Productiviteit van het inkoopproces

[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Het beste resultaat, als uitkomst, van het offerteproces realiseert men door meerdere leveranciers te benaderen, de kans op betere tarieven neemt hiermee toe. Alleen hoeveel leveranciers moet men dan benaderen? 

Door voorselectie kan men de betere passende leveranciers selecteren, alleen hoe vindt men die? Hoe verhoogt men de effectiviteit van dit inkoopproces met oog op de efficiency.

Economic Tender Quantity1

Door middel van offerteaanvragen wordt gebruik gemaakt van de marktwerking om een zo gunstig mogelijke aanbieding te verkrijgen. Hoe meer offertes er worden ontvangen hoe groter de kans op een verbetering. De aangeboden tarieven zullen een zekere spreiding vertonen. Deze gedachte volgend, neigt men er dan ook naar om het aantal groter te maken zodat de kans het grootst is op het laagste tarief.

Daartegenover dienen deze aanbiedingen ook allemaal beoordeeld te worden. De hiermee gemoeide kosten zijn deels vaste kosten (het opstellen van de specificaties) en deels variabal (de beoordelingskosten). Hoe meer offertes worden gevraagd hoe hoger de beoordelingskosten zullen zijn. De kosten die hiermee gepaard gaan, hebben een negatieve invloed op het eindresultaat.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Het optimale aantal dient daarmee gebaseerd te zijn op de spreiding van de mogelijke aangeboden tarieven. Hoe groot is de kans op een beter tarief, wat is de meerwaarde daarvan en weegt dat op tegenover de extra kosten. Spreiding van de tarieven is daarin leidend en niet, zo als vaak in de praktijk, de contractwaarde.

Best Fit Supplier

Wanneer het aantal op te vragen offertes bepaald is ontstaat de vraag welke partijen benaderd gaan worden. Welke leverancier past het best. Vaak wordt gekozen voor de methode “wie kennen we al en wie googlen we erbij”. Deze geselecteerde organisaties wordt dan gevraagd in hun offerte hun antwoorden te geven op de eisen en wensen. Met daarbij het risico dat men de vragen aan de verkeerde partij heeft gesteld.

Een veel effectievere manier is ontstaan door internet en zogenaamde bigdata. Kredietbeoordelingsbedrijven verzamelen ongelooflijk veel informatie over bedrijven waarmee veel meer dan alleen kredietwaardigheid wordt gemonitord. De mogelijkheid ontstaat hiermee om door middel van voorselectie-criteria, organisaties te toetsen op de criteria voortkomend uit de kernwaarden.

Door middel van een “Kieskeurig voor Inkoop” vindt selectie plaats door uitsluiting op bijvoorbeeld: onzorgvuldigheid, financieel ongezond, frauduleuze en criminele organisatie, weinig-maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen. Men kan een groot aantal “lookalikes” terugbrengen naar bijvoorbeeld de top 5 best passende leveranciers.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

Conclusie

Vanzelfsprekend zijn er allerlei randvoorwaarden van toepassing maar door de juiste overwegingen te maken in zowel het aantal op te vragen leveranciers als een voorselectie te maken zal de efficiency en de effectiviteit van het inkoopproces sterk toe nemen.

Wortel case

Vele jaren na het ontstaan van de sinaasappel case – een klassieker van Harvard – is er nu een waardige opvolger: de wortel case. De sinaasappel case is gericht is op verenigbare belangen. De ene partij wil de schillen van een partij sinaasappels, de andere het vruchtvlees. De kunst is om hierachter te komen, zodat elk maximaal van de partij kan profiteren. De wortel case daarentegen gaat uit van tegengestelde belangen. Het is een schoolvoorbeeld van hoe een puber van nature een ras onderhandelaar is. En hoe een moeder, die van beroep onderhandelaar is, alle fouten uit het boekje maakt.

Lees meer Wortel case

Durven

Na afloop van een pittige, succesvolle onderhandeling of de afronding van een zwaar project waar een mooi resultaat voor alle partijen is gekomen, heb ik een kick die vergelijkbaar is met de kick die je krijgt van het halen van een nieuw persoonlijk record, of van het met een noodgang een berg (nou ja, een heuvel, ok…) af te suizen.

Lees meer Durven

Rupsje Nooitgenoeg

Veel mensen zullen het boekje: ‘Rupje Nooitgenoeg’ kennen. Dit boekje gaat over een rupsje dat altijd honger heeft. Gedurende het grootste deel van het boek is het rupsje aan het eten, tot het rupsje zich aan het eind van het boek ontpopt tot een prachtige vlinder.

Lees meer Rupsje Nooitgenoeg

Omweg

Kromme boom

Toen ik begon in het mooie inkoopvak was ik jong en blond, en ging ik recht op mijn doel af. Een collega, die zó ervaren was dat hij grijs en kalend was, leerde me dat het maken van omwegen – net als in het ‘echte’ leven – zeer de moeite waard was.

Inmiddels ben ik zelf grijs (gelukkig nog niet kalend), en heb ik nog steeds profijt van deze levensles.

Lees meer Omweg

Het Europese aanbestedingsvehikel en besparingen op ICT

Een Europese aanbesteding (hierna EA) lijkt in de praktijk vaak niet het meest handige “vehikel” te zijn om iets in te kopen, laat staan om besparingen te realiseren. Toch is dit “vehikel” geschikt om de complexe ICT-dienstverlening voor de overheid scherp in te kopen. Een ICT-inkoopspecialist met EA-ervaring is essentieel om deze procedure binnen de grenzen van rechtmatigheid ook doelmatig in te zetten.

Lees meer Het Europese aanbestedingsvehikel en besparingen op ICT

I make good price for you…

Deze zomer was ik in Kenia. Kooplui proberen daar de toeristen te lokken met allerlei producten en niet te vergeten met: ‘My friend: I make good price for you!’ Voor het hotel zaten verschillende kooplui. Eén man viel sterk op: de ‘Rastaman’, zoals hij zichzelf noemde.

Lees meer I make good price for you…

Situationeel wringen

Laatst zag ik een documentaire, waarin mensen uit India voor hun beroep textiel handmatig wassen en drogen. Iedere werknemer heeft een klein stukje bassin tot zijn of haar beschikking, waarin de was gewassen wordt. Om het overtollige water uit de was te krijgen, wordt er – afhankelijk van het soort materiaal – zorgvuldig geknepen, geslagen en uitgewrongen.

Lees meer Situationeel wringen

Handel

Mijn zoon zal zo’n 8 jaar geweest zijn, toen hij vertelde over een vriendje uit zijn klas dat potloodslijpsel spaarde. Het was een kort en krachtig verhaal (hij is nooit zo lang van stof), met als tweede en laatste zin: ‘Gelukkig spaart zijn buurman potloodpunten’. Eén keer raden wie die buurman was.

Lees meer Handel