De economie zit in de lift . Welke fout moeten we vanuit inkoopperspectief niet weer collectief maken?

De economie zit in de lift . Welke fout moeten we vanuit inkoopperspectief niet weer collectief maken?

Rob van den IJssel

Inkoopadviseur

Wanneer ik het artikel van Nancy van Bemmel lees op Inkopers-Cafe B.V. van 16 januari j.l. bekruipt me een onprettig gevoel. Ik denk n.l. dat zij de realiteit in haar inleiding juist weer geeft in haar eigen woorden, zoals hier onder weergegeven vet gedrukt, waarbij ik het uitknijpen van leveranciers iets anders zou verwoorden, maar de strekking van haar inleiding is denk ik wel herkenbaar voor een ieder.

“Toch is het duidelijk dat de economische crisis naar de achtergrond verdwenen is. Inkopers kijken weer verder dan het uitknijpen van leveranciers, de goedkoopste productielocaties en hun eigen inkoopeilandje.”

Realiteit

Ik denk dat bovenstaande heel herkenbaar is. Het is n.l. een terugkerend fenomeen dat er extra focus komt op de uitgaven en dus de inkooptarieven en afspraken, wanneer het niet goed gaat met een bedrijf om moverende redenen. Dit kan de economie zijn, maar zeker ook andere oorzaken hebben. Los van “vette” dan wel “magere” jaren , zal er altijd focus moeten zijn op optimaliseren van inkoopprijzen en contractvoorwaarden. Ook wanneer het goed gaat met een bedrijf is het belangrijk te optimaliseren. Dit geldt overigens uiteraard niet alleen voor inkoop, maar ook voor andere bedrijfsprocessen.

In diverse organisaties heeft men de neiging “de teugels te laten vieren” als de inkomsten weer aan trekken en de organisatie zich min of meer zorgeloos kan voortbewegen. Opgelucht, omdat men dan weer kan acteren, zoals “we dat altijd hebben gedaan”, waarbij er niet meer kritisch wordt gekeken of een andere koers wellicht beter past bij de huidige of toekomstige marktomstandigheden.

Hier zou de motivatie voor optimalisatie en kostenbeheersing niet mogen wegebben. Die ruimte is er immers nog steeds. Hierbij natuurlijk wel onderscheid makend tussen noodmaatregelen(laatste redmiddel voor een organisatie, waarbij je soms maatregelen moet nemen die een zeker risico hebben voor de continuïteit van een organisatie) en maatregelen gericht op optimalisatie bedrijfsprocessen b.v. inkoop.

“In diverse organisaties heeft men de neiging “de teugels te laten vieren” als de inkomsten weer aan trekken en de organisatie zich min of meer zorgeloos kan voortbewegen.”

Hierbij zou het bedrijf de discipline moeten hebben om steeds de focus te hebben op kostenbeheersing en optimalisatie, ook in tijden dat het weer beter gaat. Hiermee voorkom je een dubbele klap bij mindere tijden. Wanneer je b.v. zorgt dat je bedrijfsvoering steeds af stemt op de veranderende markt, zal je zien dat je zonder overbodige ballast minder geraakt wordt door tegenvallers, waarbij je uiteraard een “vette” crisis situatie, waarbij je klanten/afnemers ook vol geraakt worden, niet voor kunt zijn. Maar je kunt de schade hierbij wel zoveel mogelijk beperkt houden, aangezien je kosten doorlopen in de omvang voor de afgeslankte situatie, waardoor er meer opbrengsten tegenover dienen te staan om in de zwarte cijfers te komen/blijven.

Ten eerste ben ik van mening, dat een bedrijf, met voldoende focus op kostenbeheersing, minder snel in de problemen komt als het wat minder gaat. Ten tweede is het bedrijfsresultaat nog beter dan het al was, wanneer het goed gaat met een bedrijf, zodat men de optimale winst haalt uit het bedrijf en hierdoor extra kan investeren in b.v. innovatie of een reserve aan leggen voor mindere tijden die wellicht nog komen.

Focus Inkoop

De focus van inkoop zal dan ook continue hierop gericht dienen te zijn.
Redenerend vanuit de TCO, adviserend naar het bedrijf toe, zal steeds de markt “gebenchmarked” dienen te worden. Niet alleen op prijs, maar zeker ook op het gebied van contractvoorwaarden op toekomstbestendigheid.

