Beroepsdeformatie: drie tips voor de inkoper thuis

Beroepsdeformatie: drie tips voor de inkoper thuis

Matisse Efftink

Inkoopadviseur

Sinds ik ongeveer een jaar geleden bij Emeritor als inkoopadviseur ben begonnen, merk ik op dagelijkse basis dat inkoop meer is dan het liefst zo min mogelijk geld uitgeven. Je probeert het geld juist zo optimaal mogelijk te besteden. Toch denken mijn vrienden dat ik voornamelijk bezig ben met leveranciers uitknijpen. Erg goed voor mijn imago is dat beeld natuurlijk niet, maar er zit wel een kern van waarheid in; je wil in ieder geval niet teveel geld uitgeven! Voor mij geldt dit laatste ook in mijn privéleven, misschien dat mijn vrienden dan toch gelijk hebben wat betreft mijn imago…?

Beoordeel dat echter zelf door te lezen wat ik het afgelopen jaar voor mezelf op dit gebied heb gedaan:

Overzicht creëren

Toen ik begon met mijn fulltime werkleven ontstond bij mij de behoefte om financieel overzicht te creëren. Niet alleen kwam er ineens meer binnen dan ik gewend was, ook moest een aantal zaken terugbetaald worden. Denk bijvoorbeeld aan mijn studieschuld. Daar kwam nog bij dat het verkrijgen van een vast inkomen voor mij het startpunt was om te dromen over verre reizen, waar natuurlijk eerst voor gespaard dient te worden.

“Het leven in Amsterdam is wat mij betreft erg mooi. Helaas zijn de huur- en huizenprijzen in onze hoofdstad dat minder..”

Al deze veranderingen zorgden ervoor dat ik de noodzaak voelde mijn financiële data in Excel te verzamelen, net zoals ik had geleerd bij mijn eerste nulmetingen die ik voor Emeritor bij een klant uitvoerde. Wat mij betreft is dit een must voor iedere volwassene die zelf zijn geldzaken regelt en de eerste stap als je je privéboekhouding op orde wilt brengen. Op deze manier maak je namelijk eenvoudig een overzicht waarmee je inzicht krijgt in je vaste en variabele uitgaven, zodat je ook weet wat er overblijft. Dit kan je vervolgens redelijk nauwkeurig gebruiken om je financiële situatie in de (nabije) toekomst in te schatten. Als je rekening houdt met eventuele onverwachte uitgaven is je Excel-sheet de perfecte planningstool om met een gerust hart je spaardoelen te realiseren. Japan, here I come!

Je vaste lasten beperken

Het leven in Amsterdam is wat mij betreft erg mooi. Helaas zijn de huur- en huizenprijzen in onze hoofdstad dat minder. Nu zullen sommigen mij misschien aanraden dan maar te verhuizen, maar deze mensen begrijpen er niets van… De besparing zal dus ergens anders vandaan moeten komen! Eén van de bespaarmogelijkheden hiervoor is om je zorgverzekering aan het einde van het jaar over te sluiten. Als je dit ieder jaar doet zal de besparing niet zo groot zijn, maar als je dit nog nooit hebt gedaan wel. Ik had dit om onduidelijke redenen (het leek me teveel gedoe) nog nooit gedaan. Als ik echter had geweten hoe eenvoudig het is, was ik al jaren geleden begonnen om iedere maand bijna twee tientjes te besparen. Een echte aanrader dus!

Iets wat op bovenstaand voorbeeld lijkt is het contract met je energieaanbieder. Je kunt er natuurlijk over twisten in hoeverre dit vaste lasten zijn, toch zal je normaal gesproken iedere maand moeten betalen om warm te douchen en het licht te laten branden. Aan het einde van de looptijd van je contract kun je makkelijk overstappen naar een andere, goedkopere leverancier. Als het niet goedkoper kan, kun je misschien wel kiezen voor een groene(re) energieleverancier en je schuldgevoel over je ecologische voetafdruk enigszins af te kopen. Uit eigen ervaring kan ik hier overigens nog aan toevoegen dat het vaak raadzaam is niet te lang in een flexibel, elke maand op te zeggen, contract te blijven hangen. Een veelgehoorde reden om te kiezen voor een flexibel energiecontract is de opzegmogelijkheid bij een verhuizing. Dit is echter geen goed argument omdat je een vast energiecontract mee kunt nemen naar je nieuwe adres. Er zijn wel situaties te bedenken waarin een flexibel contract handig is, maar doorgaans is dit onnodig duur.

Ter afsluiting van deze alinea nog een korte tip: bel je tv- en internetprovider op met de mededeling dat je wil opzeggen. Geheid dat je wordt doorverbonden met de afdeling ‘Opzeggingen’ waar je een laatste aanbod krijgt. Op deze manier kijk ik elk jaar een aantal maanden gratis tv!

