In Control met Contractmanagement

contractmanagement
[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

“Het houdt de organisatie bezig: er is een contract afgesloten, maar het gaat toch mis in de uitvoering van het contract. Veel contracten leveren niet op wat een bedrijf ervan had verwacht. Maar liefst driekwart van de afgesloten contracten worden niet goed gemanaged” (Van den Hoven R. , 2015).

“Wanneer inkoop er niet voor zorgt dat iemand de contracten managet, dan kan men net zo goed stoppen met inkopen’’ (Rietveld, 2009).

Deze uitspraken hebben organisaties, zowel publiek als privaat, laten inzien dat er nog veel winst te behalen valt op het gebied van contractmanagement. Zo zijn er kansen op het gebied van innovatie, kostenoptimalisatie, doelmatig- en rechtmatigheid en de verschillende vormen van samenwerking.

Wat is contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement?

De begrippen contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald. Het is essentieel om binnen een organisatie helderheid te hebben over de betekenis en inhoud van deze drie begrippen: contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. Alleen dan kan een succesvolle implementatie tot stand komen.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

De beknopte definities per begrip zijn:

  • • Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement dat als doel heeft de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractuele afspraken. Dit vormt de eerste stap in het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Om dit te bewerkstelligen moet de informatie up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen.
  • • Contractmanagement is een vervolg op contractbeheer met als doel het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Met contractmanagement wordt de contractlevenscyclus continu gemonitord en bewaakt. Het is belangrijk snel inzicht te krijgen in en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van contractmanagement. Risico’s tijdig identificeren, managen en elimineren draagt bij aan een succesvol eindresultaat.
  • • Leveranciersmanagement is een onderdeel van contractmanagement. Onder leveranciersmanagement vallen alle activiteiten gericht op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Dit heeft als doel om continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Om leveranciersmanagement daadwerkelijk in een organisatie geïmplementeerd te krijgen, zal een goed contractbeheer en contractmanagement aan de basis staan.

Professionalisering van contractmanagement

Er is een duidelijke bewustwording gaande binnen organisaties op het gebied van beheer en managen van contracten (risicomanagement). Men ziet de noodzaak en de bijhorende voordelen van een overzichtelijk en transparant traject. Er wordt niet alleen aandacht besteed aan het contract zelf, maar ook aan alles wat erbij komt kijken. Contractmanagement speelt daardoor, naast inkoop, een steeds belangrijkere rol in de contractlevenscyclus.

De contractlevenscyclus bestaat uit de volgende stappen (figuur 1):

  1. 1. Identificeren & Specificeren,
  2. 2. Uitvragen & Selecteren,
  3. 3. Overeenkomen/Contracteren,
  4. 4. Uitvoeren,
  5. 5. Bewaken en Nazorg.

De laatste stap worden vaak over het hoofd gezien, maar hebben een grote impact op de controle en de uitnutting van het contract. Om de uitnutting van het contract te optimaliseren is het dus belangrijk om aandacht te besteden aan de bewaking en de nazorg van het contract.

[siteorigin_widget class=”SiteOrigin_Widget_Image_Widget”][/siteorigin_widget]

Hiervoor kan er gebruik gemaakt worden van de Kwaliteitscirkel van Deming. De vier onderdelen van deze cirkel zijn Plan, Do, Check en Act. Door steeds deze stappen te herhalen is er continue aandacht voor de contractlevenscyclus en het bijhorende proces. Hierdoor verkrijgt men managementrapportages die informeren over de voortgang en eventuele verbeterpunten in een contract en inzicht in de uitnutting van een contract, waardoor men de resultaten kan maximaliseren én risico’s kan minimaliseren. Deze informatie wordt weer meegenomen in de onderhandelingen over een nieuw contract. De gegenereerde informatie kan op verschillende niveaus in de organisatie (strategisch, tactisch en operationeel) worden ingezet.

De betrokkenheid van contractmanagement begint niet ná het sluiten van het contract. Het gebruik door de organisatie van eigen contract templates, workflows en modelcontracten verlangt een betrokkenheid vanaf de eerste fase. Dit verhoogt de efficiency en verlaagt risico’s. Er ontstaat overzicht en transparantie met een professionelere organisatie als resultaat. Dit is weergegeven in figuur 1.

* Dit artikel is oorspronkelijk geschreven in opdracht van INCONTO. Het originele artikel is via deze link te raadplegen: http://www.inconto.com/nl/over-inconto/nieuws/item/in-control-met-contractmanagement

Leveranciersmanagement

Houdt zich bezig met de analyse, planning, implementatie en beheersing van de activiteiten die gericht zijn op het ontwikkelen, uitbreiden en onderhouden van relaties met de leveranciersmarkt ter bevrediging van de inkoopbehoefte op korte en lange termijn van een onderneming op zodanige wijze dat de concurrentiepositie van de onderneming wordt versterkt.

Sprookje

Er was eens een marketeer, die op een dag een inkoper tegenkwam. De marketeer wilde het hebben over bureaus. Gelukkig had de inkoper veel verstand van meubilair.

Hiermee is het sprookje snel afgelopen; we beginnen even opnieuw.

Er was eens een marketeer…

Lees meer Sprookje

Monopolie

Het is de gruwel van iedere inkoper: de monopolist. Vooral als deze zich ook nog in het strategische kwadrant bevindt en er veel geld is gemoeid met de leveranciersrelatie. Het is nogal lastig om een partnership te realiseren als slechts één partij hier belang bij heeft.

Lees meer Monopolie

Alles kan

Mary Poppins zingt: ‘Alles kan als jij het laat gebeuren’. Hoewel Mary Poppins dit heel positief bedoelt, roept het bij mij als inkoper andere associaties op. Je kunt een prima selectietraject hebben doorlopen, en vervolgens een geweldig contract hebben afgesloten, maar…

Lees meer Alles kan

En passant…

Sinds enige tijd ga ik met de trein naar mijn werk. Niet alleen vanwege de files, maar ook omdat het “duurzaam” is. Ik reis dagelijks dezelfde route rond dezelfde tijd en het valt me steeds weer op hoeveel mensen dezelfde route bereizen en dat we allemaal dezelfde richting uitgaan. Iedereen is op weg naar zijn of haar bestemming.

Lees meer En passant…