Wanneer je b.v. vanuit het aandachtsgebied IT redeneert, zie je dat vernieuwde wetgeving, zoals onlangs voor de duur van telefoniecontracten met opzegtermijn de wet veranderd is, waardoor je de lopende contracten onder de loep dient te nemen. Wellicht zijn er mogelijkheden voor een aanpassing van het contract of voor oversluiten van een contract middels een verbeterd voorstel of overstappen naar een leverancier met betere voorwaarden.

Ook door technologische ontwikkelingen zal je bij moeten blijven vanuit inkoop, en je inkoop strategie wellicht aan moeten passen. Ook dien je als inkoop te zorgen, dat je af dwingt qua positie in de organisatie, tijdig betrokken te worden in projecten, omdat daar vaak inkoop door iemand anders dan inkoop wordt “geregeld”. Hierdoor krijg je wellicht als inkoop achteraf een niet juist uit onderhandeld contract over de schutting geworpen . Vervolgens wordt dit contract wel onder verantwoordelijkheid van inkoop geschoven met alle gevolgen van dien. Wellicht was je zelf juist bezig met een consolidatie/optimalisatie van diverse contracten tot een groter contract met betere voorwaarden en word je dan door een dergelijk initiatief in je aanpak gestoord en/of belemmerd.

“Hierdoor wordt je ook als inkoop minder vaak “overvallen” door je eigen organisatie en kun je vanuit je achtergrond waardevolle input leveren.”

Verder kom je nog wel eens tegen in verschillende organisaties dat er geen beleid is op afschrijvingen. Voor de levensduur van diverse items, is hierover niets afgesproken. Hierdoor wordt ook niet jaarlijks afgeschreven, zodat je op het moment van aanschaf/vervanging van de assets, niet kan beschikken over opgebouwde reserves, al dan niet geïndexeerd, op basis waarvan een noodzakelijke investering voorzien is en vanuit die opgebouwde reserve eenvoudig te realiseren is.

Die afschrijvingstermijnen zullen dan ook jaarlijks een review dienen te ondergaan. Waar je eerder m.b.t. computerapparatuur kon volstaan met langere afschrijvingstermijnen worden deze door de voortschrijdende technologie veelal korter. Met als voorbeeld smartphones, waarbij de praktijk uit wijst, dat deze bij intensief gebruik veelal maximaal 2 jaar mee gaan, zal je daar als bedrijf rekening mee moeten houden. Net zoals de levensduur van tablets en laptops bij intensief gebruik ook niet meer op 5 a 6 jaar te houden is. Daarnaast hangt het uiteraard af van de aard van de organisatie, maar qua uitstraling willen de meeste organisaties ook wel dat hun vertegenwoordigers met eigentijdse middelen naar buiten treden.

Naar de toekomst toe

Zoals de kop al aan geeft, zal je naar de toekomst toe moeten zorgen voor een prominente plaats van inkoop in je organisatie om van het begin af aan, minimaal op de hoogte te zijn van toekomstige initiatieven in je organisatie, waarbij het uiteraard prettig is om hierover ook mee te mogen praten vanuit je expertise als inkoper.
Wellicht kun je hierdoor zorgen, dat je betrokken wordt in het doorrekenen van scenario’s waar het bedrijf uit gaat kiezen voor toekomstige initiatieven. Hierdoor wordt je ook als inkoop minder vaak “overvallen” door je eigen organisatie en kun je vanuit je achtergrond waardevolle input leveren.

Hierbij is het goed om aan te sluiten bij rollen als informatiemanagers, IT managers en andere relevante managers in je organisatie bij voorkeur als volwaardig MT lid. Hierdoor blijf je aangehaakt bij toekomstige ontwikkelingen en ideeën en kun je jouw “added value” laten gelden bij diezelfde organisatie. De praktijk is, dat de meeste bedrijven willen voorkomen dat hun MT te log wordt met teveel deelnemers, waarbij m.i. voor inkoop een vaste plek zeker te rechtvaardigen is, gezien eerder beschreven argumenten.
Daarnaast zal je een rol moeten afdwingen in alle projecten, waar inkoop een rol in speelt. Er zullen er niet zo veel zijn, waar dit niet het geval is.

Hieraan gekoppeld de jaarlijkse review van lopende contracten en het afschrijvingsbeleid, maakt dat je vanuit je discipline de organisatie op een verantwoorde wijze ondersteunt.