Besparen op eenmalige uitgaven

Mijn bedoeling van dit artikeltje is niet om een zuur verhaal te schrijven met de strekking dat je ieder dubbeltje moet omdraaien en je het beste de folder van de Lidl uit je hoofd kan leren. In plaats daarvan probeer ik aan de hand van een paar voorbeelden te laten zien hoe ik vorig jaar grip heb gekregen op mijn privé-uitgaven en ook nog wat heb weten te besparen, in de hoop dat jullie daar ook wat aan hebben.

Het besparen is onder andere gelukt door bewuster om te gaan met mijn eenmalige uitgaven. Zo was ik na veertien jaar toe aan een nieuwe tv. In plaats van de eerste de beste elektronicazaak binnen te lopen, heb ik een beetje onderzoek gedaan op internet (Ik ben toch niet gek!?). Het meeste werk zat hem in het beslissen welk model ik wilde. Toen dat eenmaal duidelijk was, had ik de laagste prijs snel gevonden. Er zijn namelijk genoeg vergelijkingssites speciaal voor elektronica waar je de laagste prijs op dat moment kunt vinden. Dit zijn echter slechts de prijzen waar winkels mee adverteren. In de praktijk blijken de prijzen vaak nog een stuk lager te kunnen door te onderhandelen of na te vragen. Hier kwam ik achter toen ik op het forum van een vergelijkingssite keek, waar mensen hun ervaringen deelden. Uiteindelijk kwam ik zo bij een winkel uit die mijn nieuwe OLED-tv 28,5% onder de adviesprijs aanbood. Makkelijk scoren!

“Een korte tip: bel je tv- en internetprovider op met de mededeling dat je wil opzeggen. ”

Bij mijn nieuwe bed heb ik het echter anders aangepakt. Ik heb gebruik gemaakt van een aloude ‘inkoperstruc’; het opvragen van minstens drie offertes. Dat dit nog altijd werkt bleek wel toen bij één winkel zonder mopperen twintig procent van de prijs af kon. En dat voor maar vijf minuten werk. Mijn advies is dan ook om niet klakkeloos de geadverteerde prijzen (op internet) te aanvaarden, maar verder te kijken dan je neus lang is.

Tijdens mijn eerste jaar als inkoper heb ik niet alleen op professioneel vlak veel geleerd, het heeft me ook in mijn privéleven geholpen. Beroepsdeformatie wordt niet altijd als iets positiefs gezien, maar op deze manier heb ik er weinig last van. Ook thuis blijkt een goede nulmeting, gedegen sourcing en een stukje contractmanagement goed van pas te komen

Keukentafelgesprekken met een inkoopadviseur

Keukentafelgesprekken met een inkoopadviseur

hans-hofkes-linkedin

Hans Hofkes

Inkoopadviseur

Het klinkt wellicht ietwat burgerlijk en ouderwets, maar wat houd ik ervan om samen aan tafel te eten. Lekker koken, soms een wijntje erbij en fijn samen babbelen over alles wat er die dag, of de afgelopen dagen, gebeurd is. De zogenaamde keukentafelgesprekken. Waar mijn werkverhalen tijdens deze momenten zich eigenlijk altijd binnen de reeds bekende kaders van het ambtelijk bestaan afspelen, is dat bij mijn vriend wel anders. Iedere keer nieuwe verhalen en voor mij iedere keer nieuwe inkoop wetenswaardigheidjes.

Onze gesprekken zijn namelijk alleen al in 2016 gewisseld van kleding voor boswachters, via de schoonmaakdienstverlening en 100% biologische catering en koffie, naar de inkoop van zijladers voor vrachtwagens, het onderhoud van watergangen en kunststofverpakking. Daarbij wisselde het perspectief van de non-profit sector naar Europees aanbesteden en de hierbij behorende regelgeving.

“Ik neem natuurlijk niet zomaar iets voor waar aan.”

Deze gesprekken worden door mijn vriend vaak onderbouwd met de stof uit de bijbehorende kennissessies van de Emeritor Academie. Want ik neem natuurlijk niet zomaar iets voor waar aan; helemaal niet als het een pro-natuur organisatie betreft die niet persé oor groene stroom is. Maar enige tekst en uitleg geven hier altijd een passende verklaring voor (in deze het risico dat vogels in de wieken van de windmolens vliegen en sterven). Deze verhalen worden door vriend-lief altijd aangevuld met vrolijke anekdotes over bijvoorbeeld de lol die men had tijdens het suppen bij het laatste bedrijfsuitje en alle mensen (collega’s en in projectverband bij opdrachtgevers) die hij tijdens zijn afgelopen anderhalf jaar in dienst van Emeritor heeft leren kennen. En ik geniet.

