Onbewuste kosten zichtbaar maken

Onbewuste kosten zichtbaar maken

Judie Agterof

Inkoopadviseur

Dat vele handelingen een product of dienst duurder maken, is u vast bekend. Maar hoe efficiënt gaat u om met uw leveranciers en het aantal facturen die uw leveranciers sturen?

Over de kosten van de verwerking van een factuur lopen de cijfers uiteen, maar gemiddeld moet u rekenen op ongeveer 20-24 euro per factuur. Emeritor onderzocht de vijftig meest recent uitgevoerde financiële analyses om deze “mogelijk onbewuste” kosten in kaart te brengen.

Inkoopvolume versus leveranciers

Uit het onderzoek blijkt dat er een groot aantal organisaties over een relatief groot leveranciersbestand beschikt. Het inkoopvolume van de geanalyseerde organisaties varieerde van 3 miljoen tot meer dan 500 miljoen. Echter, de organisaties met het grootste inkoopvolume bleken niet het grootste aantal leveranciers en facturen te hebben. Een groot inkoopvolume betekent dus niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Een groot inkoopvolume betekent niet vanzelfsprekend dat er een groter aantal leveranciers moet zijn.

Door een financiële analyse en een vergelijking met branchegenoten, kunt u vast stellen of het aantal leveranciers van uw organisatie groot te noemen is. Bij een te groot aantal leveranciers is het verstandig om een leveranciersreductie toe te passen. Door inkopen te bundelen, is het mogelijk om de inkoopkracht te vergroten en ontstaan er nieuwe mogelijkheden. Daarnaast zijn minder leveranciers beter te managen.

Inkoopvolume versus het aantal facturen

Wanneer er sprake is van een handmatige verwerking van facturen, is het interessant om het aantal facturen te analyseren. Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden. De factuur wordt ontvangen, gecontroleerd, geboekt en in de organisatie rond gestuurd ter goedkeuring. 

Ook vindt er administratieve afhandeling van de betalings plaats en communiceert men met de leveranciers over de facturen en de openstaande posten.

Door het aantal facturen en het gemiddeld factuurbedrag per leverancier in kaart te brengen worden de extremen inzichtelijk. Praktijkvoorbeeld:
Leverancier X (pakketbezorger) stuurt u 511 facturen met een gemiddeld factuurbedrag van € 51,-.
Wanneer deze pakketbezorger u 1 factuur per week stuurt, dan komt u in totaal op 52 facturen in plaats van 511 facturen. Dat komt neer op 459 facturen minder. U kunt dan al snel minimaal 459 x 20 euro = € 9.180,- besparen.

De toekomst

Om boven omschreven kosten op het gebied van leveranciers en de facturen scherp te houden, is het van belang om de cijfers regelmatig te monitoren. Monitor daarom het aantal leveranciers per inkooppakket en het aantal facturen per leverancier. Zonder monitoring zal het aantal leveranciers en het aantal facturen toch ongemerkt weer groeien en dat is niet nodig.

Aan de verwerking van iedere factuur zijn kosten verbonden.

Verder kan er gedacht worden aan digitale factuurverwerking. Er worden dan geen facturen meer per post gestuurd, maar u ontvangt de facturen digitaal. En de facturen worden rechtstreeks in een factuurverwerkingsprogramma verwerkt.

Tot slot, wees u bewust van de aantallen want meten is weten!

80/20-regel geldt niet voor alle inkoopuitgaven

Uit een door Emeritor uitgevoerd onderzoek op het gebied van de Pareto analyse blijkt dat een relatief klein deel van de leveranciers verantwoordelijk is voor een groot deel van de uitgaven. 

Dit betekent dat organisaties sterk afhankelijk zijn van leveranciers. Is deze afhankelijkheid erg?

Lees meer 80/20-regel geldt niet voor alle inkoopuitgaven

Dubbeltje op zijn kant

‘Dubbeltje op zijn kant’ betekent: iets dat op het nippertje goed gaat of erg onzeker is.

Onder deze naam krijgt televisiekijkend Nederland elke week besparingstips. Dergelijke programma’s blijken kijkcijferkanonnen te zijn, zeker in deze tijd van economische crisis.

Lees meer Dubbeltje op zijn kant

Een huishoudboekje, inzicht in uitgaven…

Toen ik net het huis uit ging (en ook net werkte) had ik wat moeite om de eindjes aan elkaar te knopen. Of beter gezegd: te bepalen dat ik mijn geld wel aan de juiste dingen uitgaf. Mijn ouders hielden me een hele simpele tip voor: hou een huishoudboekje bij zodat je ziet waar je geld aan uitgeeft. Vervolgens heb ik een heel simpel Excel bestandje voor mezelf gemaakt waarmee met één muisklik inzichtelijk was of ik mijn geld wel aan de juiste zaken uitgaf (en hoeveel ik nog over had, ook niet geheel onbelangrijk).

Lees meer Een huishoudboekje, inzicht in uitgaven…

Inkoop 2.0: optimaliseer je bedrijfsperformance – grip op je uitgaven

Vele krachtige besluiten sterven een zachte dood in de uitvoering. Inkoop 2.0 is werken aan continue verbeteringen met partners in de keten die kiezen voor elkaar, en de basis leggen voor een win-win op strategisch niveau. Er op gericht de winst daadwerkelijk te incasseren met een volwassen samenwerking in de dagelijkse uitvoering. Met processen in control, optimaal profijt van samenwerking en grip op je uitgaven.

Lees verder op Emeritor.com

Pareto analyse

De pareto analyse stelt dat voor de meeste organisaties geldt dat 20% van de uitgaven is ondergebracht bij 80% van de leveranciers. Deze analyse geeft inzicht in de verhoudingen van het inkoopvolume ten aanzien van de aantal leveranciers en facturen.