Keukentafelgesprekken met een inkoopadviseur

Keukentafelgesprekken met een inkoopadviseur

hans-hofkes-linkedin

Hans Hofkes

Inkoopadviseur

Het klinkt wellicht ietwat burgerlijk en ouderwets, maar wat houd ik ervan om samen aan tafel te eten. Lekker koken, soms een wijntje erbij en fijn samen babbelen over alles wat er die dag, of de afgelopen dagen, gebeurd is. De zogenaamde keukentafelgesprekken. Waar mijn werkverhalen tijdens deze momenten zich eigenlijk altijd binnen de reeds bekende kaders van het ambtelijk bestaan afspelen, is dat bij mijn vriend wel anders. Iedere keer nieuwe verhalen en voor mij iedere keer nieuwe inkoop wetenswaardigheidjes.

Onze gesprekken zijn namelijk alleen al in 2016 gewisseld van kleding voor boswachters, via de schoonmaakdienstverlening en 100% biologische catering en koffie, naar de inkoop van zijladers voor vrachtwagens, het onderhoud van watergangen en kunststofverpakking. Daarbij wisselde het perspectief van de non-profit sector naar Europees aanbesteden en de hierbij behorende regelgeving.

“Ik neem natuurlijk niet zomaar iets voor waar aan.”

Deze gesprekken worden door mijn vriend vaak onderbouwd met de stof uit de bijbehorende kennissessies van de Emeritor Academie. Want ik neem natuurlijk niet zomaar iets voor waar aan; helemaal niet als het een pro-natuur organisatie betreft die niet persé oor groene stroom is. Maar enige tekst en uitleg geven hier altijd een passende verklaring voor (in deze het risico dat vogels in de wieken van de windmolens vliegen en sterven). Deze verhalen worden door vriend-lief altijd aangevuld met vrolijke anekdotes over bijvoorbeeld de lol die men had tijdens het suppen bij het laatste bedrijfsuitje en alle mensen (collega’s en in projectverband bij opdrachtgevers) die hij tijdens zijn afgelopen anderhalf jaar in dienst van Emeritor heeft leren kennen. En ik geniet.

Nu schrijf ik dit stuk misschien niet in het perfecte procurement jargon, hoewel procurement natuurlijk al wel goed klinkt, maar de basiskennis is er. Een basiskennis die is gelegd dankzij de afwisselende organisaties waar mijn vriend komt via Emeritor, de collega’s die hem ondersteunen op de voor hem soms onontgonnen gebieden en, niet te vergeten, door zijn lichte inkoop-aversie die de afgelopen jaren is omgeturnd naar een bijzonder groot enthousiasme. Want hij heeft in dienst van Emeritor oprecht organisaties verder geholpen en grote verbeterslagen bij organisaties bewerkstelligt. Zo leuk om hem stralend en soms zelfs hupsend van plezier te zien wanneer hij weer een dergelijk succes behaald heeft en hij zo vol trots, en met gebruik van veel jargon, vertelt over zijn werk en de kracht van Emeritor.

Naast dit alles is hij zich ook nog eens in een rap tempo aan het door ontwikkelen, gesteund door collega’s en leidinggevenden. Hij krijgt de mogelijkheid om zich verschillende gebieden eigen te maken en zich zelfs te specialiseren, waarbij de gepaste ondersteuning wordt gegeven als een opdracht dit vereist. Best bijzonder, soms zwaar, maar vooral uitdagend en motiverend.

Negen van de tien dagen loopt hij dan ook oprecht vrolijk de vier trappen af die vanuit onze woning naar de voordeur leiden om naar het werk te gaan. En ik, ik krijg gezellig af en toe een appje met daarin een grappige belevenis of een bijzonder wetenswaardigheidje.
Natuurlijk ben ik stiekem ook gewoon ouderwets de spreekwoordelijke sjaak als er ’s avonds een keer gemopperd wordt over een Excel beoordelingssheet dat niet doet wat meneer wil, of de positionering van de inkoopafdeling binnen bedrijven; die ziet hij graag veel meer servicegericht. Helpen (faciliteren) bij inkopen is waar het in zijn optiek in de basis allemaal om draait voor het behalen van succesjes.

“Maar of het nou blijheid, enthousiasme of een sporadische mopper aan de eettafel betreft, ik geniet en blijf genieten.”

Maar of het nou blijheid, enthousiasme of een sporadische mopper aan de eettafel betreft, ik geniet en blijf genieten. Want mijn vriend is enthousiast over zijn werk, praat er graag over en blijft zich continu inzetten. Nooit verwacht dat Emeritor zo’n grote aanwinst bij onze avondmaaltijd zou zijn. Dus tja, ook thuis zie (en leer) ik steeds meer met inkoop.