Nu schrijf ik dit stuk misschien niet in het perfecte procurement jargon, hoewel procurement natuurlijk al wel goed klinkt, maar de basiskennis is er. Een basiskennis die is gelegd dankzij de afwisselende organisaties waar mijn vriend komt via Emeritor, de collega’s die hem ondersteunen op de voor hem soms onontgonnen gebieden en, niet te vergeten, door zijn lichte inkoop-aversie die de afgelopen jaren is omgeturnd naar een bijzonder groot enthousiasme. Want hij heeft in dienst van Emeritor oprecht organisaties verder geholpen en grote verbeterslagen bij organisaties bewerkstelligt. Zo leuk om hem stralend en soms zelfs hupsend van plezier te zien wanneer hij weer een dergelijk succes behaald heeft en hij zo vol trots, en met gebruik van veel jargon, vertelt over zijn werk en de kracht van Emeritor.

Naast dit alles is hij zich ook nog eens in een rap tempo aan het door ontwikkelen, gesteund door collega’s en leidinggevenden. Hij krijgt de mogelijkheid om zich verschillende gebieden eigen te maken en zich zelfs te specialiseren, waarbij de gepaste ondersteuning wordt gegeven als een opdracht dit vereist. Best bijzonder, soms zwaar, maar vooral uitdagend en motiverend.

Negen van de tien dagen loopt hij dan ook oprecht vrolijk de vier trappen af die vanuit onze woning naar de voordeur leiden om naar het werk te gaan. En ik, ik krijg gezellig af en toe een appje met daarin een grappige belevenis of een bijzonder wetenswaardigheidje.
Natuurlijk ben ik stiekem ook gewoon ouderwets de spreekwoordelijke sjaak als er ’s avonds een keer gemopperd wordt over een Excel beoordelingssheet dat niet doet wat meneer wil, of de positionering van de inkoopafdeling binnen bedrijven; die ziet hij graag veel meer servicegericht. Helpen (faciliteren) bij inkopen is waar het in zijn optiek in de basis allemaal om draait voor het behalen van succesjes.

“Maar of het nou blijheid, enthousiasme of een sporadische mopper aan de eettafel betreft, ik geniet en blijf genieten.”

Maar of het nou blijheid, enthousiasme of een sporadische mopper aan de eettafel betreft, ik geniet en blijf genieten. Want mijn vriend is enthousiast over zijn werk, praat er graag over en blijft zich continu inzetten. Nooit verwacht dat Emeritor zo’n grote aanwinst bij onze avondmaaltijd zou zijn. Dus tja, ook thuis zie (en leer) ik steeds meer met inkoop.

Hartelijke groet,
De vriendin van Hans Hofkes

Inkoper; Hoe creatief ben jij?

Inkoper; Hoe creatief ben jij?

Om als inkoper succesvol te zijn is onder andere creativiteit een essentiële competentie om noodzakelijke veranderingen door te voeren binnen zijn of haar omgeving . Nagenoeg elke inkoper zal dan ook bevestigend antwoorden wanneer deze gevraagd wordt of hij of zij deze competentie bezit. Hoe komt het dan dat het niet uitzonderlijk is dat inkopers deze competentie lijken te missen.

Of zijn er wellicht valkuilen voor de inkoper?

  • Afgestompt door de interne organisatie
    Je hebt als inkoper je neus al meerdere malen gestoten wanneer je met oplossingen kwam waarvoor geen probleem blijkt te bestaan binnen de eigen organisatie. Zelfs al toon je aan dat de organisatie hier businesswise beter van wordt. Jouw doelstellingen stroken kennelijk niet met de interne organisatie en/of gebruiker. Een voorbeeld van een techneut of facilitair manager die niet wenst te bewegen richting alternatieve oplossingen kennen de meeste inkopers wel.
  • Zelfoverschatting
    Creativiteit kent vele vormen en misschien nog wel meer interpretaties. Een inkoper heeft veelal de neiging zijn sporen na te laten om (alsnog) te laten zien wat hij of zij waard is en verwart dit wel eens met creatief zijn. In ongelijke machtsverhoudingen komen tot verslechterde betalingscondities voor leveranciers is een bekend voorbeeld.

“Een inkoper zonder bijvoorbeeld leiderschapskwaliteiten is als een doodgeslagen biertje.”

