Wie is de eigenaar van Inkoop?

wie is eigenaar
[siteorigin_widget class=”LSOW_Hero_Image_Widget”][/siteorigin_widget]
[siteorigin_widget class=”Inked_Person_SO_Widget”][/siteorigin_widget]

Ik help mijn opdrachtgevers in de publieke sector bij het inrichten en ontwikkelen van een eigen inkoopfunctie, zodat zij rechtmatig kunnen inkopen en inkoop blijft bijdragen aan de doelstelling van de organisatie. Vaak kost het tijd en moeite om de rechtmatigheid op peil te krijgen en worden al snel de touwtjes strak getrokken door bijvoorbeeld alle inkoop te centraliseren, immers het is meestal ergens in de bedrijfsvoering kolom waar men zich hierover zorgen maakt. Dat kan anders.

“Het is niet de bedoeling om het inkopen weg te halen bij de afdelingen; daar is het veel te belangrijk voor”

Deze uitspraak van een mijn opdrachtgevers in de publieke sector haal ik regelmatig aan wanneer het gesprek gaat over de positionering van inkoop in een organisatie. Centraal inkopen, decentraal of een poldervariant die we ‘gecoördineerd inkopen noemen. Een beetje centraal en een beetje decentraal. Een soort Cappuccino, smakelijke koffie maar geen Espresso, maar ook weer geen Latte. Die poldervariant kunnen organisaties kiezen teneinde een academische discussie tussen de twee kampen op een veilige manier te beëindigen en aan de slag te gaan.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

De poldervariant van inkoop is gecoördineerd inkopen

Zo ook mijn opdrachtgevers (die meestal geen of een enkele inkoper in huis hebben). Belangrijk is immers dat de inkoop allereerst rechtmatig verloopt en dus dat afdelingen (de inkopende medewerkers) dat nu ook eens echt gaan doen.

Nu is het geen grote uitdaging om een organisatie te faciliteren met de nodige trainingen, inkoopbeleid (en -doelstellingen) algemene voorwaarden en model contracten, een inkoopproces, standaard inkoop documenten en een inkoopcoördinator als intern aanspreekpunt. We voegen inkoopkennis toe aan de business. Voor de ISO certificering hebben we daarmee inkoop waarschijnlijk aardig op orde. Nu nog voor de accountant.
Voor een goed begrip: ‘we’ is dan meestal afdeling Financiën of Control of wie van de overige managers dan ook de ‘verantwoordelijkheid’ voor inkoop heeft toebedeeld gekregen.

De crux zit echter in het ‘nu eens echt gaan doen’

Ook al is het voor iedereen zonneklaar dat we rechtmatig moeten inkopen en zijn de aangeboden tools en training van bewezen goede kwaliteit, voor acceptatie zijn juist persoonlijke aspecten, vanuit het perspectief van de afdelingen van belang zoals, wie geeft het goede voorbeeld, wat zijn voor- en nadelen van de verandering en de impact ervan (hoe lang ben ik er mee bezig), de aanpak de ondersteuning die wordt ervaren en de vraag wat als ik het nou eens niet doe..?
Wanneer we een centrale inkoopfunctie inrichten, dan blijven we weg van deze problematiek en is de rechtmatige inkoop verzekerd bij deskundige inkopers van de afdeling Inkoop, die geen ander tegenstrijdig belang of sentiment hebben. Maar vaak zien we dan de alwetende, maar verongelijkte inkoper aan de ene zijde en de onbegrepen en ontevreden behoefte steller (budgethouder) aan de andere die niet goed samenwerken en elkaar mijden. Het gaat hier over eigenaarschap van inkoop versus resultaat verantwoordelijkheid.

 

Wie heeft nu eigenlijk primair belang bij het inkooptraject.

Mijn klant is daarom heel stellig : “het is niet de bedoeling om het inkopen weg te halen bij de afdelingen; daar is het veel te belangrijk voor”, en ik vind dat hij gelijk heeft want waarom zou een resultaat verantwoordelijke afdeling niet ook de verantwoordelijkheid nemen voor een rechtmatig en doelmatig inkoop proces als dit wezenlijk bijdraagt aan de doelstelling. En, wie heeft nu eigenlijk een primair belang bij het inkooptraject!
Ik kan dus niet anders dan inkoop zien als onderdeel van de (productie) processen op de afdelingen, ten behoeve waarvan diensten en leveringen nodig zijn. De managers /budgethouders aldaar moeten maximaal invloed kunnen uitoefenen op het resultaat en organiseren dus hun inkoop zelf. Daarbij geldt de voorwaarde van rechtmatigheid net als de voorwaarde van bijvoorbeeld budget.
Zij zijn eigenaar van het inkooptraject en van de uitkomst. Inkoop centraal organiseren (weghalen bij de afdelingen) waarbij een inkoopafdeling eigenaar is van het inkooptraject, maar niet van de uitkomst, doet afbreuk aan het vermogen van de afdelingen (budgethouders) om resultaat verantwoordelijkheid te zijn.

[siteorigin_widget class=”CL_Widget”][/siteorigin_widget]

 

Geef iemand zijn probleem, dan wordt het ook zijn oplossing en bied ondersteuning.

Voor afdelingen (budgethouders) is rechtmatig inkopen een voorwaarde, net als doelmatig inkopen en het budget. Als er een probleem is met het voldoen aan de regels van inkoop, dan is dat van de afdelingen zelf. Zij leggen verantwoording af over de inkoopdossiers. Dat past bij het eigenaarschap van inkoop zelf. De leiding van de organisatie moet dat benadrukken, ondersteunen bij de oplossing van de afdeling zelf en vooral het goede voorbeeld geven. Zo kan de Cappuccino met een extra shotje koffie dan wel melk aardig op smaak worden gehouden.