Hartelijke groet,
De vriendin van Hans Hofkes

1 jaar Inkoopvandaag

Een jaar geleden is Emeritor gestart met Inkoopvandaag, dé inspiratie voor inkopend Nederland. We wilden graag een site maken met interessante informatie voor en door inkopers. Met inkoopnieuws, toegankelijke inhoudelijke expert artikelen én blogs, columns en inkoppers waaruit blijkt hoe mooi het inkoopvak is. Wij zijn blij met het resultaat. Tot nu toe zijn de bezoekersaantallen ons belangrijkste houvast. Maar we zijn ook erg benieuwd wat u er inhoudelijk van vindt. U kunt op Inkoopvandaag direct reageren op specifieke artikelen. Daarnaast kunt u vanaf nu deelnemen aan ons Inkooppanel. In de tussentijd gaan wij door op de ingeslagen weg, want we zijn er nog lang niet klaar mee.

Lees meer 1 jaar Inkoopvandaag

Doorgaan

Een van mijn drijfveren is dat ik iets wil leren van wat ik doe. Zowel privé als op het werk. Op mijn werk wil ik uitgedaagd worden en iets opsteken. Gelukkig heb ik aan het eind van de dag altijd het gevoel dat ik weer wat dingen heb opgepikt. Het leuke van inkoopwerk is…

Lees meer Doorgaan

Doen

Hoewel er de nodige wetenschappelijke stukken over geschreven zijn, er leerstoelen inkoop zijn aan universiteiten en er lijvige boekwerken geschreven worden over het onderwerp, is inkoop in mijn ogen een echt ervaringsvak. Hiermee wil ik de inspanning rondom de hiervoor genoemde zaken niet bagatelliseren, maar de inkoper?

Lees meer Doen

Omweg

Kromme boom

Toen ik begon in het mooie inkoopvak was ik jong en blond, en ging ik recht op mijn doel af. Een collega, die zó ervaren was dat hij grijs en kalend was, leerde me dat het maken van omwegen – net als in het ‘echte’ leven – zeer de moeite waard was.

Inmiddels ben ik zelf grijs (gelukkig nog niet kalend), en heb ik nog steeds profijt van deze levensles.

Lees meer Omweg

Van stoffig grijs naar vijftig tinten paars

Het inkoopvak heeft helaas een stoffig imago, met name in de publieke sector. Vaak wordt er nog gedacht dat inkoop betekent dat er een ambtenaar achter een bureau zit en voornamelijk orderformuliertjes invult met als resultaat dat er een nieuw pakketje binnenkomt op de postkamer. Echter niets is minder waar. Het is daarom de hoogste tijd om er voor te zorgen dat ons vak wordt gezien als uitdagend en boeiend. Het inkoopvak is ook echt uitdagend en spannend. Wat is er nu mooier dan zorg te dragen voor een goed contract dat datgene levert waar jouw organisatie behoefte aan heeft en dan ook nog tegen de meest gunstige condities!!!

Lees meer Van stoffig grijs naar vijftig tinten paars

Horen, zien en zwijgen

Voorheen bestond mijn manier van stoom afblazen na een werkdag uit het vertellen van alle gebeurtenissen van de dag. Mijn man en dochter lieten deze dagelijkse “waterval” tijdens het avondeten over zich heenkomen en zwegen geduldig tot ik uitgesproken was.

Lees meer Horen, zien en zwijgen

Pindakaas

Tijdens een concert van één van Nederlands’ beste artiesten is er kauwgom op mijn mooie, zwarte jurk gekomen. Thuisgekomen ontdekte ik dit en vroeg ik mij af hoe ik deze minder leuke herinnering aan het concert weg kon krijgen. Ik had gehoord dat kauwgom door vrieskou breekt en daarna makkelijk te verwijderen is, maar zag het niet zitten om mijn dure jurkje tussen de kroketten en kalkoenpoten te leggen.

Lees meer Pindakaas

Proberen

Toch weer een voetbalverhaal – je zou er bijna wat van gaan denken. Blijkbaar krijg je toch een tik mee, met een zoon in de D-selectie. Of zou het komen omdat inkopen óók een teamsport is? Uit mijn herinnering, voor de verandering eens niet terug te vinden op Google.

Lees meer Proberen