VWS doen onderzoek onder gemeenten naar Wmo-inkoop

Wat Inkoop kan leren van voetbal

Wat Inkoop kan leren van voetbal

Als ‘we’ gewonnen hebben zijn de spelers en de coach gevierde mensen. Maar oh wee als ‘ze’ verloren hebben. Dan is er veel kritiek en iedere zichzelf respecterende liefhebber is opeens een expert en weet precies hoe ‘ze’ hadden kunnen winnen.

Iedere inkoper die zich hierin herkent wil ik uitdagen om eens met een andere bril naar het voetbal te kijken. In mijn optiek is het voetbal namelijk een professie waarvan het inkoopvak iets kan leren.

Lees meer Wat Inkoop kan leren van voetbal

Inkoop, mijn paradigma

Men zegt wel eens: ‘zoveel medewerkers, zoveel inkopers.’ Het lijkt soms of iedereen zelf wil inkopen. Een situatie die bij het gedecentraliseerde inkoopproces, waar het (kleine) bestellingen en afroepen betreft, prima kan. Mits er goede afspraken zijn gemaakt over selectie, budgetverantwoording en autorisatie. Met de huidige IT-support is dat eenvoudig in workflows te organiseren. Iedereen mag dan zelf inkopen binnen de gestelde kaders.

Lees meer Inkoop, mijn paradigma

Project inkopen meer dan het sluiten van een contract

Misschien heeft u het artikel “Bij de loodgieter thuis lekt de kraan” op Inkoopvandaag.nl gelezen? Een artikel over een inkoper die vanuit haar expertise de badkamer liet moderniseren. De vertwijfeling aan het eind van het artikel is interessant. Wat ging er fout? Waarom werd er niet op tijd en kwalitatief geleverd zoals was bedacht? Er was immers een goede specificatie, een goede planning en een gedegen leveranciersselectie gedaan. Toch ging het mis.

Lees meer Project inkopen meer dan het sluiten van een contract

Europese aanbestedingsrichtlijnen – voorlopig akkoord tussen Raad en Europees Parlement

Op 26 juni 2013 is een voorlopig akkoord bereikt tussen Raad en het Europese parlement over de tekst van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

20 december 2011 publiceerde de Europese Commissie een aantal voorstellen voor nieuwe richtlijnen. Deze richtlijnen moeten zorgen voor de modernisering van het aanbestedingsproces en meer flexibiliteit binnen het inkoopproces.

Lees meer Europese aanbestedingsrichtlijnen – voorlopig akkoord tussen Raad en Europees Parlement

De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 3

De eigen verklaring in een nieuw jasje

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Alle aanbestedende diensten moeten de veranderingen in de wet gaan onderzoeken en implementeren in de bedrijfsvoering van de eigen organisatie. Om u daarbij te helpen heeft Emeritor voor u de belangrijkste veranderingen uitgezocht en beschreven in een aantal artikelen. In ieder artikel wordt een zelfstandig onderwerp uit de nieuwe wetgeving beschreven. In deze aflevering behandelen we de eigen verklaring.

Lees meer De Aanbestedingswet 2012 in de praktijk – deel 3