  • Vooringenomenheid
    Mensen hebben vaak de neiging te redeneren vanuit de eigen kennis en kunde en deze hoger in te schatten dan die feitelijk is. Mede hierdoor worden kansen over het hoofd gezien of zelfs bewust genegeerd. Onlangs maakte ik mee dat een inkoper simpelweg riep dat een leverancier iets niet zou kunnen, terwijl hij de leverancier niet echt bleek te kennen.
  • Cognitieve dissonantie
    Ook menselijk is de neiging om te geloven in resultaten die niet feitelijk behaald zijn. In plaats van de feiten onder ogen te zien en nieuwe wegen te zoeken, worden zaken anders voorgesteld, dan ze werkelijk zijn. Uitkomsten van (niet werkelijk behaalde) besparingen is hiervan een voorbeeld. Toch is dit uiteindelijk wel een vorm van creativiteit, maar de organisatie is er niet mee geholpen.
  • Niveau van opereren
    Veel inkopers, zelfs met tactische en/of strategische rollen, klagen over de grote operationele werklast, die dagelijks in grote diversiteit op hun bureau belandt. Administreren en trouble shooten kost het gros van hun tijd. In een dergelijke setting slaat creativiteit vanzelf dood.

Is het dan zo slecht gesteld met de creativiteit van de inkoper? Het antwoord hierop is de combinatie van competenties die een inkoper nodig heeft om te creatief succesvol te kunnen zijn. Een inkoper zonder bijvoorbeeld leiderschapskwaliteiten is als een doodgeslagen biertje. Koud uit de koelkast lijkt het heel wat, maar in het glas is het een teleurstelling. Leiderschap is noodzakelijk om teleurstellingen te overwinnen, door te gaan, niet te trappen in de in de genoemde valkuilen maar jezelf kritisch tegen het licht te houden. Noodzakelijk om te slagen als Inkoper!

Wanneer genoemde zaken herkenbaar voor je zijn dan zijn er meerdere opties. Accepteren dat het is zoals het is, is de makkelijkste, maar op termijn meest onaantrekkelijke optie. Wil je, ook voor jezelf, het verschil maken dan daag ik je uit de competentie lef en durf aan te spreken, anders is het wellicht een advies om stappen te ondernemen richting een andere werkgever of zelfs een ander vakgebied te kiezen, dat je beter past.

“Creativiteit kent vele vormen en misschien nog wel meer interpretaties.”

MKB doet nog steeds niet mee

Het werkveld van de inkoper is in de loop der tijd steeds groter geworden. Zo groot dat je je mag afvragen of het beroep van inkoper nog wel bestaat en niet onderdeel is geworden van het werk van andere managers en medewerkers?

Het ziet er naar uit dat de Aanbestedingswet, geldig sinds 2013, op dit punt een averechts effect heeft gehad. In elk geval in de bouwsector. Daar is het aantal onderhandse aanbestedingen enorm toegenomen, omdat bijna alle Nederlandse aanbestedende diensten hun interne drempelbedragen hebben opgetrokken.

Lees meer MKB doet nog steeds niet mee

De zij-instromer

Mocht ik ooit de kans krijgen om een voetbalteam samen te stellen dan zou ik dat als volgt doen: Op de vleugels zette ik de snelste 100-meter sprinters van Nederland. Als die de bal krijgen, komt niemand er meer aan. Als spits nam ik een streetdancer, kampioen moonwalken, die de tegenstander voortdurend in verwarring brengt. Verdedigers werden bij mij judoka’s, waar je onmogelijk omheen kunt en die, in het geval dat toch lukt, spectaculair kunnen vallen om een vrije trap uit te lokken. In de goal zou ik een schoonspringer zetten die met een schroefbeweging zijn beide voeten tegen de lat kan draaien, gestrekt. Dit team liet ik een jaartje oefenen en dan op naar het WK.

Lees meer De zij-instromer

Hét middel

Als inkoper van Marcom diensten denk ik regelmatig mee met marketeers over de middelenkeuze voor klantenwerving. Doorgaans gaat het om een mix van verschillende middelen: direct mail, email marketing, telemarketing, fieldmarketing, online conversie… De bijbehorende afwegingen zijn niet eenvoudig. De TCO van een middel is nog wel in kaart te brengen.

Lees meer Hét middel

Noordeinde

Parkeergarage Noordeinde in Den Haag is een kleine garage, waarbij de ingang tegelijkertijd de uitgang is. Boven en beneden is een slagboom met stoplicht. Laatst kwam een collega bijna tegelijkertijd aan bij het stoplicht beneden (binnen) als een mevrouw bij het stoplicht boven (buiten).

Lees meer Noordeinde

Plofballen

Mijn zoon van 12 heeft vele talenten. Eén daarvan is jongleren – met drie ballen. Zijn record is 224. Hij doet daar 5 minuten over. Ondertussen heeft zijn moeder er een dagtaak aan om zo’n 200 ballen tegelijk in de lucht te houden. Je kunt elke bal helaas maar heel even vasthouden, want dan komt de volgende er alweer aan. En hoewel vrouwen natuurlijk meerdere dingen tegelijk kunnen, ervaar ik als inkoper regelmatig dat zelfs aan dat vermogen grenzen zitten.

Lees meer Plofballen